項目的溝通管理

項目溝通管理是項目整個活動過程中的神經中樞。有效溝通是在人、思想和信息之間建立連接，是進行項目各方面管理的紐帶，是項目成功的關鍵因素。下面小編準備了關於項目溝通管理的文章，歡迎大家參考!

如果缺乏有效的溝通，項目註定要失敗。項目需要有效的溝通，以確保在恰當的時間、以恰當的成本、恰當的方式使恰當的人員獲得恰當的信息。溝通的重要性體現在以下四點：一是決策和計劃的基礎;二是組織和控制的依據和手段;三是建立和改善人際關係必不可少的條件;四是項目經理成功領導的重要手段。項目溝通管理並不是一件簡單的事情，在進行溝通管理時，至少應當注意以下三點：

　　一、強化尊重人的意識

在溝通中，對人的尊重主要體現在三個方面：

(一)要有效傾聽

使溝通有效的一半是理解，另一半是傾聽。在傾聽時應當注意三點：一是要用心聽。要集中精力地面對講話人，要與溝通的對象保持目光接觸，要用心去聽“弦外之音”，努力從他們所講的內容中捕捉有效的信息，聽明白他們需要什麼，關心什麼，擔心什麼：二是要適當提問。要學會換位思考，以理解的態度提出一些雙方都能接受的問題，提問時要緊扣主題、要少而精、要與情景相符;三要積極迴應。要通過語言或非語言的方式給以迴應。用自己的行動表明自己已經理解對方所要表達的意思。

(二)要持真誠態度

真誠是理解他人感情的.橋樑。在溝通中，溝通雙方所採取的態度對於溝通的效果有着很大的影響。只有當雙方坦誠、平等相待時，才能從根本上消除隔閡，獲得雙贏。否則，就難免會帶有偏見和誤解，導致信息扭曲。有效溝通是一種動態的雙向行為，項目管理人員(信息的發送者)所扮演的角色是僕人而不是主人，因此，項目管理人員(團隊人員)應當首先去掉那種“以自我為中心”的思想，樹立以受眾為中心(受眾需要什麼、我能給予什麼、兩者如何有機結合)的溝通理念，付出自己的真誠，增強感情上的溝通與交流。

(三)要信任別人

信任是有效溝通和增進友誼的基石，作為溝通的主體，絕不能憑空猜測他人和他人的行為動機，更不能毫無根據地評價他人。增進信任的辦法：一是採取開放式交流。在項目團隊內部，無論是自上而下，還是從下到上，都要採取開放式的交流，這樣既能讓管理人員掌握真實情況，也能讓員工理解領導意圖：二是提倡自我管理。要儘可能多的發表自己意見，儘可能多地讓員工參與管理，讓員工感到“團隊是我的，我是團隊的”：三是營造和諧的氛圍。對於項目來説，沒有什麼比“人才”和培養“人才的土壤”是更有價值的了。所以，我們不但要相信並尊重每一個人，更要努力創造一個和諧溝通的氛圍，這樣才能逐步建立起相互信任的、具有創造精神的高效團隊。

　　二、完善溝通管理體系

一個完整的溝通管理體系至少應包括以下四個方面：溝通管理計劃編制、信息分發、績效報告和項目干係人管理。這四個過程彼此之間不但相互作用，而且也與其它知識領域的過程相互作用，其作用關係如圖1所示。

溝通管理計劃就是確定項目利益者對信息和溝通的需求，是對項目整個生命週期中信息溝通的內容、方式和渠道等各個方面的計劃與管理。制定溝通管理計劃是項目溝通管理中的第一個過程，其核心是項目利益相關者分析，主要搞清楚3W1H的問題(Who，What，When，How)，即誰，需要什麼信息，何時需要，怎樣傳遞;信息分發就是指在合適的時間，通過合適的方式將合適的信息提供給合適的人。可以説，及時有效地將信息發送給所需要的人是項目溝通成功的關鍵。溝通技巧、信息分發系統、信息檢索系統和項目記錄是信息分發過程中常用的四種工具和方法。在信息分發之前，還要確定信息分發(溝通)的責任人、時間、方式方法、渠道、使用權限、技術手段和反饋的方法等：績效報告是一個收集和傳播項目績效信息的動態過程，績效報告的輸出主要包括狀態報告、進度報告、項目預測和變更請求。狀態報告是用量化的數據，從範圍、時間和成本三個方面來説明項目所處的狀態;進度報告是某一特定時間段工作完成情況的報告;項目預測是指根據項目當前的情況和掌握的歷史資料、數據，對項目將來狀況進行的估計;變更請求是對需要或變化的情況做出的一種反應：項目干係人管理是為了能夠滿足不同干係人的信息需求，解決干係人之間的問題。項目干係人的管理通常由項目經理負責。最典型也最重要的項目干係人是客户，可以利用項目客户關係管理系統進行管理;項目組成員、企業的上司也是重要的項目干係人，對於他們應當以面對面溝通為主。

　　三、溝通的總成本最低

溝通是有成本的。項目溝通管理的成本一般取決於項目成員之間的溝通意願和溝通能力。溝通管理的總成本主要表現在三個方面：一是溝通所花費的時間：二是溝通過程中的費用：三是信息的失真程度。通常來説，項目的溝通都是在一定的限制條件下進行的，這樣我們就可以使其中的一項先符合項目的要求，然後再使其它兩項的和最小。例如，某一溝通事項有六種不同的溝通方案(如表1所示)，問在3天之內，採取哪種溝通方案，才能使總成本最低?

由表可知，方案B和方案F不符合要求，故舍去。對於其餘四種方案可以做如下計算：

方案A：1500/2400×100%+0.12=0.745

方案C：1000/2400×100%+0.18=0.597

方案D：2000/2400×100%+0.13=0.963

方案E：1300/2400×100%+0.15=0.692

故選擇方案C。

當然，現實生活中，不可能存在現成的表格，也不會像表中寫得那麼簡單，這就要求我們需要根據項目的特點、歷史數據和集體的智慧來進行綜合的分析、判斷。必要時，也可以對時間、成本和失真度賦予不同的權重來計算。