項目溝通管理的溝通技巧

項目溝通管理是現代項目管理知識體系中的九大知識領域之一。項目溝通管理把成功所必須的因素――人、想法和信息之間提供了一個關鍵連接。所有的項目參與者，包括項目的開發投資者、管理者、設計單位、監理單位、施工單位等，都希望能以各自的溝通能力、技巧來完成必要的溝通，以使項目建設順利地進行。

下面簡單介紹一下項目溝通管理的方式及技巧

　　一、首先要制定切實可行的溝通計劃

在一個比較完整的溝通管理體系中，應該包含以下幾個過程，溝通計劃編制;信息分發;績效報告;管理收尾。溝通計劃決定項目利益相關者的信息溝通需要：誰需要什麼信息，什麼時候需要，怎麼獲得。項目經理的就位後的第一件事就是檢查整個項目的溝通計劃，因為在溝通計劃中描述了項目信息的收集和歸檔結構、信息的發佈方式、信息的內容、每類溝通產生的進度計劃、約定的溝通方式等等。只有把這些理解透徹，才能把握好溝通，在此基礎上熟悉項目的其他情況。

　二、選擇合適的項目溝通的方式： 正式溝通和非正式溝通、 上行溝通、下行溝通和平行溝通 ;單向溝通與雙向溝通;書面溝通和口頭溝通 ;語言溝通和體語溝通 ;鏈式溝通、輪式溝通、環式溝通 、Y式溝通成員滿意度低和全通道式。

　三、運用溝通技巧來達到溝通控制

1.工程項目溝通障礙和溝通技巧

(1)工程項目溝通障礙

1)溝通有兩條關鍵原則，即儘早溝通和主動溝通。

2)保持暢通的溝通渠道。如果要想最大程度保障溝通順暢，就要當信息有媒介中傳播時儘量避免各種干擾，使得信息在傳播中保持原始狀態。信息發送出去並接收到之後，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。

3)越過溝通障礙的方法

①系統思考，充分準備。在進行溝通之前，信息發佈者必須對其要傳播的信息有詳盡的準備，並據此選擇適宜的溝通通道、場所等。

②溝通要因人制宜。信息發佈者必須充分考慮接受者的心理特徵、知識背景等狀況，依次調整自己的談話方式。

③充分運用反饋。許多溝通問題由於接受者未能準確把握髮送者的`意思而造成的，如果溝通雙方在溝通中積極使用反饋這一手段，就會減少這類問題的發生。

④積極傾聽。積極傾聽要求你站在説話者的立場上，運用對方的思維架構去理解信息。

⑤調整心態。情緒對溝通的過程有巨大影響，過於興奮、失望等情緒一方面易造成對信息的誤解，另一方面也易造成過激的反應。

⑥注意非語言信息

注意非語言信息往往比語言信息更能打動人。因此你是發送者，必須確保你的非語言信息能強化語言的作用。體語溝通非常重要。

⑦組織溝通檢查

組織溝通檢查是指檢查溝通政策，溝通網絡以及溝通活動的一種方法。這一方法把組織溝通看成實現組織目標的一種手段，而不是為了溝通而溝通。

(2)工程項目溝通技巧

1)項目管理者應有的素質

①能簡明扼要的説明任務的性質。

②應告知員工去做什麼，如何去做。

③會鼓勵員工圓滿完成任務。

④能與員工建立和諧關係。

⑤能與員工一起探討問題，並聽取他們的意見。

⑥能有效地分配職責，並瞭解職員應該向你提出的問題。

⑦作為領導，恰當的解釋在特定環境中你的失常行為。

2)工程項目衝突管理

①工程項目衝突管理的目的就是引導衝突的結果向積極地、協作的、非破壞性的方向發展。

A.項目進度衝突：項目工作任務(或活動)的完成次序及所需時間的衝突。

B.優先權衝突：項目參與者因對現實項目目標應該執行的工作活動和任務的次序關係意見不同而產生的衝突。

C.人力資源衝突：由於來自不同職能部門而引發的有關項目團隊成員支配問題等用人方面的衝突。

D.技術衝突：在技術質量、技術性能要求、技術權衡以及實現性能的手段等技術問題上產生的衝突。

E.管理程序衝突：圍繞項目管理而產生的衝突。包括項目經理的報告關係界定、責任界定、項目工作範圍、運行要求、實施計劃、與其他組織協商的工作協議以及管理支持程序等方面。

F.成本費用衝突：在費用分配問題上產生的衝突。

G.項目成員個性衝突：由於項目成員的價值觀、失誤判斷標準等不同而產生的衝突。

②衝突的基本的解決模式有五種。

A.退出。指捲入衝突的項目成員從中退出，從而避免發生實質的或潛在的爭端。

B.強制。這一策略的實質是“非贏即輸”，認為在衝突中獲勝要比“勉強”保持人際關係更為重要，是一種積極的解決衝突的方式。

C.緩和。實質是“求同存異”，儘可能在衝突中強調意見一致的方面，而忽視差異。

D.妥協。實質是協商並尋求爭論雙方在一定程度上都滿意的方法，旨在尋找一種折衷方案。

E.協商。直接面對衝突以克服分歧，解決衝突。是一條積極的衝突解決途徑，既正視問題的結局，也重視團隊之間的關係。

2.變更管理中的溝通。變更管理必須實現以下目標：

(1)項目組與業務部門領導、公司決策層之間能進行開誠佈公、及時有效的溝通，而獲得他們的支持、參與推動。

(2)項目組內部能進行清楚高效的溝通，以保證項目組成員的工作能協調一致，按時、保質、保量完成預期的交付成果，並得到認同和提升。 　　(3)所有員工都應理解項目實施的原因、意義及其對整個組織及組織內部每個功能、地域實體的影響。

(4)廣大員工能看到公司高層領導通過實際行動所表現出來的對於項目實施的支持與承諾。

(5)保證組織合理安排員工的工作職責和角色轉換，以及可能發生的組織結構調整。

(6)對系統進行相關的最終用户進行教育與培訓，使其以積極主動的心態迎接可能的變更，並具有相應的技能來適應這種變更。

(7)加強內外部的宣傳和溝通，為項目順利推進營造一種適宜的組織氛圍。

綜上所述，我們可以這樣理解溝通：溝通是人和人之間進行的，採用語言、文字、身體語言、各種專業符號、影音資料等形成的信息進行的交流，使彼此間能知道並理解其意圖。溝通可以是口頭的或書面的，可以是面對面式的或是通過溝通媒介，如電話、文件、書信、電子郵件。溝通可以是正式的，如例會、報告會、發佈會，也可以是非正式的。

在項目管理協會(PMI )的《項目管理知識體系指南》中，把溝通管理定義為“項目溝通管理這一知識領域包括保證及時與恰當地生成、蒐集、傳播、存儲、檢索和最終處置項目信息所需的過程。它在人員與信息之間提供取得成功所必需的關鍵聯繫”。

不論何種理解與定義，溝通管理的重要性是毋庸質疑的，那就是：有效的溝通管理是項目成功的關鍵因素，而良好的溝通技巧會讓你達成這一現實。