文祕常用辦公設備有哪些

導語：文祕必須熟練使用各種辦公設備，下面是文祕常用辦公設備的介紹，歡迎參考！

　　1．電話機

電話機是利用電流和電波傳播聲音的通信設備，已成為人們不可缺少的通信工具。

1)程控電話機

程控電話機是在電子計算機程序的控制下進行自動轉接的自動電話機，具有自動撥號、多次重撥、自動計時、儲存電話號碼、免提通話等多種功能，在我國已被廣泛使用。

2)電視電話

電視電話是電話通信技術同電視技術、大規模集成電路和數字處理技術相結合的產物。這種新式通信設備不僅可以傳送聲音，還可以傳遞通話雙方的現場畫面以及文件、圖表、實物等圖像信息。電視電話主要由電話機、電視攝像機和電視接收機3部分組成。在通話時，利用攝像機將現場畫面傳遞給對方，同時利用接收機將對方的現場畫面顯示在屏幕上。電視電話是電話事業發展的一個趨勢。

3)移動電話

移動通信是指移動點與固定點或兩個移動點之間的通信，這是一種有線通信和無線通信相結合的通信方式。移動電話在我國已廣泛使用，它將具有廣闊的發展前景。

　2．傳真機

傳真是利用有線電路或無線電路對各種圖文原稿進行遠距離真跡傳送的通信技術。

1)傳真機的操作使用方法

發送時，首先將欲發送原稿放入傳真機內，並根據原稿情況選擇發送參數(掃描線密度、對比度)，然後撥通對方電話，聽到回答信號後，表明對方已經開機準備接收，這時便可按啟動鍵(START)開始發送，放下話筒。待發送結束後，傳真機自動恢復到待機狀態。

接收方接到發送方的電話，通話後便可放下話筒，按啟動鍵(START)，開始接收，直到接收完畢。

2)更換記錄紙

以理光RIFAX580為例説明換紙步驟。

(1)打開傳真機的上蓋。

(2)把記錄紙側板調到適合記錄紙幅寬的位置，取出側板。

(3)放入記錄紙，此時要特別注意捲紙方向。將紙拉出至超出綠色帶約5cm。裝上側板，蓋好上蓋。

3)使用傳真機的注意事項

在操作時應注意原稿的質量，防止發生堵塞、損壞等事故。紙張太厚或太薄的文件，有皺摺、捲曲、潮濕、切邊不齊的文件不宜發送；應將文件上的緊固件如曲別針、訂書釘、膠帶等在發送前全部去掉，以免造成機械故障；機器發出堵紙信號時，應及時將卡住的原稿取出。

　　3．靜電覆印機

靜電覆印機屬精密設備，其品種型號很多，結構性能也各有差異。在使用時，操作者應根據所用複印機的具體情況，嚴格遵守操作規範，以確保複印機的正常運行。

1)靜電覆印機的操作步驟

(1)開機預熱。接通電源開關後，定影器開始預熱升温，此時，面板上顯示出預熱等待信號，待信號消失後即可複印。

(2)放置原稿。將原稿放在稿台玻璃板相應的標誌線之內，複印紙的大小(如B5、A4等)和輸紙方向(豎向或橫向)應與原稿的大小和放置方向一致，然後用蓋板壓緊原稿。

(3)複印紙的選擇與安裝。選定複印紙尺寸後，將複印紙抖鬆，以便清除靜電，防止粘連，並將斷裂、破損、有毛邊的複印紙挑出，以免影響機器的正常運行，然後將紙對齊裝入紙盒內，並將紙盒插到機器上。

(4)複印倍率的選擇。對有縮放功能的複印機，複印前需預置縮放倍率，以便據此來確定複印紙的尺寸。

(5)確定複印份數。複印前，利用複印份數鍵或旋鈕將所設定的複印份數表示出來，若預置有誤，還可通過清除鍵清除後重新設定。

(6)調節曝光量。根據原稿的深淺和反差，利用濃度調節杆(或旋鈕)改變光縫的`寬度或改變曝光燈亮度來調節曝光量。

(7)開始複印。待熱指示燈熄滅，複印指示燈亮時，即可按複印按鈕，開機複印。

(8)複印完畢。一次複印結束後，從接紙盤上取出複印品，進行整理、裝訂，並將原稿

從稿台上取下整理好，放回原處。對於使用次數頻繁的複印機，在每次複印完畢後可不必切斷電源，使其保持待印狀態，這樣可縮短以後的預熱等待時間。

2)複印品質量缺陷

在複印過程中，由於設備、操作和技術等原因，會使複印品產生各種缺陷。常見的複印品缺陷主要有底灰大、顏色淺、圖像模糊、複印品濃淡不均勻；出現白點或白條、複印品出現黑點或黑條；複印品全白、複印品全黑。仔細分析產生缺陷的原因，找出排除故障的方法是提高複印品質量的重要環節。

3)靜電覆印機的保養和維護

(1)經常性保養。

在靜電覆印機的複印份數達到一定數量時，應對複印機中易污染的部件進行清潔保養。主要包括清除感光板、電極絲、屏蔽罩、鏡頭、反射鏡、搓紙輪、輸紙輥、稿台玻璃板等易污染部位的污垢和灰塵，對其進行吹拂或擦拭。

(2)定期檢查和維護。

在靜電覆印機經過長期使用後，應對其機件進行全面檢查和維護，主要是做好機件的全面清潔、潤滑、調整以及更換易損件和失效的零部件等工作。

(3)消耗材料和易損件的更換與補充。

在靜電覆印機的日常使用中，需要對各種消耗材料和易損件進行定期的更換和補充。主要包括感光鼓的更換、墨粉的補充、複印紙的補充等。

　　4．掃描儀

1)掃描技巧

在做好掃描儀的維護工作的同時，如果希望得到比較好的掃描圖像質量，最好能掌握一定的掃描技巧。因為使用同樣一台掃描儀，掃描同樣一幅圖像，有的人掃描出來的圖像質量很好，而有的人掃描出來的圖像既缺乏層次，又偏色，與掃描得好的圖像相比可能有天壤之別，下面就介紹一些掃描的技巧。

(1)確定合適的掃描方式。

使用掃描儀可以掃描圖像、文字以及照片等，不同的掃描對象有其不同的掃描方式。打開掃描儀的驅動界面，發現程序提供了3種掃描選項，其中，“黑白”方式適用於白紙黑字的原稿。“灰度”方式則適用於既有圖片又有文字的圖文混排稿樣，掃描該類型兼顧文字和具有多個灰度等級的圖片。“照片”方式適用於掃描彩色照片，它要對紅綠藍3個通道進行多等級的採樣和存儲。在掃描之前，一定要先根據被掃描的對象選擇一種合適的掃描方式，才有可能獲得較好的掃描效果。

(2)設置好文件的大小。

無論被掃描的對象是文字、圖像還是照片，通過掃描儀輸出後都是圖像，而圖像尺寸的大小直接關係到文件容量的大小，因此，在掃描時應該設置好文件尺寸的大小。通常，掃描儀能夠在預覽原始稿樣時自動計算出文件大小，但瞭解文件大小的計算方法更有助於在管理掃描文件和確定掃描分辨率時做出適當的選擇。二值圖像文件的計算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×(掃描分辨率)2/8。彩色圖像文件的計算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×(掃描分辨率)2×3。

(3)在玻璃平板上找到最佳掃描區域。

為了能獲得最佳的圖像掃描質量，人們可以找到掃描儀的最佳侍掃描區域，然後把需要掃描的對象放在這裏，以獲得最佳、最保真的圖像效果。具體尋找的步驟如下：首先將掃描儀的所有控制設成自動或默認狀態，選中所有區域，接着再以低分辨率掃描一張空白、白色或不透明塊的樣稿；然後再用專業的圖像處理軟件Photoshop來打開該樣稿，使用該軟件中的均值化命令(Equalize菜單項)對樣稿進行處理，處理後就可以看見，在掃描儀上哪兒有裂紋、條紋、黑點。人們可以打印這個文件，剪出最好的區域(也就是最穩定的區域)，以幫助人們放置圖像。

2)掃描儀使用常見問題

(1)打開掃描儀開關時，掃描儀發出異常響聲。這是因為有些型號的掃描儀有鎖，其目的是為了鎖緊鏡組，防止運輸中震動，因此，在打開掃描儀電源開關前應先將鎖打開。

(2)掃描儀接電後沒有任何反應。有些型號的掃描儀是節能型的，只有在進入掃描界面後燈管才會亮，一旦退出後會自動熄滅。

(3)掃描時顯示“沒有找到掃描儀”。此現象有可能是由於先開主機，後開掃描儀所導致，可重新啟動計算機或在設備管理中刷新即可。

(4)掃描儀在掃描時出現“硬盤空間不夠或內存不足”的提示。首先，確認硬盤及內存是否夠，若空間很大，應檢查設定的掃描分辨率是否太大造成文件數據量過大。

(5)掃描時間過長。檢查硬盤剩餘容量，將硬盤空間最佳化，先刪除無用的TMP文檔，做Scandisk，再做Defrag或SpeedDisk。注意：如果最終實際掃描分辨率的設定高於掃描儀的光學分辨率，則掃描速度會變慢，這是正常現象。

3)掃描儀在使用中的維護方法

(1)保護好光學部件。

掃描儀的光電轉換設置非常精緻，光學鏡頭或者反射鏡頭的位置對掃描的質量有很大的影響。因此人們在工作的過程中，不要隨便地改動這些光學裝置的位置，同時要儘量避免對掃描儀的震動或者傾斜。

(2)做好定期的保潔工作。

掃描儀中的玻璃平板以及反光鏡片、鏡頭如果落上灰塵或者其他一些雜質，會使掃描儀的反射光線變弱，從而影響圖片的掃描質量。為此，人們一定要在無塵或者灰塵儘量少的環境下使用掃描儀，用完後，一定要用防塵罩把掃描儀蓋起來，以防止更多的灰塵來侵襲。

　　5．照相機

數碼相機是高精密的記錄設備，與傳統照相一樣，數碼照相機也存在防水、防塵、防震等問題，因此，對數碼相機的日常保養知識也應給予足夠的重視。

1)嚴格按照説明書操作

數碼照相機是精密的儀器，操作複雜。因此，必須嚴格按照説明書的操作步驟進行操作，否則極易出現故障和死機等現象。

2)保護存儲卡

數碼相機的存儲卡都很小，而且很薄，極易折斷，基上的金屬接口片極易被污染和劃傷，所以最安全的方法就是將存儲卡放入專用包裝盒內和照相機內。平時一定要將存儲卡保存在乾燥環境中，已存有圖像文件的存儲卡還要儘量避磁、避高温存放。

3)保護液晶屏

一般數碼照相機都有液晶顯示屏，在使用過程中應注意保護，以免屏幕被刮傷而影響圖像觀察。

4)連接計算機時要斷電

在將數碼照相機中的圖像下載到計算機上時，需要用導線將數碼照相機與計算機連接起來。在連接之前，一定要關閉計算機和數碼照相機，以免帶電操作而損壞數碼照相機。

5)保持相機乾淨

鏡頭上的污漬會嚴重降低圖像質量、出現斑點或減弱圖像對比度。