2023最新辦公室文祕入門知識
行政文祕(或稱行政文員、行政助理)幾乎存在於每一家企業機構,大到機關、企事業單位,小到可能只有十餘人的私企,它是一個企事業單位不可或缺的組成部分。以下是小編幫大家整理的最新辦公室文祕入門知識,供大家參考借鑑,希望可以幫助到有需要的朋友。
辦公室文祕入門知識
文祕入門知識一:
1、學習一些公文寫作的基礎知識,可以買一些這方面的書看看,或者網上的電子書或者本羣共享裏下載,最好結合本單位以往印發的文件來學,根據真實的範文模仿着起草公文,從通知等簡單的入手。
2、向老同志學習,不懂就請教,一定要謙虛和懂禮貌,會來點事,他們也更願意幫你。
3、無論領導或祕書室負責人安排你做什麼,都要有迴音,比如讓你做個會議通知,通知完成後要把通過情況反饋到讓你通知的領導那裏。
4、早來晚走,勤快點,做一些打水,掃地等力所能及的活(如果有專門的保潔人員你也可以幫着其他老同志擦個桌子,偶爾倒杯水什麼的)沒有具體工作任務的時候看看業務書,不要聚堆閒談,影響他人。
5、不要用電腦做與工作無關的事情,因為你是新人,而且現在也不允許。
6、對工作一定要認真負責,敢於承認錯誤,不要對單位的領導撒謊,主動關心同事。
7、不要越位,副主任讓你做一件事,你不要辦完事後直接越過副主任向主任彙報。
8、電話會議通知時一定注意語速不要過快,要讓對方聽得清,記得完,注意使用禮貌用語,音量不宜過大,適中為好。
9、寫的每一個材料,無論大小,注意認真校對,包括排版格式要向老同志學習,不要自以為是,節約辦公用品等小節也要注意。
10、無論什麼事情都要多請示彙報,分管領導直接安排你做的事情,在去辦之前也要和祕書室負責人或辦公室領導彙報,不能不聲不響的離開,雖然是為領導服務,但你不出聲就離開單位辦事,領導會覺得你目中無人,也注意不要頂撞領導或其他老同志,新人低調一些為好。
文祕入門知識二:
一是為人處事:明白先做人、後做事的道理,把所有人當老師認真請教,待情況熟悉、環境熟悉後,有所區別對待;二是認真學習:可從基本公文標準、格式要求做起,熟記在心;從別人起草的公文、材料中學習;從領導修改的材料痕跡中學習等。三是認真辦文、辦會、辦事:做到辦文精益求精、辦會嚴謹有序、辦事滴水不漏;四是嚴格要求自己,從細節處注意。
文祕入門知識三:
從聽話入門,從收集資料瞭解單位職能開展,從提升自身寫作能力開始,從觀察並記住領導工作、生活習慣等切入,從營造自身品牌、打好良好人際關係等方面着手,盡一切可能團結可以團結的力量,不要去得罪任何一個人,實在忍不住的情況下,可以去衞生間罵牆。簡單就説這些,師傅領進門,修行靠個人。
文祕入門知識四:
如果是側重做文字綜合工作,那就要練好基本功,首先要通過多讀多翻閲過往文件和規範例文,詳細瞭解和佔有儘可能多的資料。起草公文沒有捷徑,熟悉本單位本系統情況是基礎,具有一定的文字功底和綜合素養是根本,善於觀察、領悟、總結、提煉、昇華是關鍵。
文祕入門知識五:
首先是素材的積累。這裏所説素材特指公文起草中可能會用到的資料。積累公文寫作素材,要做生活的有心人,學會觀察與思考,時刻關注國內外形勢的發展變化,關注本地區、本單位的中心工作,關注領導人的重要活動,關注人民羣眾的心聲,等等,並把自己的所見、所聞、所想和所感及時記載下來,形成文字素材,或將有關書籍、報紙、雜誌上的有用資料裁剪下來,並分門別類地粘貼在專門的本子上。久而久之,聚腋成裘,這些就裝滿了你素材的倉庫,起草公文時就不愁沒有“下鍋米”了。
文祕入門知識六:
1、與政府辦領導同事溝通,請教工作內容和方法。
2、看看去年的政府辦寫的文稿,尤其是政府工作報告和十三五規劃。
3、樹立信心,兢兢業業,勤勤快快,不要擔心。祝你儘快進入角色。
文祕入門知識七:
寫信息起步,調研文章立身,報告講話出彩。一年基礎,二年立身,三年出彩。能力、素質、謙虛、謹慎、精神、風貌、用心、委屈、踏實、收穫。祝起步順利,儘快融入,進入工作角色。
辦公室祕書儀表禮儀:
1.頭髮保持清潔無異味、無頭皮屑、指甲不宜太長 、口腔清潔、女士不宜濃粧;
2.襯衫無論什麼顏色,襯衫的領子與袖口不得污穢;
3.鞋子應保持清潔,如有破損應及時修補,不得穿帶釘子的鞋;
4.女性服裝不得過分華麗;
5.職員工作時不宜穿大衣或過分雍腫的服裝;
辦公室祕書舉止禮儀:
1.在辦公室中你應該項向人主打招呼,不管他們的身份是同事或老闆;
2.升降機遇見老闆,要主動慷慨地向他們打招呼,最好不要閃躲或偽裝不見;
3.離開辦公公室時,就切記向主管報告,詢問能是另外有囑咐後再離開;
4.共事之間如極極猶相熟或得到對方批准,才可直稱其名;
5.他人招呼你時,應立即有所迴應,即便正在接聽電話也應該放下話筒,告知他們你在接聽電話,待會再來;
辦公室禮儀也是一門很深奧的學問,要在生活中不斷積累,這也是我們做人的態度。另外辦公室禮儀還包括辦公室環境禮儀、辦公室接聽電話禮儀、辦公室語言禮儀、辦公室同事相處禮儀、開,關門的禮儀、辦公室用餐禮儀、同注意事項等等。
辦公室祕書電話禮儀
(1)電話響兩遍須馬上接聽,但不可一響就接;
(2)接聽時,應以温和的語調先問好,接着自報家門,祕書接聽電話時,代表的是單位形象,注意用語文明,待對方掛線後再輕輕放下聽筒;
(3)接聽電話時若另一電話響起,應請前者稍等,按下電話機上的閉音鍵再接另一部,分清輕重緩急,切不可讓一方聽到祕書與另一方的談話;
(4)左手接電話,右手記錄,做好電話記錄6要素:來電時間、單位、姓名、來電號碼、來電內容、記錄署名,重要內容記得複述一遍。
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