辦公文祕必備知識點
祕書工作不是獨立的,是從屬於領導的,是完全按領導意圖辦事的。以下是小編整理的關於辦公文祕必備知識點,希望大家認真閲讀!
一、文祕分為:行政文員、文員、祕書等三類。
二、行政文員:行政文員工作涉及面較廣,事務較繁瑣,對完成工作的質量效率也有一定的`要求。那麼,行政文員應該具備的基本素質和技能要求有哪些呢?
他應能獨立操作計算機,熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟件及Internet郵件收發和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化設備。
同時應具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協調能力,還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達能力,中英文打字速度快,能熟練操作五筆輸入等漢字輸入法。掌握常用英語口語,有較好的英語閲讀和寫作能力。
三、文員:辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發)工作職責:
1. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文祕、信息、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經理辦公室的清潔衞生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。
6. 負責傳真件的收發工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定,保管使用公章,並對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水賬登記,並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續。
13 社會保險的投保、申領。
14 統計每月考勤並交財務做帳,留底。
15 管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
16. 接受其他臨時工作.
四、祕書:
祕書是掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。
1998年5月,國家勞動部(現勞動和社會保障部)在其新頒佈的《祕書職業技能標準》一書上將“祕書”概念定義為:專門從事辦公室程序工作,協助領導處理財務及日常事務,併為領導決策及實施服務的人員。
目前我國祕書從業人員約達2300萬人。
我國外資企業祕書分三類:
初級祕書——以接電話、發傳真、收發信件等服務型為主;
中等祕書(一般性祕書)——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多為大專或本科畢業。
高級祕書(經理助理)——能起草重要的合同文本、懂法律、税務知識,有應急處理能力。
-
辦公文員文祕需要具備哪些技能?
文員工作涉及面較廣,事務較繁瑣,對完成工作的質量效率也有一定的要求,不同的崗位、不同企業對文員要求也不一樣,常見的要求有打字速度快、文字處理能力強、專業對口、身體健康、工作壓力承受力強等等。一個合格或者優秀的文員應具備如下幾點:1、良好的文字處理能力,...
-
優秀祕書必備的十大條件
導語:傳統祕書所被賦予的職責,是消極地等待主管的命令,配合周圍的工作環境;而新世紀來臨之際,由於網絡的四通八達,企業扁平化、全球化的發展,促使祕書積極順應變局,創新思維。因此,優秀的21世紀祕書,除了外形利落出色、學識涵養豐富、個性成熟穩重等傳統的標準之外,還應具...
-
申請執行書怎麼寫
不是每一份法院的裁判文書都能得到很好的執行的,有的當事人能自覺履行裁判文書的裁判內容,然而有一部分人不願履行法院的生效文書,面對這種情況該怎麼做呢?下面是yjbys小編整理的有關強制執行的一些知識,比如申請執行書等,希望對您有所幫助。申請執行書應當包括:●申...
-
公文寫作需要注意的十七類詞語
不同種類的公文有不同的專用詞語,上述專用詞語是公文語言的重要組成部分,撰寫時要根據行文目的、對象恰當選用,不可濫用。以下是為大家分享的公文寫作需要注意的十七類詞語,供大家參考借鑑,歡迎瀏覽!1.稱謂詞。是在公文中表示稱謂關係的詞。一種是指代表性稱謂詞,第...