當祕書的電話禮儀
祕書的電話禮儀中表示,電話作為現代通訊聯絡的手段,在企業運作中起着十分重要的作用,下面小編為大家介紹當祕書的電話禮儀,希望能幫到大家!
祕書電話禮儀
因此祕書必須具有我代表公司的意識,這樣,不但樹立了自己的良好的形象,同時也把自己公司的良好形象留給了對方。
祕書接電話禮儀
接聽電話第一聲應説:您好,然後再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為祕書,應掌握接電話的規範:
隨時保持笑容
打電話是從語言和聲調開始的。在接電話的過程中,你的眼睛、手勢以及各種形態的動作,對方都看不到,因此這時打電話的語氣和聲調就顯得格外重要。人在微笑時説話的聲音,會使人感到柔和、舒服。所以,在接聽電話時,應隨時保持笑容。
姿態正確,聲音清朗
在接聽電話中,雖然通話雙方互相看不到對方,但你的心理狀態、當時的心情和心境,都會非常微妙而又非常真實地反映到語調、語氣上來,所以,在接聽電話時,不可以有一副慵懶的姿態或者懶散的'樣子。這樣,會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。
不要讓電話鈴響的太久
電話鈴聲響兩下時,要迅速拿起電話,這時一種避免讓對方久等的禮貌做法。如果在特殊情況下,鈴聲響幾聲後才接電話,應向對方致歉,這樣才會使對方對你產生良好印象,認為你很有禮貌、很有修養,同時也會對你的單位產生良好的印象。
用左手我電話,右手執筆
接聽公務電話時,一定要用左手持話筒,右手執筆,一邊交談,一邊記錄電話內容。正確記錄所要傳達的事企業電話講究效率第一,電話的記錄傳達宜求簡潔明瞭,最忌諱拖泥帶水,不得要領。在做電話記錄時,要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。理智地回答一般性的詢問對打錯的電話表示諒解;對個人私事的來電簡要回答;對電話騷擾不予理睬;對員工家庭急事予以緊急處理;對態度粗暴語言粗魯的來電,仍應保持你的禮貌和職業性語言,不和他爭辯和頂撞。
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