優化工作流程

流程三要素任務流向：指明任務的傳遞方向和次序

任務交接：指明任務交接標準與過程

推動力量：指明流程內在協調與控制機制

工作流程圖

全面瞭解工作流程，要用工作流程圖。工作流程圖可以幫助管理者瞭解實際工作活動，消除工作過程中多餘的工作環節、合併同類活動，使工作流程更為經濟、合理和簡便，從而提高工作效率。

一、工作流程圖的定義

工作流程圖是通過適當的符號記錄全部工作事項，用以描述工作活動流向順序。

工作流程圖由一個開始點、一個結束點及若干中間環節組成，中間環節的每個分支也都要求有明確的分支判斷條件。所以工作流程圖對於工作標準化有着很大的幫助。

二、工作流程圖的製作

利用Word中的[繪圖]→[自選圖形]→[流程圖]裏面的各種圖形，製作起來比較容易，只是要具備一定的耐心，尤其是那種複雜而龐大的流程圖。當然，它也和任何事物一樣，有其規律和技巧可尋。掌握了這些規律和技巧就可以變繁為簡，操作起來得心應手，事半功倍。製作過程中應把握以下三大規律：

1. 先難後易 流程圖一般最下面的部分比較複雜，做起來困難一些，那就先從它着手，這樣，整個圖的框架搭起來了，剩下的就非常容易了。

2. 先框後線 先設置框型圖形，待整個圖的框架定位後，再進行連線，這樣減少了調整的工作量。

3. 先圖後文 先將所有的圖形及其格式設置好，定位之後再輸入文字。當然，標題最好一開始就輸入，否則，留到後面是麻煩。

三、工作流程圖製作技巧

技巧提示：掌握了上面的製作規律，還得充分利用下面的一些技巧。

1. 使用網格和標尺，便於準確快捷地定位。

2. 製作圖形和線條時，利用圖形複製快捷鍵[Crtl+D]進行復制，既快捷又使圖形和線條大小形狀一致。

3. 利用格式刷使所有圖形格式保持一致。

4. 調整圖形和線條時，利用[Ctrl+方向鍵]，可以精確定位。

5. 如果同一行內方框很多，內容複雜，而且格式又相似，可以利用表格插入來完成，既方便快捷，又美觀大方。圖1中，最下面的一排就是插入一行表格後製成的，方框之間不相連接處用工具欄上橡皮擦去上下橫線即可;文字輸入時，按鼠標右鍵，調整文字方向為縱向。

四、工作流程圖的操作步驟

工作流程圖有五個操作步驟：

1、目的分析：這一步是消除工作中不必要的環節，其中應分析以下幾方面：

實際做了什麼?

為什麼要做?

該環節是否真的必要?

應該做什麼?

2、地點分析：儘可能合併相關的工作活動，其中應分析以下幾個方面：

在什麼地方做這項活動?

為何在該處做?

可否在別處做?

應當在何處做?

3、順序分析：儘可能使工作活動的順序更為合理有效，其中應分析以下幾個方面：

何時做?

為何在此時做?

可否在其它時間做?

應當何時做?

4、人員分析：目的是分析人員匹配的合理性，其中應分析以下幾個方面：

誰做?

為何由此人做?

可否用其他人做?

應當由誰來做?

5、方法分析：目的在於簡化操作，需要分析的'問題有幾個方面：

現在如何做?

為何這樣做?

可否用其他方法做?

應當用什麼方法來做?

通過上述五個方面的分析，可以消除工作過程中多餘的工作環節、合併同類活動，使工作流程更為經濟、合理和簡便，從而提高工作效率。

工作流程組織

管理和規劃工作流程，需要工作流程組織來完成。

一、工作流程組織概述

工作流程組織可反映一個組織系統中各項工作之間的邏輯關係，是一種動態關係。在一個建設工程項目實施過程中，其管理工作的流程、信息處理的流程，以及設計工作、物資採購和施工的流程組織都屬於工作流程組織的範疇。

二、工作流程組織分類

① 管理工作流程組織：投資、進度控制，合同管理流程，設計變更等。

② 信息處理工作流程組織，如月度報告的數據處理。

③ 物質流程組織：鋼結構深化設計工作流程、外立面施工工作流程。

注意設計變更和設計工作流程的性質不同。