公司檔案保密管理制度
一、公司的檔案管理人員為保密工作的直接責任人,應自覺對公司的檔案材料進行保密。
二、在正常的工作業務中,需要提供屬於公司機密事項時,必須經集團董事長同意後,方可提供。
三、對公司下發的保密文件及重要會議材料各單位進行妥善保管,並進行登記管理,不得亂扔亂放。
四、保密文件的複製必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批准的份數,不得擅自多印留存。複製文件應按原文密級進行管理,複製中形成的廢頁應作為密件銷燬。
五、絕密級文件、資料不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經集團公司主要領導批准,並履行登記手續。未經同意,不得擅自複印、翻印和摘抄。
六、保密文件在發送裝封時應按批准份數認真清點、裝封,切忌將不同密級的文件混放於同一信封中。密級的信封上要以戳記標明文件的密級。封口時,不應用釘書釘封口的方式,應採用密封的方式。
七、涉及國-家-機-密和公司商業祕密的文件,原則上不用傳真方式發送,確因緊急情況需要時,要用密碼傳真傳送,不允許用普通傳真機和電子郵件傳送;絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
八、保密文件接收時應由公司保密人員拆封,其他人員
一律不得拆封。保密文件的登記、編號,要與一般文件分開進行。
九、傳閲保密文件時,必須由指定的人員統一掌握。不經過集團主要領導批准,不得擅自擴大祕密文件的閲讀範圍。公司工作人員應在辦公室閲讀祕密文件,公司領導確需在家中閲讀祕密文件時,應按照有關規定,做好保密工作。
十、保密文件必須存放在有保密設施的辦公室及設備中保管,並經常檢查。常用的祕密文件隨手入櫃加鎖。
十一、建立公司保密文件清退制度,每逢重大節假日前兩天各部室需將所傳閲的保密文件清退給辦公室。如發現遺失,要及時追查處理。
十二、如保密人員因工作調動或其它原因而長期離開崗位前,必須把自己經營的祕密文件全部移交清楚。移交時,要造冊、清點、核對,並且要履行簽收手續。
十三、保密人員每年對辦理完畢的保密文件收集齊全,對有查考價值的要整理立卷,其他文件可按有關規定處理。調閲公司的保密檔案,須經公司主要領導批准。
十四、保密文件銷燬前,必須逐一登記,並在報集團主要領導批准後派兩名以上工作人員進行銷盡。絕密文件應指定專人在公司內銷燬。
十五、以上保密文件擬製、處理、管理的各個環節,要建立嚴格的登記制度,在工作過程中保密文件管理人員要注
意不要談論文中的機密事項,不讓無關人員隨意瀏覽,不得在無保密措施的無線電話中談論機密事項等等。
十六、公司印製各類簡報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開發表的稿件、信息,承辦人應經公司主要領導審批,不得涉及和泄露國家及公司祕密。
十七、公司工作人員在外出訪問、涉及業務技術談判、學習交流展覽演示等公務活動中,不準隨身攜帶密級文件、資料,要嚴格遵守保密紀律,防止泄露事件發生。
公司檔案保密管理制度 [篇2]
第一條 各級保密人員要相互協調配合,應主動為公司和公司各業務部門服務,公司各業務部門應自覺接受保密部門的指導、監督和檢查。
第二條 在對外交往與合作中,對方以正當理由和途徑要求提供屬於公司機密事項時,將由公司保密委員會立會研究決定後,方可提供。保密委員會嚴格執行國家的保密規定,該提供的提供,不該提供的堅決不提供。
第三條 對公司下發的保密文件及重要會議材料各單位進行妥善保管,並進行登記管理,不得亂扔亂放。
第四條 保密文件的複製必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批准的份數,不得擅自多印留存。密碼電報一律不得複印。複製文件應按原文密級進行管理,複製中形成的廢頁應作為密件銷燬。
第五條 絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經公司領導批准,並履行登記手續。未經同意,不得擅自複印、翻印和摘抄。
第六條 保密文件在發送裝封時應按批准份數認真清點、裝封,切忌將不同密級的文件混放於同一信封中。密級的'信封上要以戳記標明文件的密級。封口時,不應用釘書釘封口的方式,應採用密封的方式。
第七條 涉及國-家-機-密和公司商業祕密的文件,原則上不用傳真方式發送,確因緊急情況需要時,要用密碼傳真傳送,不允許用普通傳真機和電子郵件傳送;絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸;不得以明碼電報拍發祕密文件,也不得明電密電混用。
第八條保密文件接收時應由公司保密人員拆封,其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號,要與一般文件分開進行。
第九條 傳閲保密文件時,必須由指定的人員統一掌握。不經過領導批准,不得擅自擴大祕密文件的閲讀範圍。公司工作人員應在辦公室閲讀祕密文件,公司領導確需在家中閲讀祕密文件時,應按照有關規定,做好保密工作。傳閲或借閲文件,要嚴格堅持登記制度。
第十條 保密文件必須存放在有保密設施的辦公室及設備中保管,並經常檢查。常用的祕密文件隨手入櫃加鎖。
第十一條 建立公司保密文件清退制度,每逢重大節假日前兩天各部室需將所傳閲的保密文件清退給辦公室。如發現遺失,要及時追查處理。
第十二條 如保密人員因工作調動或其它原因而長期離開崗位前,必須把自己經營的祕
密文件全部移交清楚。移交時,要造冊、清點、核對,並且要履行簽收手續。
第十三條 保密人員每年對辦理完畢的保密文件收集齊全,對有查考價值的要整理立卷,其他文件可按有關規定處理。調閲公司的保密檔案,須經公司主管領導批准。
第十四條 保密文件銷燬前,必須逐一登記,並在報領導批准後派兩名以上工作人員進行銷盡。絕密文件應指定專人在公司內銷燬。
第十五條 以上保密文件擬製、處理、管理的各個環節,要建立嚴格的登記制度,在工作過程中保密文件管理人員要注意不要談論文中的機密事項,不讓無關人員隨意瀏覽,不得在無保密措施的無線電話中談論機密事項等等。
第十六條 公司印製各類簡報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開發表的稿件、信息,承辦人應經公司主管領導審批,不得涉及和泄露國家及公司祕密。
第十七條 公司工作人員在外出訪問、涉及業務技術談判、學習交流展覽演示等公務活動中,不準隨身攜帶密級文件、資料,要嚴格遵守保密紀律,在預案中應採取措施,防止泄露事件發生。
公司檔案保密管理制度 [篇3]
一、為加強本公司保密管理,確保公司機密不被外泄,特制定本制度。
二、適用範圍:適用於辦公室全體員工
三、保密監管機構:公司設立保密委員會,作為公司保密信息管理監督機構。
1. 保密委員會由公司企管部主任任組長,各部門主管任保密員,負責對所有涉及公司祕密信息進行保密管理及監督職責。
2. 辦公室主管為辦公室保密員,主要對本部門保密信息進行監督管理,並對公司保密委員會負責。
四、辦公室保密信息範圍:
1. 檔案室涉及的資料信息。包括各部門歸檔檔案、公司文件、公司合同、技術圖紙、基建檔案、人事檔案等。
2. 文印室所涉信息。包括打印件、複印件、傳真件、掃描件等。
3. 司機班所涉信息。包括總經理或客户的談話內容、行蹤等進行保密。
4. 辦公室人員所涉信息。總經理未經公開的言語、行蹤等進行保密。
5. 其它辦公室負責且直接影響公司利益的信息。
五、辦公室保密措施
1. 預防管理措施(從人、機(物)、法各環節進行預防)
1) 辦公室所有人員入職時需簽訂《保密協議》辦公室員工入職後需進行公司保密制度及部門保密規定培訓,明確項目部保密信息範圍並嚴格遵守部門保密規定。
2) 辦公室員工在帶領客户參觀車間時,需事先告知客户注意事項。如不得拍照,不得與現場工作人員交談,哪些車間部門不得隨意入內參觀等。
3) 辦公室人員離職時,部門主管應監督離職人員做好公司業務信息及文檔資料的交接;同時向離職人員重申公司的《保密協議》法律有效期。
4) 文印室檔案資料按照規定統一裝訂、統一保管;不得隨意放置、丟棄、帶離公司等。
5) 辦公室個人電腦及公用電腦必須設置開機密碼,防止外部人員私自開啟、使用電腦致使公司重要信息泄露。
6) 公司服務器建成後,辦公室所有電腦應禁止U盤、可移動硬盤等可移動存儲設備的使用。
7) 辦公室所有人員應對自己負責的保密信息進行加密處理。
8) 公司內部信息溝通及圖紙傳遞需使用公司內部郵箱,不得使用私人郵箱。
9) 辦公室所有涉密紙質文件需由專人負責進行定點存放、保管;禁止無關人員複印、摘抄、掃描或者借閲。因工作原因確實需要借閲的必須按規定進行登記,在指定地點進行閲讀使用並按時歸還。
10)辦公室無人時應注意及時關閉電腦及鎖門;禁止外部人員隨意出入辦公室。
11)如遇長假或特殊時期(地震、火災等不可抗力因素),為保護公司機密信息不發生外泄,必要時可將文檔資料轉移至安
全處妥善保管。
2.監督管理措施
1) 辦公室主管根據上述預防措施,定期對部門員工保密預防措施的執行情況進行監督檢查。
2) 重點檢查範圍:
檔案資料及其他相關涉密信息是否按規定進行保密管理;
電腦、打印機等辦公設備使用是否按規定進行使用;
3) 如有發現違反保密預防措施的情況,應及時給予批評指正並進行相應的處罰。
不按規定存放、保管部門電子或紙質資料信息的一經發現應進行批評教育並處以20元罰款。
無意識泄露項目涉密信息,如基建、圖紙、項目、財務、技術、市場類信息且未產生嚴重後果的一經發現應進行批評教育並處以200元罰款。
故意泄露公司信息,如基建、圖紙、項目、財務、技術、市場類信息並給公司造成重大經濟損失的,一經發現應立即開除並處以500元以上3000元以下罰款。必要時公司保留追究其法律責任的權利。
3.應急處理措施
1) 辦公室員工一旦發現公司保密信息泄露,應立即報告部門主管;部門主管應同時通知公司保密委員會。
2) 公司保密委員會應立即成立專門調查小組,第一時間查出
並切斷泄密途徑。然後展開詳細調查,調查內容包括泄密信息級別、泄密責任人、泄密時間、泄密原因,同時針對泄密事件可能給公司造成的不良後果進行評估。
3) 保密委員會根據調查結果對泄密人員進行處理並進行相應補救措施。
補救措施包含如下內容:
對泄密責任人給予罰款、調離崗位、開除等處理;必要時可追求其法律責任。
六、附則
1. 本規定由辦公室負責制定,公司企管部批准後執行。
2. 本規定未盡事宜,按國家相關法律及《鄭鑽保密管理制度》執行。
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