電話接待禮儀的要點有哪些

電話被現代人公認為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話的語言很關鍵，它直接影響着一個公司的聲譽。那麼電話接待禮儀的要點有哪些?下面一起隨小編來盤點下電話接待禮儀的要點吧。

　　電話接待禮儀的要點有哪些

一、公司前台儀容規範

面帶笑容，保持開朗心態，有利於營造和諧、融洽的工作氣氛;保持身體清潔衞生，這不僅是健康的需要，更是文明的表現，有利於與人交往;頭髮梳理整齊、面部保持清潔;男員工不留長髮，女員工不化濃粧;保持脣部潤澤，口氣清新，以適合近距離交談;手部乾淨，指甲修剪整齊，男員工不留長指甲，女員工不塗抹鮮豔指甲油;宜使用清新、淡雅的香水。

二、電話接待禮儀

前台接起電話的聲音要不急不慢，並終保持輕鬆、愉悦的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至説粗口。接電話中，要勤説“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要説“您好，×××(公司名稱，如果公司名稱較長，應用簡稱)”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者説“對不起，讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌地説“請稍等”，並馬上轉接過去。

如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的藉口擋駕，或者轉到相關部門處理。

鑑於前台每天要接很多電話，為防止嗓子出現意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。

三、來訪者接待禮儀

前台在崗位上一般是坐着的。但遇到有訪客來時，應立即起身，面朝向來訪者點頭、微笑致意：“您好，請問您找一位?”、“有預約嗎”。知道找誰，並確認是預約之後，請來訪者稍等，立即幫其聯繫。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規範的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者並説向其説明，不要扔在那裏不管。

如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前台應該用規範的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的.人的辦公室門即使是開着的，也要先敲門，獲得許可後再請來訪者進入，為來訪者倒好茶後，前台就要返回崗位。當然，如果前台只有一位的話，直接指引來訪者就行了。

如果來訪者知道找誰，但沒有預約，前台要打電話問問，告訴相關同事或領導助理/祕書，×××單位的×××來訪，不知道是不是方便接待。出於對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領導親自接，都可以當作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了餘地。

　　接電話的職場禮儀

接電話時你為什麼很重要?

1、你代表着公司。

2、你説話的聲音，處理問題的方式會影響到客人對公司效率，友善程度，設施，檔次的判斷。

3、你可以為公司找到一位潛在的客人。

　　接聽電話的注意事項

1、電話在鈴響三聲之內拿起。

2、電話旁要有紙和筆。

3、友善、有禮、微笑。(即使對方失禮，我們説話也要保持彬彬有禮)。

4、口齒清楚，語速不快不慢，使用通俗語言。(不要使用術語，略語)

5、打電話時不能吃東西、喝水、吸煙。

6、不要同時對兩個人説話，如需與同事查詢，你應當告訴對方。

7、接到電話即按常規自我介紹，步驟如下：

A、問候

B、報出部門

C、介紹自己

D、提供幫助

8、不能將客人房間號碼告訴外人。

9、瞭解一般客人問詢的答案。(即公司服務項目)

處理外線電話的十個步驟：

1、在鈴響三聲之內接聽電話;

2、寒暄問候;

3、報出俱樂部/姓名/部門等名稱;

4、提供幫助;

5、瞭解對方想做的事;

6、做記錄;

7、提供服務;

8、確認細節;

9、結束電話;

10、落實。

記錄電話留言的要點：

1、書寫規範;

2、記錄完整;

電話打來的時間、日期

來電者姓名

留言給誰

來電者的電話號碼(房間號碼)

留言內容

該留言是否緊急

記錄留言者的姓名或簽名。

3、注意留言準確，應當重複一次電話的內容。

讓對方在電話上等：

1、給對方一個選擇：是繼續等呢還是留言;

2、隨時與打電話者保持聯繫;

3、再次給打電話者提供選擇。

轉電話時應注意：

1、告訴對方你正要轉電話。

2、告訴對方你把電話轉給誰。

3、儘量為客人提供幫助。

打出電話的十個步驟：

1、準備;

2、問候，報出姓名;

3、報出要找的人之姓名;

4、確認你要找的人之身份;

5、列出打電話的原因;

6、聽清楚對方的回答;

7、做好記錄;

8、確認細節;

9、感謝對方，掛機;

10、落實。

掛斷電話時應注意：

1、掛斷電話，不能草草了事，讓人感到你的掛斷方式是一種酒店式的，温文爾雅的。

2、無論打出或打入電話，要等對方掛斷電話後方可掛斷。

3、遇到錯打電話時，要和平時一樣，以禮相待，如自己打錯了，應該説一聲;“對不起，打攪了。”若是對方打錯了，也應説一聲：“對不起，您打錯了”。