如何做好酒店採購管理

酒店採購管理工作是酒店成本控制的一個重要環節,同時,採購工作雖不直接向客人提供服務，但其工作的好壞將直接影響到整個酒店向客人提供服務的質量，因此，做好酒店的採購工作的管理是十分重要的，有利於提高酒店的服務質量和經濟效益。那麼如何做好酒店採購管理呢?下面請隨小編一同來了解下吧。

對採購工作的管理與控制，主要是由酒店採購經理負責的，由於採購工作具有涉及面廣(涉及到酒店內部的成本控制、財務以及客房、餐飲等生產和服務部門，還有外部眾多的供應商、中間商)，情況複雜，政策性，季節性和隨機性強，要做好對採購工作的管理與控制，採購經理必須抓好以下九個方面的工作。

　　一、重視採購員的思想教育工作。

經理對採購工作的管理主要表現在對採購員的管理上，他的管理意圖，對市場情況的掌握，供應商的選擇以及對酒店成本控制等等，都要通過採購中央氣象台工作體現出來，因此，做好對採購人中央氣象台管理工作極為重要。針對採購工作的特點，採購經理首先要加強對採購人員的法制教育，職業道德教育，提高其抵制不正之風的自覺性，樹立堅強的組織觀念和嚴明紀律性，同時，要培養其企業主人翁的責任感，不謀私利，不徇私情，秉公辦事的思想作風。

　　二明確分工與職責，明確權力與義務。

科學明確的分工是良好協作的基礎和人效管理的手段，而合理授權則是實現職責的必要條件，對採購員在明確其業務及職責範圍後，要充分信任與授權，使之有獨立自主的處理問題的權力，能想方設法，克服困難，完成任務，不必事事請示，但要有事事彙報制度，採購員應將每天工作中遇到的問題處理的方法以及每天的到貨情況等寫上《每日工作彙報部》以便經理檢查，發現問題時隨時解決。

　　三、嚴格要求並指導採購員學習與掌握必要的商品知識以及採購知識與技能。

在現實生活中，包括酒店行業，購買質次價高的假冒偽劣商品，吃虧上當的事屢風不鮮，一個很重要的原因就缺乏必要的商品知識，對所購買的商品不瞭解，結果不化險為夷損害了酒店客人的利益，而且使企業本身蒙受不應有的，甚至是巨大的損失，防止這種情況發生的辦法之一就是要求採購員必須掌握必要的商品知識----至少是他所分管的範圍的商品知識，包括商品的特性，產地，規格、用途、質量、價格、供應商狀況等，此外，要搞好物品採購工作，還必須掌握物品採購的基本理論，基本知識和基本技能，特別是掌握好採購的基本技能，方法，主要是：瞭解掌握物品供求信息，瞭解各類物品的特性和分類方法，善於與客商洽談業務，商定供貨條款，瞭解採購國外不同物品的採購程序，熟練輸採購手續等。對一個採購員來説，採購什麼，到什麼地方採購，什麼時候採購怎樣採購等，應做到胸有成竹，這樣才有可能進行一次成功的不必要的損失和成本的增加。

　　四、瞭解市場行情，控制採購成本。

瞭解市場行情，要隨物品特點而定，對時令物品，因供求情況和價格變化快，應隨時了掌握其變化，對季節性強的物品，如鮮貝，對蝦等，須摸清生產週期，掌握採購最佳時期，對大批量的日用品，要進行專題調查，根據採購的質、量、時間要求進行選擇，如從外地進貨還要了解運輸的情況和運輸費用的高低。可供採購物品的市場是廣闊的一種物品要能有幾十家供貨單位可供選擇如果採購員缺乏瞭解市場，懂得市場行情的能，在數以千計的生產同一貨品的供貨單位面前就會暈頭轉向了，導致採購失敗，市場上需要了解的內容有：貨物來自什麼渠道?可從哪些供貨單位採購到哪些物品?各個供貨單位提供物品的質量牌號，價格如何等等。同時還必要了解市場的其他一些因素，如市場物品流通渠道，產品供應的季節性，價格波動，商業經營氣候等影響市場供應變動的原因。要了解市場行情，就要進行調查分析，根據酒店來一些同等的做法，這種調查分析可概括為“二個三”，第一個“三是貨比三家不吃虧。即採購時應儘可能多找幾家了行情，特別是多數物品採用市場調節方式銷售，由各售貨單位自行作價，對此要特別注意比價;”第二個“三是三個層次，即使用部門經辦人員，採購部人員，成本控制部人員，都要做調查工作，然後，集中將情況分析，這樣就有可能避免採購的盲目性和被“斬”情況的發生，即能確保採購質量，也呆防止鞭些採購人員營私舞弊，中飽私囊，從而有效地控制採購成本。

　　五、控制食品的採購價格。

成功的採購工作其目標之一是獲得理想的採購價格。入口的價格是受各種因素影響的，諸如市場的供求狀況，餐飲的需求程度，採購的數量，食品本身的質量，供應的貨源渠道和經營成本，單位支配市場程度，其他供應者對其影響等，面對這樣的價格因素與餐飲經營的要求，對採購價格實行控制是必要的，實踐證明，以下幾條價格措施是行之有效的。

1、規定採購價格-----通過詳細的市場價格調查後，酒店對餐飲所需的某些食品提出購貨限價，採購員必須在限價以內進行採購，不得超過，限價商品的品種一般是指每日採購的新鮮蔬果肉類

2、規定購貨渠道和供應單位----採購部門只能那些指定的供貨單位購貨，或者只許購置來自規定渠道的'食品，如香煙，洋酒等。

3、控制大宗和貴重食品的購貨權-----貴重食品和大宗食品其價格是影響餐飲成本的主體。因此，由餐飲部門提供使用情況的報告，採購部門增加購貨量和改變購貨規格可根據需求情況，大批量採購，以便降低單價，這也是控制採購價格的一種策略，另外當某些食品的包裝規格有大有小時，購買酒店的適用規格，也呆降低單位價格。

4、向生產單位直接採購-----對採購批量大的物品，應盡呆能向生產單位直接採購，並要求經批理優惠價格供應。

5、根據市場行情適時採購-----當某些食品在市場上供過於求，價格低廉，又是酒店大量需要的，只要符合質量並可作儲存的可趁此機會購進，以備價格回升時使用。當應時食品上市，預計價格可能下跌，採購量應盡呆能地減少，只在適應需要即可，等到價格穩定時再行添購。

　　六、學會對購進貨品價格的整體控制。

採購經理每天要對很多的“採購申請單”、“計貨單”、支票申領單、中，西廚每日訂貨單“簽字”但他每天都要面對同一個課題，壓低進貨價格降低成本。廚房每日用的鮮活海水產品，禽蛋，肉、菜、水果等等天天進，日日買，每種不過幾十元，上百元而房口部的棉織品，塑料製品，印刷品，一份計貨單批下來，常常過千元，上萬元，特別是工程裝修，維修，甚至超過幾十萬元。理論上講，對於每筆支出，無論鉅細，大小，都要嚴格控制，所謂點滴節約，但實際上誰也不可能完全做到保證採購部日常購買的所有商品，其質量是全城最好的，其價格又是全市最平的，舉例説明一般大路菜的單價，東西南北各個農貿市場價格相關一毛幾分，如果一定要求採購員和每期進貨都“最好”，“最平”反而會使他們整日處於緊張忙亂之中，在當今社會節奏日益加快的時代，事事無鉅細，筆筆支出都精細管理的做法，不公難以進行，而且得不損失，因此，作為採購經理，應採取從整體上掌握，控制採購成本的策略，這一策略主要體現在以下兩個方面。

1、眾多的日常小額開支予以總的控制，只要是市場的平均價格之內，具體的一筆筆支出可以不必過分計較。因為是大量的常用品，管理的側重點放在保證質量及快速反應上，即必須保證購進的貨品貨量能用，好用，同時必須保證及時購進，説買就買的到，不耽誤使用。

2、小量的大額支出必須下功夫，多方了市場，多方尋價，認真淺談，仔細做報價，不允許購買出現失誤，嚴格控制，最好是經理親自洽商。對這部分重點的大額支出，管理的側重點應是在保證質量的前提下盡最大可能地省錢，在洽談過程中要“斤斤計較。幾毛錢，幾分錢地砍，例如一份印刷品要印要千萬份，每份砍下一二分或三四釐錢，就能省下不少錢，

　　七、建立良好的採購工作程序，控制整個採購系統。

便是的採購工作程序將為採購部有條不紊地運作提供有力的保證，使所有的採購員有章可循，提高效率，減少失誤。各個酒店，賓館採購的採購工作程序中應注意以下幾個問題。

1、嚴格按程序運作，不允許推委扯皮，該辦的必須辦理。

2、嚴格按程序所規定的職權範圍辦理，不得超越範圍。

3、密切協作關係，強調採購部與其他部門的協調，合作與配合，有困難，有疑問應共同協商解決。

八、對採購計劃和購貨合同執行的控制。

為保證物品採購和購貨合同的有效執行，採購經理必須對執行過程進行控制。

1、指定專業人員負責至計劃的執行和購貨全責的履行進行檢查。

2、設立物品計劃執行控制枱賬，記錄每種物品的採購計劃，簽約(合同)情況，交貨履約和庫存情況，如有條件可採用科學的酒店採購工作管理軟件，將這些數據輸入電腦，以備隨時檢查。

3、定期檢查與隨時檢查相結合，每月進行全面檢查，對未按計劃和合同的進度供貨的貨種，隨時通知經辦採購員督促供應單位按時交貨，也可用掛牌方法把沒有按計劃執行，按合同供給的物品品種，用不同顏色牌子掛出，以便引起同事注意。

　　九、熟悉供應廠商，並與之建立良好和合作關係。

採購員的工作是有所分工的，在一個相對長的時間裏較固定地分管負責採購某一類物品，使其對熟悉這尖物品的市場供應的廠家及供應商，作為採購綆，則應該熟悉所管的採購員與之聯繫的所有供應廠商，經過一段時間實際採購的考察，對一引起信譽好的供應商，應考慮與之建立比較穩定的採購關係和良好的合作關係，以保證貨源的購進，減輕採購工作量，同時，他應該負責解決採購員解決不了的問題，買到採購員買不到的貨物，應注意不能出現這樣的情況：即一個採購員頻繁聯繫供應商是採購經理所不知道或不熟悉的，如果採購員和供應商長年，不買採購部經理的帳，那麼採購經理的工作將是十分被動的。供應商為了得到更高的經濟效益，會採取各種樣的辦法“困住“採購員，手段之一是”回扣“它不僅影響進貨成本，損害酒店利益，還會腐蝕採購隊伍，如何控制這類問題的產生是所有采購經理面臨的共同問題，事實上，作為採購經理不可能盯住所有采購員，跟着他們滿街跑，只在對貨品採購進行嚴密的控制管理，盯住貨品的單價，把單價控制住，回扣就可以降低到最低限度，甚至沒有。總之，酒店業中的採購供應工作是極其複雜的，其管理工作也是具有相當難度和挑戰性的，作為採購經理，要想將採購工作的特有規律，進而遵循這些規律去做，只有這樣才能提高採購工作的管理水平，在保證滿足酒店服務和生產需求的同時，最大程度地降低採購成本。