Word排版實用技巧詳解

Word的排版功能十分強大，在排版的過程中應採用一些技巧，這樣不僅可以節約時間，而且排出來的版式也非常標準。

1．分欄排版

使用Word的分欄排版功能可以製作出較有特色的文檔版面，使整個頁面更具可觀賞性。這種版式被廣泛應用於報刊、雜誌等形式的媒體中。

1）創建分欄版式

創建分欄版式的具體操作步驟如下：

1）在需要創建分欄版式的文檔中，選擇【格式】→【分欄】命令，打開【分欄】對話框。

2）在【預設】區中選擇一種分欄樣式，在【寬度和間距】區中設置各欄之間的間距與欄寬，然後單擊按鈕。

2）刪除分欄

刪除分欄的具體操作步驟如下：

1）在需要刪除分欄版式的文檔中，選擇【格式】→【分欄】命令，打開【分欄】對話框。

2）在【預設】區中選擇【一欄】選項，然後單擊按鈕。

2．首字下沉

首字下沉是指將段落的第一個字符下沉，使其佔據兩行或兩行以上的位置。

設置首字下沉的具體操作步驟如下：

1）將鼠標光標定位到要設置首字下沉的段落中或選擇段落的第一個字符。

2）選擇【格式】→【首字下沉】命令，打開【首字下沉】對話框。

3）在【位置】區中選擇字符下沉方式，在【字體】下拉列表框中選擇下沉字符的字體，在【下沉行數】數值框中輸入下沉的行數，在【距正文】數值框中輸入下沉字符與正文的距離。設置完成後，單擊按鈕。

3．項目符號和編號

為了使文檔的內容清楚明瞭，經常需要在文字前加一些項目符號或連續的編號。

1）添加項目符號

添加項目符號的具體操作步驟如下：

1）選擇要添加項目編號的段落，然後選擇【格式】→【項目符號和編號】命令，打開【項目符號和編號】對話框。

2）單擊【項目符號】選項卡，在下面的列表框中選擇所需的項目符號，然後單擊按鈕。

若要取消已有的項目符號，那麼應先選擇要取消項目符號的段落，然後單擊格式工具欄中的按鈕。

2）添加編號

Word2003具有自動編號功能，當用户在一個段落的開始處輸入了一個數字或特殊符號時，Word2003會自動把它格式化為編號列表中的第一項。為一般段落進行編號的具體操作步驟如下：

1）選擇要添加編號的段落，選擇【格式】→【項目符號和編號】命令，打開【項目符號和編號】對話框。

2）單擊【編號】選項卡，在下面的列表框中選擇所需的編號樣式，然後單擊按鈕。

4．使用格式刷

格式刷是Word中快速複製格式的工具，它可以將某個已有的格式快速地應用到其他文本或段落中。使用格式刷複製格式的具體操作步驟如下：

1）選擇要使用其格式的文本（若要使用某個段落的格式，只需將鼠標光標插入該段落中即可）。

2）單擊【常用】工具欄的【格式刷】按鈕，此時鼠標光標變為形狀。

3）用變成形狀的鼠標光標選擇要應用該格式的文本。

5．創建和使用樣式

在編輯各種文檔時，很多文檔都具有相同或相似的格式，可以把相同的格式定義為樣式，然後將該樣式的所有格式應用於其他段落或字符中，從而提高文檔編輯速度。

按作用範圍來分，樣式分為段落樣式和字符樣式。段落樣式可以定義字體、字號、縮進格式、對齊方式、行間距和段間距等；無論採用何種段落格式，都將應用於整個段落。字符樣式只限於字體設置和選用語言的.設置，可用於文本中的任意位置。

1）創建樣式

Word2003自帶了“標題1”、“標題2”、“標題3”和“正文”等幾種樣式，但它們都比較簡單，顯然不適用於編輯具有多種複雜格式的段落。這時，用户可以自己創建新樣式。創建新樣式的具體操作步驟如下：

1）選擇【格式】→【樣式和格式】命令，在窗口右側彈出【樣式和格式】任務窗格。

2）單擊【樣式和格式】任務窗格中的按鈕，打開【新建樣式】對話框。

3）在【名稱】文本框中輸入新建樣式的名稱，在【樣式類型】下拉列表框中選擇要設置段落樣式還是字符樣式。

1）創建樣式

4）在【樣式基於】下拉列表框中選擇一種基準樣式，然後在【後續段落樣式】下拉列表框中選擇一個樣式作為新建樣式的後續段落樣式。

5）單擊按鈕，在彈出的下拉列表中選擇一種格式設置選項，然後在打開的對話框中對新建樣式進行相應的設置。

6）按同樣方法設置段落樣式的其他格式。

7）設置完成後，單擊按鈕。

2）應用樣式

創建好樣式後，即可將該樣式應用於文檔中，具體操作步驟如下：

1）將鼠標光標定位到需要應用樣式的段落中（如果創建的是字符樣式，則必須選擇需要應用字符樣式的文本）。

2）在【樣式和格式】任務窗格的【請選擇要應用的格式】列表框中選擇所需的樣式。此時，當前光標所在的段落即可應用該樣式中所定義的格式。

6．創建和使用模板

模板與樣式類似：樣式是針對段落格式或字符格式設置的，而模板是針對整篇文檔的格式設置的。

1）創建模板

前面曾經介紹過通過Word2003提供的文檔模板創建文檔，但不同的文檔需要的格式和樣式都不同，所以用户在找不到合適的模板時，就需要自己動手創建。創建模板分兩種情況：一種是根據文檔創建模板，另一種是根據模板創建模板。

根據文檔創建模板

在編排好一篇文檔後，如果要根據該文檔的格式來編排其他文檔，那麼不必重新建立文檔，只需將該文檔另存為模板，即可非常方便地得到想要的模板。

根據文檔創建模板的具體操作步驟如下：

1）打開要作為模板保存的文檔。

2）選擇【文件】→【另存為】命令，打開【另存為】對話框。

根據文檔創建模板

3）在【保存位置】下拉列表框中選擇保存模板的位置，在【文件名】下拉列表框中輸入模板的文件名，在【保存類型】下拉列表框中選擇【文檔模板】選項，然後單擊按鈕。

根據模板創建模板

根據原有模板創建新模板的具體操作步驟如下：

1）選擇【文件】→【新建】命令，打開【新建文檔】任務窗格，在【模板】區中單擊鏈接，打開【模板】對話框。

2）在該對話框中選擇與要創建的模板相似的模板，然後在【新建】區中選中單選按鈕。

3）單擊按鈕，在新模板中進行修改。

根據模板創建模板

4）修改完成後，選擇【文件】→【另存為】命令，打開【另存為】對話框。

5）在【保存位置】下拉列表框中選擇保存模板的位置，在【文件名】下拉列表框中輸入模板的文件名，在【保存類型】下拉列表框中選擇【文檔模板】選項，然後單擊按鈕。

2）使用模板

創建好模板後，即可使用該模板創建文檔，具體操作步驟如下：

1）選擇【文件】→【新建】命令，打開【新建文檔】任務窗格，在【模板】區中單擊鏈接，打開【模板】對話框。

2）單擊【常用】選項卡，選擇創建好的模板，然後單擊按鈕，即可創建出基於該模板的文檔。

7．插入頁碼

在排版某些文檔時，需要添加頁碼，具體操作步驟如下：

1）在需要添加頁碼的文檔中，從菜單欄中選擇【插入】→【頁碼】命令，打開【頁碼】對話框。

2）在【位置】下拉列表框中選擇添加頁碼的位置；在【對齊方式】下拉列表框中選擇頁碼的對齊方式；選中複選框，則首頁顯示頁碼，否則首頁不顯示頁碼。在設置過程中，可以在右側的【預覽】窗口中查看顯示效果。

3）設置完成後，單擊按鈕。

8．製作目錄

Word具有自動編制目錄的功能，通過目錄可以方便地查找某一部分的內容，只需單擊目錄中的某個頁碼，就可以跳轉到文檔中的該頁。

製作目錄的具體操作步驟如下：

1）將鼠標光標定位在文檔中放置目錄的位置（一般為封面後的空白頁）。

2）選擇【插入】→【引用】→【索引和目錄】命令，打開【索引和目錄】對話框。

8．製作目錄

3）單擊【目錄】選項卡，在【格式】下拉列表框中選擇一種目錄風格；選中複選框，則目錄中的每一個標題後都將顯示頁碼；選中複選框，則目錄中的頁碼右對齊。

4）在【顯示級別】下拉列表框中選擇顯示的標題層數，在【製表符前導符】下拉列表框中選擇標題與頁碼之間的分隔符。

5）設置完成後，單擊按鈕。Word將搜索整個文檔的標題以及標題所在的頁碼，並把它們編製成目錄。