採購管理的五大誤區
中國的製造企業,採購成本一般佔企業總成本的60%左右。在鋼鐵、石油化工這些重製造行業,採購成本更是達75%以上。即便是服務行業,採購成本平均也達到35%。採購成本每降低5%,公司獲利可增加25%以上。難怪GE前CEO傑克·韋爾奇認為,企業只有兩個盈利部門,採購和銷售,能為企業“掙錢”;其他部門都是成本中心,發生的都是管理費用。採購管理對於企業降低成本、提升盈利能力至關重要。然而,如何做好採購管理,很多企業在理念和具體實踐中都存在着誤區。
誤區1:降低成本靠壓價
採購部門和人員掉進這個誤區,往往是源於公司高層的直接壓力。很多企業管理層對採購部工作目標的約束是直觀的量化指標,比如採購成本每年都要降低5%。巨大的指標壓力會限定採購部門的觀念和行為。
採購成本降低5%,一般就自然的落到可衡量的財務指標上,主要是採購價格成本。實際上,採購總成本的降低,包括採購價格成本、交易成本、處理退貨成本、物流成本、供貨中斷成本、客户不滿意成本等多方面。交易成本、退貨成本、中斷成本等很難反映在財務指標中。出於完成指標的考慮,採購部門會本能的強調採購價格成本,而弱化甚至隱藏其他潛在成本。
這也是為什麼很多企業,甚至是行業領先的企業,會抱怨現在的價格是越來越低,優質的供應商卻越來越少了。
誤區2:採購就是貨比三家
很多企業認為,管採購只要保證“貨比三家”就行了,通常要求採購人員申報採購方案時提供至少3家報價,管理者選擇一家價格合適的就行,通常都是價格最低的。
這種樸素形式的詢價採購,是企業管理者對採購方法的直觀理解。他們很快就發現,這種方法問題多多。這3家是怎樣選出來的?中間的代理商算不算數?為何同類別的採購會選出完全不同的3家報價?採購人員會不會通過操縱報價和評價來操縱決策?
於是,企業管理者就要求採購人員只提供客觀報價,不能帶有主觀評價。結果,問題沒有解決,反而放大了決策風險,還免除了採購人員應有的決策職責。
誤區不在於“貨比三家”方法本身,而是在於怎樣確保選出三家最合適的供應商進入比價環節。隨意選出三家,或者按採購人員的方便或個人意願選擇三家,自然問題多多。
一種規避誤區的方法是“合格供方評審”。企業管理者組織成立專門的委員會,按照質量、成本等方面的要求,為各種類的採購劃定供應商範圍和標準。採購人員不能單獨決定這個範圍,也不能跳出這個範圍活動,並要對每次採購活動的決策支持信息負責。
誤區3:選供應商就招標
有些企業十分青睞招標,一到採購就招標。招標確實具有客觀、公平、透明的`好處,但是並非所有采購都適合招標。哪種採購適用哪類方式,企業應根據企業自身情況、採購品種的市場情況以及供貨風險等來制定。
常用的採購方式有招標採購、競爭性談判、詢價採購、單一來源採購等。
招標:對採購內容的成本信息、技術信息掌握程度不夠時,適合採用招標。招標的一個好處是可以掌握真實的信息和市場情況。
競爭性談判:招標難以組織或結果不理想時,可以採用競爭性談判。競爭性談判與招標比較接近,但是允許報價人多次報價,雙方進行多輪談判。
詢價採購:對於已經掌握了成本、技術信息的採購項目,且有多家供應商,可以事先選定合格供方範圍,在此範圍內使用“貨比三家”的詢價採購方式。
單一來源採購:對於只有少數合格供應商的採購項目,可以設法建立長期合作關係,爭取穩定的合作、長期價格優惠和質量保證。
合理運用多種採購方式,可以實現對供應商隊伍的動態管理和優化。比如,一開始,對採購內容的成本、技術信息不夠了解,可通過招標來掌握信息、擴大供應商備選範圍。當掌握足夠信息後,可採用詢價採購。條件再成熟一些,我方能擁有較大話語權時,可固定一兩家長期合作廠家。在這動態過程中,如果對長期合作廠家不滿意,可以通過擴大詢價範圍或招標來施加壓力,以調整、優化供應商。
誤區4:採購就是採購部門的事
採購總體成本的降低,乃至供應鏈的優化,不是採購部門獨自就能實現的,這需要整個公司的參與。比如,要解決延遲交貨造成的供應中斷成本,需要產品研發、生產部門、計劃、甚至銷售部門之間的激勵制度統籌配合;而新供應商的發展,或者要突破單一供應商供貨的瓶頸,往往也需要採購、研發和生產部門的通力合作。
誤區5:採購信息靠檔案
太多企業和採購人員都很重視檔案的保存,而輕視信息的整理。
檔案不等於信息。只有整理過的,按照一定思路來結構化的,才能叫做信息。
有些企業和採購人員也意識到了採購信息管理有問題,但苦於沒有時間或沒有人員精力改進,於是決定把採購文件和記錄統統存檔,以待他日之用。
然而,真到需要分析時,需要系統整理以信息化時,卻發現工程浩繁,且往往有重要信息丟失。比如,為了爭取最優價格,採購人員經常把不同規格型號的設備、甚至把不同類型的設備都打包詢價,而且每次打包的方法和數量都不一樣。這樣一來,歷次詢價信息無法落實到具體產品,無從比較,對正在進行的採購活動就沒法有參考和指導作用。
因此,檔案保存再完整,意義不大。關鍵是,一定要構建前瞻性、結構性的數據結構,每次採購活動結束後及時存儲信息,並分析、總結。
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