物資採購成本管理規範

一、測定物資採購成本

測定採購成本是一項非常繁重的任務。由於信息管理程度的不同、工作方式方法的不同、文件保存意識的強弱等原因，很容易造成以下結果：採購信息零散，不易收集與整合，進而造成採購信息收集和分發成本增大。最終採購部門人員的隊伍會增大，這又加大了信息分發成本，也增加了由於疏忽或相互間的溝通偏差等造成的錯誤成本。

1、物資採購成本的主體

物資採購成本一般是指採購的總成本。在採購過程中，它包括原物料成本、採購人員人工成本、物資運送成本、各類檢驗物資品質和監督運輸以及各類單據的採購管理成本、採購前進行採購分析的成本、採購過程中發生的其他成本等。

2、採購成本的構成

採購成本主要有以下幾項內容構成：採購申請手續成本、物資成本、檢查驗收物資的成本、搬運費用及裝卸成本、物資的保險費與税費、進庫成本、會計入賬及支付款項所花成本、倉儲成本、呆廢料損失成本、資金(利息)成本。

　二、不同採購階段的成本

物資採購成本是整個採購活動過程中所花費的所有費用。物資採購過程一般包括3個階段，而這3個階段中所產生的採購成本之和也就構成了物資採購的總成本。

1、申請採購階段的成本

申請採購階段的成本主要有采購申請階段的時間和機會成本。因為市場上的.信息和情況是變化的，有些行業在某個時間段內的變化速度非常快。如果採購申請的時間比較長，在某個時間段內延誤了最佳採購時機，將會帶來很大的損失。所以，應該明確採購申請對象，也就是在什麼條件下向誰提出請購。在採購申請環節，要儘量減少多餘的環節，僅有申請人和審批人就可以了。

2、採購階段的成本

採購申請完成以後，便進入了採購階段。採購階段成本主要包括兩部分。第一是供應商成本，主要包括供應商選擇成本、與供應商談判成本、供應商審查成本等;第二是採購工作成本，它主要包括進行市場信息收集和估價、詢價、比價以及採購談判時的通信、住宿以及交通費用、採購人員的人工費用、採購主管及有關單位的審查費用等。

3、採購後成本

物資採購完畢，又面臨運輸和檢驗的問題。運輸工具的租賃費用、檢驗所花掉的人工費用、檢驗過程中檢驗儀器設備的折舊費用等，都屬於採購後成本。

三、分析物資採購成本

1、確定採購成本分析方法

在對物資採購成本進行分析時，首先應該區分哪些是重點類別的物資，哪些是一般類別的物資。對於重點類別的物資來説，可以採用具體的數學運算和經驗總結，詳細地一個項目、一個項目地進行分析。對於一般性的非生產物資，分析時就可以採用總體預估的方法。

2、確定難以預測時的採購成本

在對物資採購成本進行分析時，往往會遇到這樣的情況：採購的物資是一種新的技術材料，或者剛剛成立，或剛進入某類市場，對供應市場情況並不十分了解，依靠自身難以對採購成本進行預測。這種情況下，聘請外部的諮詢公司等專業機構或有經驗的專家便是一個好的解決辦法。

四、降低物資採購成本的基本方法

降低物資採購成本的主要目的在於降低不必要的成本花費，並且在不影響產品質量的前提下，將成本做最有效的分配。

1、價值判斷法

價值判斷法是指當物資成本上升時，對於產品設計進行簡化、使用替代性材料、改進工藝、尋找較佳付款條件的供應商、採購二手機器設備、選擇具有價格優勢的運輸公司、改變運輸方式等來達到降低成本的目的。

2、集中採購法

集中採購法要求將各部門的物資需求集中起來，作為一個整體通過數量優勢得到較好的折扣價格。此外，它也可以使庫存量相對降低，行政費用支出也會因採購統一作業而減少，採購部可以將更多的資源與精力用來開發新的供應商。

3、主體採購法

主體採購法，即讓物資需求量最高的部門進行採購，其他部門的採購可以採用臨時部門採購而不經採購部門的方法。

4、採購成本降低法

採購成本降低法包括對已有的產品、服務的安排進行檢查，或者對潛在的削減成本的機會加以判定。如替換已有的物資、買二手而非新的產品等。總之，這次所付價格比上次低，就可稱為成本降低。

5、採購成本規避法

因物資價格上漲等因素的影響，超出了原本的預算範圍，這種情況往往是採購部門非常撓頭的事情。

採購成本規避法是一種用來讓採購者不蒙受物資或供應商價格上漲影響的採購措施，它通過延遲或減緩可能的價格上漲所導致的影響來避免將來的成本上升。

成本規避可包括在漲價之前累積一定的庫存或安排一次特殊的裝運;簽訂長期的價格保護條款，在合同期內，都採用同一價格等方式。

和過去的結果相比，它並不能降低所購物料的成本，但它能將價格上升給利潤帶來的負面影響降到最低，甚至完全避免。