時間管理是領導者的必修課

作為組織系統管理的有效工具，EAP的服務內容之一就是提升管理者的時間管理能力，提倡科學的時間管理，幫助管理者和企業共同發展。

　　什麼是時間管理?

所謂時間管理，是對金錢的管理、對效益的管理。而對於管理者來説，時間管理的關鍵就是對事件的控制，即用最短的時間或在預定的時間內把每一件事情都能夠控制得很好。

正如俗話所説，“用腳走不通的路，用頭可以走得通”。“時間守恆定律”也認為：一件工作，用“腳”的時間越少(體力勞動)，則需要用“頭”的時間必定越多(腦力勞動)。也就是説，為了使一線工人、機械操作員以及一般員工的工作變得更容易，管理者就必須更加重視自身對工作的安排與籌劃。

英國博物學家赫胥黎曾這樣形容時間：“時間是最不偏私的，給任何人都是24小時，同時時間是最偏私的，給任何人都不是24小時。”顯然，管理者應該比員工擁有更多的時間，這是管理者角色所承擔的義務，也是一個管理者必備的時間意識。

研究表明，普通人的24小時通常是這樣的：人們一般每8分鐘就會受到1次打擾，每小時大約7次，每天50～60次。平均每次打擾用時大約是5分鐘，總共大約4小時，且50%～80%的打擾是沒有意義或者極少有價值的。而假如一個人每天自學1小時，每週7小時，每年365小時，3～5年就可以成為專家。

那麼，需要比常人爭取更多時間的管理者，一天的時間通常是怎樣度過的呢?

事實上，身為管理者總有許多時間被耗用在無貢獻的工作上，當管理者在組織中的地位越高，所承受的時間壓力也就越大。在EAP的服務工作中，不少管理者都深受無效時間的打擾：工作會議不斷，而工作任務只能靠加班;工作時總會出現各種意外情況，隨時處於“救火”狀態而無法專注工作;忙了一天，卻一無所獲;等等。顯然，管理者常常因瑣事和突發事件而浪費太多時間，同時又因缺乏時間的連貫性和自主性，導致了工作效率下降、時間壓力更大。

　　管理者的時間使用誤區

一項國際調查表明：一個效率糟糕的人與一個高效的人工作效率相差可達10倍以上。而之所以會有這麼大的差別，最主要的原因就是前者存在很多時間使用誤區。

一般來説，管理者最典型的時間使用誤區包括：

(1)因沒有制訂計劃而導致時間浪費;

(2)因不好意思拒絕他人的託付而導致時間浪費;

(3)因拖延而導致時間浪費;

(4)因不速之客的干擾而導致時間浪費;

(5)因電話的干擾而導致時間浪費;

(6)因會議過多與過長而導致時間浪費;

(7)因文件滿桌、雜亂無章而導致時間浪費;

(8)由上下班交通及商務旅行而導致的時間浪費;

(9)由中餐所導致的時間浪費;

(10)因“事必躬親”而導致時間浪費;

(11)因與祕書或下屬間缺乏溝通、協調而導致時間浪費;

(12)由上司所導致的時間浪費。

上述的這些誤區不僅浪費了有效時間，更嚴重的是，將時間被動分割和零碎化。事實上，管理者的絕大部分工作都需要相當多的整塊時間。如果每一次所花費的時間少於這個界限，事情就做不好，所花的時間就是浪費，再做就得從頭開始。每一位管理者，尤其是高層管理者，要想讓工作有效就必須能將時間整塊地運用。如果將時間分割開來零星使用，縱然總時間相同，所產生的效果和帶來的收益也截然不同。

　　時間的“80/20法則”

20世紀初期，意大利經濟學家兼社會學家維弗利度・帕累託提出了“80/20法則”，即在任何特定羣體中，重要的因子通常只佔少數(20%)，而不重要的因子則佔多數(80%)，因此只要能控制具有重要性的少數因子即能控制全局。將“80/20法則”用在時間管理上，就是：20%的工作時間會帶來所有效益的80%。也就是説，處理最重要事務的20%的時間，將會帶來80%的成效;而如果將工作花費在瑣碎的多數問題上，就算花了80%的時間，也只能取得20%的成效。“出色”地完成無關緊要的工作是最浪費時間的。

所以，科學的時間管理，不僅需要停止浪費時間的行為，更要有清楚的任務規劃和管理意識。在控制時間總量的前提下，把高效的時間用到高效的工作中，進而把20%的時間持續擴大化。

　　科學的時間管理方法

EAP建議：作為管理者，在正式投入繁忙的工作前，首先列一個清單，看看這一天都要做些什麼，計劃好這一天要完成的工作。在列清單的過程中，注意要把工作按照重要性和緊急程度兩個標準進行劃分，並對四種不同性質的工作採用不同的策略：

①緊急而且重要的工作：指處理危機性事件、完成有期限壓力的工作等。一般包括員工未按時到崗、設備出故障、產品質量出現問題、與客户洽談業務等。管理者對這類燃眉之急的事一般都不會馬虎，必須花上整天的時間來處理，直到解決為止。 　　②重要但不緊急的工作：包括遠景規劃、產品創新、人才培養、組織協調等。這類事務看起來一點都不急迫，可以從容地去做，但卻是管理者要下苦功夫、花大精力去做的.事，是管理者的第一要務。如果不在這類事務上花最多的時間，管理者就是“不務正業”。

③緊急但不重要的工作：包括批閲日常文件、工作例會、接打電話、不速之客來訪等。只有在優先完成重要工作後，再來考慮這類事件。這類事務也需要管理者趕快處理，但不宜花去過多的時間。

④不緊急也不重要的工作：包括可不去的應酬、宂長而無主題的會議等。對於這類事務，管理者可先想一想：“這件事如果根本不去理會它，會出現什麼情況呢?”如果答案是“什麼事都沒發生。”那就應該立即停止做這些事。

經過對大量優秀管理者的研究和EAP的實戰經驗發現，遵照“80/20法則”可以實現工作時間的最優分配：在工作過程中，重要且緊急的工作大概佔20%～25%的時間，重要但不緊急的工作約佔65%～80%的時間，不重要但緊急的工作要花費15%的時間，不重要也不緊急的工作僅佔1%的時間。具體操作方法為：

　　首先着手做最重要的工作

一般而言，管理者每天都必須處理許多事務。因此，不少管理者錯誤地認為，他們可以先處理好最次要的事，這樣不僅容易，也可以激勵自己，最後才着手解決最重要的工作。其實，這是一種很不經濟的時間利用方法。

因為，經過一天的忙碌，管理者大都已經疲憊不堪，不僅很難有足夠的精力來考慮工作，時間也不會很多，因此把重要的工作拖到最後來幹，想把它做好都很難。而從心理學的角度來説，管理者這樣做的根本原因，是因為內心深處有畏難情緒，因此才回避最重要的工作。作為一名出色的管理者，一定要克服這樣的心理傾向，首先着手最重要的工作，用足夠的時間精力來處理它，並把它辦好。

　　每天留些“機動時間”

在管理過程中，有的管理者容易犯這樣的錯誤：用各種活動把一天的時間表排得滿滿的，以致沒有一點“機動時間”處理可能出現的各種突發事件。比如，公司網絡系統突然斷網、員工操作出現事故，或突然被安排其他工作等。這些都是不可預料的。而一旦發生，就必須馬上處理。如果出現這種情況，管理者就不得不放棄計劃中的工作，來處理這些突發事件，而計劃中尚未完成的工作，就只能加進明日的工作表中。

因此，管理者在安排時間時一定要給自己留出15%～20%的“機動時間”。即使沒有發生突發事件，管理者也可利用“機動時間”處理一些較次要的問題;或與員工聯絡一下感情;也可休息一會，考慮一天工作中的得失等。這樣，管理者就可緊張而又不失輕鬆地完成一天的工作，從容地面對明天的挑戰。

　　將工作分派下去

在工作過程中，有時會出現這種現象：有的管理者工作能力很強，可他們卻過得很累。説到原因，其實很簡單，因為他可能扛着部門一半的工作，凡事都日理萬機，親歷親為。俗語“巧媽媽養出笨女兒”，説的就是這個道理。

其實仔細分析，如果部門中所有的事情都必須要領導過目審批，他自然就沒有時間做其他事情，而只能整天就泡在一堆瑣事中了。當然，授權並不等於不管，管理者還是要在執行過程中加以及時監督與指導。

同時心理學研究也發現，人在成長過程中，接觸的信息量越大，能力越強。也就是説，員工工作的過程，其實也是他們不斷成長的過程。雖然我們也許沒有察覺，但其實我們每天都會學到一些東西。因此，適當地授權員工，不僅可以增強他們對工作的控制感，提高自信心，也能將管理者從諸多的煩瑣事務中解放出來，從而有精力處理和應對更重要的工作和問題。

　　把屬於自己的時間“最大化”

“為什麼時間總是不夠用?”很多管理者都曾有過這樣的困惑?為什麼?因為，他們沒有把屬於自己的時間“最大化”。

所謂時間“最大化”，是指工作中專門抽出一段時間，並消除所有可能干擾工作的因素以讓自己專心地處理工作。舉一個例子，如果你總是被各種不必要或不重要的電話、會議所騷擾而不得不打斷自己的工作。要做到時間“最大化”，你可以嘗試這兩個方法：

第一，建議每天至少留給自己2小時的閉門時間，拒絕接待任何一個人，並充分利用這2小時做最重要的事。

第二，學會過濾。領導者必須學會時間過濾，比如哪些事是必須做的，哪些是可做可不做的，哪些可以丟棄不做，當有了一個比較清晰的劃分後，就可以騰出時間做該做的事，也不會感到時間不夠用。

　　從小處着手

從小處着手，可以體現在工作中的方方面面。比如，有不重要的客户拜訪，可以站着談話，這樣可以直入主題，而不給坐下的機會，自然沒有喝茶聊天、噓寒問暖造成的時間浪費;再比如，壓縮開會時間，規定每次會議不超過半小時，且一般在下午4點左右人易疲勞且工作狀態低谷的時候開會。同時，只要主要人員開會，以結果導向為主，不要在會議中闡述過多細節。因為一旦過分追逐細節，就將會導致時間的大量浪費!

人們常説：一年之計在於春，一天之計在於晨。作為企業的中流砥柱，如果能合理規劃、高效利用大到一年、小到一天的時間。相信，無論是員工、管理者還是企業都將蒸蒸日上，越走越好。