祕書工作的基本原則與要求

祕書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術工作原則：在工作中應遵循的規律並使之作為我們行為的準則。以下是關於祕書工作的基本原則與要求，希望大家認真學習!

　　一、祕書工作的基本原則

祕書工作的基本原則是指祕書人員在工作中必須遵循的規範和準則。這既是由祕書工作的特點決定的，也是由長期實踐積累所形成的。只有遵循祕書工作的基本原則，才能使祕書工作沿着正確的方向健康發展。

(一)準確周密原則

準確周密是對祕書工作的質量要求。因為祕書工作是直接為各級黨委和人民政府以及企事業單位、社會團體的領導工作服務的，它與領導工作活動有着密切的聯繫。所以，祕書人員必須以高度負責的精神，盡最大努力高質量地完成工作任務。

要保證祕書工作質量，最根本的就是要使祕書工作的各項內容及工作過程始終保持最佳狀態，避免產生紊亂現象。比如，在撰寫文稿的過程中，起草之前應深入進行調研工作，準備掌握第一手資料，摸清相關情況，認真領會領導意圖，把必要的準備工作做得紮實細緻;正式起草階段，則要準確體現黨的方針政策、準確領會領導意圖，準確反映實際情況，準確揭示問題的本質，不與黨的方針政策和國家法律規範及領導意圖相違背、相矛盾，更不捏造事實。在行文語言方面，更要做到概念準確，符合語法和邏輯準則，準確表達時間、空間、數字、機關名稱，規範使用標點符號等。草稿完成後，還應認真做好加工修改工作，確保文件的準確性和嚴密性。同時，在文件的處理過程中，收發、登記、分文、擬辦、繕印、審核等工作，都應該做到小心謹慎，避免錯漏和失誤。祕書人員在辦理調研、信息、協調、信訪、接待、值班、電話等各項具體工作時，應該秉持嚴謹認真的工作態度和紮實細緻的工作作風，最大限度地減少差誤，保證工作質量。

要確保祕書工作質量的全面優化，首先要樹立預防為主的思想。重視平時協調、事先預防，注意抑制和及時消除容易造成質量事故的因素。其次要實行全面質量控制。從祕書部門領導至一般祕書人員，都應注重質量控制，對祕書工作的全過程和祕書工作各個方面要進行全過程質量控制，同時也應對祕書人員的自身素質進行全方位控制。最後要嚴格實行崗位責任制，強化樹立祕書人員的質量責任意識，制定並嚴格執行祕書工作的各項規章制度。只有這樣才能創造出全面優質的祕書工作。

(二)迅速及時原則

迅速及時是對祕書工作的時效性要求。祕書人員在現實工作中，必須講求時效，力求以最小的投入、最少的時間，取得最好的效果。

迅速及時的原則應體現在祕書工作的各個方面。從公文起草工作來看，祕書人員在接到任務後，應抓緊時間進行承辦。如果遇到特殊緊急事項需要擬寫公文時，應優先辦理，以免耽誤工作。對於沒有明確時間要求的文件，也不應隨意延緩，公文文件都具有現行效用，在優先辦理緊急文件的前提下，對普通文件也應該及時進行處理，防止積壓。總之，辦文工作應該統籌安排，區別輕重緩急，儘量縮短文件在機關內的運轉週期。

由於祕書工作處於從屬地位，其工作往往呈現被動性的特點，因此這就需要祕書人員在解決問題或處理工作時，更要注重時效性。例如，從領導決策的要求來看，祕書人員應在決策之前提供有關信息;待決策形成之後，根據領導要求立即着手公佈實施，及時發揮決策的作用;若部門之間產生矛盾和工作掣肘現象時，祕書部門應當及時進行溝通協調。而在實際工作中遇到突發事件時，領導者需要迅速作出反應，此時則需要祕書部門及時提出處理建議，直接辦理一些具體事務，避免造成更大的損失。

在工作中堅持迅速及時的原則，需要祕書人員準確掌握以下幾點：第一，切實全面提高政治和業務素質，增強事業心和責任感，牢固樹立服務觀念，時刻以領導工作的需要為先，強化時效觀念，以敏捷迅速的工作作風對待工作中的各項任務;第二，加大科學管理力度，健全並嚴格執行祕書工作中的規章制度，加強工作的條理性和計劃性，區分工作事項的輕重緩急，實現祕書工作的科學化、制度化和規範化管理;第三，加大祕書機關機構體制改革力度，精簡辦公機構，簡化辦公手續，改善辦公人員結構，提高祕書人員素質;第四，講求科學的工作方法，努力推進祕書工作的現代化、標準化進程。

(三)安全保密原則

安全保密原則既是對祕書人員的工作要求，也是祕書工作必須堅持的重要原則。我們黨和國家歷來十分重視安全保密工作。1951年《關於加強保守黨和國家機密的補充決定》中明確指出：保守黨與國家的機密，乃是關係全黨、全軍、全國人民的重大利益問題。各級黨委必須重視保密工作，並將這項工作作為自己經常注意的工作之一。1986年我國正式頒佈了《中華人民共和國保守國家祕密法》，既從法律上嚴格規範了保密工作，也為祕書部門做好保密工作提供了法律依據。

由於祕書部門屬於機關的核心要害部門，其職責範圍和工作職能決定了祕書人員涉密最頻繁、知密最廣泛、懂密最深刻。這也意味着祕書部門的人員比其他部門的工作人員更加需要重視保密工作。如果祕書人員因為思想意識方面的疏忽導致重大機密泄露，勢必嚴重危害黨和國家的安全，危害人民的利益，給我國社會主義現代化建設事業造成重大損失。即使是對於單位內部或社會生活管理方面的文件、資料，祕書工作人員也不能放鬆思想戒備，要時刻牢記保密原則對於祕書工作的重要性和必要性。

堅持祕書工作的安全保密原則需要深刻把握以下幾點：第一，毫不放鬆對於祕書人員的保密思想教育工作，增強祕書人員樹立保密意識的觀念，使其在日常工作中切實做到守口如瓶，知密不泄密;第二，建立健全祕書工作中的保密措施工作。例如一切尚未公佈的機密文件，經手辦理的祕書人員，不得與無關人員談論;絕密文件應有專人負責和專門設備保管;不得擅自將祕密文件攜帶外出或帶回家庭、宿舍存放，以免造成失密泄密;此外還要保證機密信息本身的安全，不失密、不泄密。第三，應該採取一系列有效措施，保證文件在印製、校核、傳遞等工作環節手續嚴格健全，按照規章辦事，堵塞一切可能出現的漏洞，防止黨和國家機密受到損失。

(四)實事求是原則

實事求是是一切工作必須遵守的基本原則，而對於直接為領導工作服務，為領導提供決策依據的祕書工作來説，更應當嚴格堅守。這一原則在祕書工作中的具體體現就是要堅持原則、説真話、説實話、為領導和人民辦實事，一切從實際出發，按照實事求是的思想路線來開展工作，思考和處理問題。這是因為，我們的黨和人民政府是代表廣大人民利益，為人民服務的，而作為直接為各級領導機關服務的整個祕書隊伍，要通過為領導工作的順利運轉服務，來實現為人民服務的宗旨。

貫徹實施祕書工作中的實事求是原則，我們需要牢記以下幾點：第一，簡政放權，簡化行政機構層次，規範機關管理職能。同時加強法制建設，嚴格依法辦事，減少工作中的任意性;第二，倡導深入實際、求真務實的工作作風，反對文牘主義作風。第三，彙報調研結果或具體工作時，應堅持原則，實事求是，提供真實可靠的材料;第四，建立正確的信息觀，瞭解自身工作與其他機關或部門的合理信息需求，學習並掌握多種信息溝通手段，嚴格控制文件和會議的數量與質量，努力改進文風、會風，同時擴展祕書部門的信息資源共享功能。

　　二、祕書工作的基本要求

(一)堅持祕書工作的“三服務”指導思想

根據指導思想，我國祕書工作的指導思想確立為：圍繞黨的總目標、總任務，做好“三服務”，一是為領導和領導機關服務;二是為與本機關相關的`各個部門機關服務;三是為人民服務。“三服務”是對上述這種指導思想的簡稱。

1.為領導和領導機關服務

所謂為領導和領導機關服務，是因為我國祕書工作的領導體制規定了各個層次的祕書部門和祕書人員都直接對本機關領導負責，是本機關領導人或領導羣體的直接辦事機構和工作助手。因此，祕書部門最直接、最主要的工作就是為領導和領導機關服務，這集中體現了祕書部門的從屬地位。比如，為直接領導撰寫講話文稿;安排領導活動;根據領導工作要求展開對內外、上下的各種綜合協調工作等。這些方面的工作均體現着祕書工作為領導和領導機關的服務，其服務的質量和成效直接影響着本機關領導者和領導羣體的工作運轉狀況。

2.為與本機關相關的各個部門和機關服務

為與本機關相關的各個部門機關服務是由祕書部門的服務對象所決定。因為祕書部門所服務的各個機關之間分別存在着隸屬關係、業務指導關係、平行關係等，其之間必然存在相互溝通、交流信息、彼此協作配合的需求，祕書部門自然要承擔為與本機關相關的各個部門機關服務的職能，如貫徹落實上級機關下達的指示、決定，及時反饋信息;為下級機關、平級機關及其領導者提供大量信息和資料方面的服務等。

總之，“三服務”的指導思想揭示了我國社會主義新時期祕書工作，特別是黨政祕書工作的根本宗旨，體現了黨和國家對祕書工作的根本要求，也為我國祕書工作的改革與發展提供了根本動力，同時也為我國祕書工作的健康發展指明瞭根本方向。“三服務”指導思想的確立，是我國祕書工作發展史上的里程碑。

(二)實現祕書工作的“四個轉變”

“85·1”座談會在確立祕書工作“三服務”指導思想的同時，也提出了實現我國祕書部門“四個轉變”的改革要求，明確了我國祕書工作加快改革發展的新方向，即“第一，從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事，又出謀劃策。第二，從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息。第三，從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理。第四，從被動服務轉變為主動服務。”“四個轉變”的要求，着眼於新時期領導工作的實際需要，從我國祕書工作的新形勢、新任務的需要出發，具有不可低估的理論和實踐意義。

“四個轉變”首先強化了祕書工作的參謀職能，其要實現的目標是“出謀劃策”、“綜合處理信息”、“實行科學化管理”、“主動服務”等，充分發揮祕書工作的參謀助手作用，以適應新時期、新形勢、新任務的要求;其次強調了對祕書工作要實現“科學化管理”的目標，其基本內容體現在實現規範化、制度化和科學化，使祕書工作的工作方式和方法達到最佳狀態，按照規定的程序辦事。“四個轉變”的內容前後相連，強調後者，並非否定前者，而是在前者的基礎上加以改革創新，實現新的標準的跨越。

“四個轉變”有利於改變長期以來對於祕書部門和祕書人員的思想和手腳的過度束縛，有利於祕書部門和祕書人員發揮“智囊團”、“思想庫”的作用。在新時期下，祕書部門和祕書人員要處理好繼承與創新的關係，既要重視以往的好經驗和好傳統，又要勇於探索，提煉新的經驗和做法。

(三)實現祕書工作的“三化”

祕書工作的“三化”要求是指“要形成規範化、制度化、科學化的工作程序和工作方法，保證每個環節和每項工作都有章可循。”這是基於在改革開放的新形勢和新任務下，祕書工作所面臨的新問題和新特點而提出的。

首先，實現祕書工作的規範化，從根本上就是要求祕書部門和祕書人員，本着對事業負責，對人民利益負責的態度，在完成各項任務的過程中，實踐為人民服務的根本宗旨。這是祕書工作規範化的基本出發點，也是實現祕書工作業務規範化的根本保證。在具體的實踐工作中，則是要求祕書工作要全面提升質量標準，讓每項工作和每個環節均符合所指定的標準和操作規範，避免人為因素和不良作風的影響。

其次，實現祕書工作的制度化，是要使祕書工作符合黨和國家民主集中制的根本組織原則。明確黨政機關的祕書工作不是僅僅為領導者個人服務，而是建立在為領導集體服務的基礎上的;不是按照純粹的個人意志實現工作運轉，而是為了保證黨內生活秩序和國家機關正常工作秩序而實現工作運轉的。在具體的實踐工作中，則是要建立規範的祕書工作制度流程，實行崗位職責分工，落實責任制，做到人有專職，事有專管，嚴格按照有關制度和程序辦事。

最後，實現祕書工作的科學化，是指祕書部門在為領導服務的過程中，要注重認識事物的本質，按照客觀規律處理和解決實踐中發生的各種問題，善於摸索並遵循祕書工作的內在規律性要求，運用科學有效的工作方法促進自身的建設和發展。

實現祕書工作的規範化、制度化和科學化，是一項系統且長期的工作，是一個不斷追求、自我完善的過程，更是一項需要不斷學習、積累、實踐和總結的過程。