文祕的工作原則與要求
祕書部門是一個工作整體,為了有效而全面地實現自己的職能,這就要求每一位祕書人員,尤其事祕書部門的負責人遵循正確、科學的工作原則與要求,那麼文祕的工作原則與要求有哪些呢,一起來看看!
1、明確職責、權限、目標、任務
每一個機關或單位的領導部門都應根據本機關、本單位的性質、總目標、總任務來確定祕書部門的職責範圍和權限大小;確定某一時期內祕書部門的目標、任務和工作要求。祕書部門則應確定每個祕書人員的職責、權限、具體工作目標和工作任務,做到既分工明確,又配合密切。
2、制定祕書工作的各項制度和標準
不論是常規性工作,如文書工作、檔案工作、信訪工作,或是臨時性工作及靈活性較大的'工作,如會議工作、調查研究工作、接待工作,祕書部門都應制定明確的規章制度和工作標準,使之事事有規可循,有章可依,工作應有質量標準和時限要求。
3、分清主次,有條不紊
祕書工作頭緒繁多,千變萬化,又往往事無鉅細,紛至沓來。祕書部門做工作不能鬍子眉毛一把抓,也不能頭痛醫頭,腳痛醫腳,整日忙於應付,疲於奔命。祕書人員必須頭腦冷靜,熟悉業務,根據任務輕重,時限長短,或者根據領導指示,區分主次緩急,把工作做得有條不紊,井然有序。
4、科學地安排工作程序
祕書部門應根據本單位的工作實際、工作習慣,以精簡為原則,科學地安排各項祕書工作程序。廢止繁文縟節,取消重複的、虛設的工作環節,防止工作脱節和混亂現象,力求工作程序的簡潔、嚴密和清順,提高工作效率。
5、準確細緻,切實無誤
祕書部門和祕書人員應認識到自己的工作責任重大,關係到整個機關、單位的得失成敗,要真正起到助手作用,使領導無後顧之憂,因此做任何工作都必須準確細緻,切實無誤。
6、迅速果斷,講求時效
祕書工作繁重而瑣碎,祕書人員的勞動是一種腦力與體力相結合的高度緊張的勞動,又往往加班加點。祕書做工作必須抓緊時間,反應敏捷,操作迅速、準確,講求時效。職責範圍之內的事情要敢於負責,果斷處理;職責範圍之外的工作要及時請示,從速辦理。不可消極等待,不可敷衍了事,更不可拖拉積壓。
7、忠於職守,安於職分
不論是政府機關或是企事業單位的祕書,工作都必須忠於職守,終於機關、單位、領導的政治利益、經濟利益和社會效益。祕書做工作才應該安於職分,甘心當好助手、配角,甘做幕後英雄。既要在職責範圍之內積極主動工作,努力向上,又不可越俎代庖,擅作主張,更不可狐假虎威,借權謀私或有個人野心。
8、加強教育、管理,不斷提高素質、能力
祕書部門對祕書人員既要充分信任,合理使用,做到“人適其職,職得其人”,又要對祕書人員加強管理和教育,提高他們的思想修養、工作責任心和職業道德觀念。既要讓祕書人員在實際工作中積累經驗,鍛鍊能力,提高水平,又要創造條件,讓祕書人員參加各種形式的培訓、進修,以更新知識,提高素養和能力,使他們得到晉升、獎勵和加薪的機會。
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