日常接待工作注意事項

1.接待工作是對部門工作狀態的檢驗。接待是一種服務性質的工作，搞好接待工作自然要起很大的作用。

2.在接待來訪者時，不僅要表現出禮貌、熱誠的歡迎態度，而且應反映出良好的專業素質——對來訪者所提供信息的關心與敏感，準確地記錄，在可能的情況下作出必要的承諾，請對方留下詳細的通訊地址或聯繫電話。不管來訪者的要求是否合理、態度是否友好，公司有無可能滿足其要求，接待人都應使對方感覺到，自己非常尊重、理解和同情他，很願意盡心盡力為他排憂解難。

3.公關人員應根據來訪者的不同情況，認真負責地及時向有關部門或最高決策者反映，並提出建議；在得到明確答覆後，還要不斷督促相關方面進一步採取有效措施，解決來訪者提出的問題。

4.儘量按承諾的時間，將部門有關工作的進展情況，及時通報給來訪者；即使問題確實無法解決，也應實事求是地向對方説明原因，希望對方予以諒解。過若干時間，還應主動與來訪者聯繫，徵詢其意見和建議，以示組織對來訪者的關心和重視，爭取他們的理解和滿意。

日常接待工作注意事項 [篇2]

一、日常接待工作規範

（一）預約客人來訪

1、迎接禮儀

①看到有客人進入，應立即招呼來訪客人：應該認識到大部分來訪客人對公司來説都是重要的，要表示出熱情友好和願意提供服務的態度。即使是在打電話也要對來客點頭示意，但不一定要起立迎接，也不必與來客握手。

②主動熱情問候客人：打招呼時，應輕輕點頭並面帶微笑。如果是已經認識的客人，稱呼要顯得比較親切。

③陌生客人的接待：陌生客人光臨時，應主動招呼並詢問其姓名及公司或單位名稱。通常可問：”您好，請問您是哪家公司？請問您找我們公司哪位員工呢？

2、接待禮儀

接待客人要注意以下幾點：

①客人要找的員工不在公司時，要明確告訴對方該員工到何處去了，以及何時回本單位，必要時可打電話詢問該員工何時回公司。如果確認員工無法短時間回來，請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方到對方單位去。

②客人到來時，我方負責人由於種種原因不能馬上接見，要向客人説明等待理由與等待時間，若客人願意等待，就安排客人在接待區，同時向客人提供茶水、報紙或雜誌。（不能讓客人在公司內部隨意走動，特別是辦公區域。）

③接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。

2017年第1版

在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。

在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在後面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在後面，上下樓梯時，接待人員應該注意客人的安全。

接待室的引導方法。當客人走入接待室，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下後，才能行點頭禮後離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座（一般靠近門的一方為下座）。

④客人入座後，需數好來人數，並詢問客人是喝茶還是喝水，立即準備茶水奉上，或會客時間較長，中途每隔二十分鐘需加水一次。

（二）不速之客的接待

有客人未預約來訪時，不要直接回答要找的人在或不在。而要告訴對方：“讓我看看他是否在。”同時婉轉地詢問對方來意：“請問您找他有什麼事？”如果對方沒有通報姓名則必須問明，儘量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與同事見面。如果客人要找的人是公司的領導，就更應該謹慎處理。

（三）電話禮儀

1、電話接聽技巧

①目的

當我們接聽電話時應該熱情，因為我們代表着公司的形象。 ②左手持聽筒、右手拿筆

大多數人習慣用右手拿起電話聽筒，但是，在與客户進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。應提倡用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕鬆自如的達到與客户溝通的'目的。

③電話鈴聲響過三聲之內接起電話。

④注意聲音和表情

説話須清晰，正對着話筒，發音準確。不能大吼也不能喃喃細語，並儘量用熱情和友好的語氣，語速平緩。使用禮貌用語“您好，佳度商貿” “請問有什麼可以幫忙的嗎？”“謝謝您”，“不用謝”“再見”。

⑤複誦來電要點

電話接聽完畢之前，不要忘記複誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應該對會面時間、地點、聯繫電話、區域號碼等各方面的信息進行核查校對，儘可能地避免錯誤。

⑥最後道謝

最後的道謝也是基本的禮儀。

⑦讓客户先收線

在電話即將結束時，應該禮貌地請客户先收線，這時整個電話才算圓滿結束。

⑧當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應儘快和通話對方致歉，得到許可後掛斷電話。不過，電話內容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然後繼續通話。

（四）注意事項

1、離座和外出

前台接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久，一般不能超過10分鐘。如果是因為特殊原因需要外出時，應該先找妥代辦人，並交待清楚接聽電話的方法等。

2、閒談與交談

應該區分閒談與交談。前台人員應該儘量避免長時間的私人電話佔線。更不應該出現在前台與其他同事閒談的場面。