書文立卷應遵循的原則有哪些？

【摘 要】公文立卷即靈活地結合運用公文材料的問題特徵、作者特點、文種特徵、時間特徵、地區特徵、通訊特徵，將具有共同特徵和密切的內在聯繫的文件組合成一個案卷，同時適當照顧文件的保存價值，並將處理完畢的具有考查和保存價值的文件材料，按其在形成過程中的聯繫和規律組成案卷。具體到文書立卷就是一個區分組合的工作，那麼哪些文件應該彼此去分開來，哪些文件又應組合成一體立案成卷呢？這就有一個文書立卷所要的原則。

關鍵詞：立卷 保存價值 原則

我國檔案工作者在長期的實踐中不斷探索、不斷認識，總結出我國文書立卷工作所必須遵循的基本原則：“就是根據文件的形成特點，保持文件間的歷史聯繫，適當照顧文件的保存價值，便於保管和利用。”從而我們看出，制定這一原則的根本目的在於文件的保管和利用，且提出了區分和組合文件的兩項基本要求，一是根據文件的形成特點，保持文件間的歷史聯繫，二是適當照顧文件的保持價值，下面分別進行論述。

1、文件的特徵和文件間的歷史聯繫

文件的形成有自己的規律，並由這個規律所制約。各種不同文件的產生都有其一定的特點，如領導的批覆是由下級機關報送了需要請示的事項後產生的。請示又是由於工作中出現了需要上級機關審批、批准的事項產生的。工作中沒有需上級審批的具體問題也就沒有必要產生請示這種文件。同樣，沒有下級呈送的請示也不可能產生上級機關的批覆。這就是請示和批覆的特點。另外想會議文件，如大會記錄、領導講話、開幕詞、閉幕詞、會議記錄、會議紀要等都是召開會議的產物。不召開會議也就無所謂會議文件，這就是會議文件的形成特點。再有想命令、規定辦法等文件，都帶有強制執行的性質，這些文件的產生，都是由於文件的制發機關需要對某些活動加以必要的規範約束。工作中有這種需要才產生了這類文件，這是它的共同的形成特點。

對各種不同的文件的產生過程進行考察後我們發現，某些文件的形成特點是相同的，這些有着共同的形成特點的文件，它們之間就存在着必然的聯繫，這種聯繫是一種客觀的存在，文件間的這種聯繫就是歷史聯繫。

各種文件之間的歷史聯繫，是由文件形成過程中的不同特點所決定的，在文件立卷的理論中，文件的特點稱為文件的特徵。文件的特徵是文件間存在的歷史聯繫的基礎，要保持文件間歷史聯繫，首先要認識文件的特徵，然後才能把特徵不同的文件區分開來，把特徵相同的文件集中起來組合成合成案卷。

文件在形成的過程中，受很多因素的影響，這些因素的影響，是文件本身帶上各種不同的特徵，從不同角度分析，可得出許多不同的結論，那麼與文書立卷原則有直接影響的因素，有哪些呢？

1.1問題特徵

問題特徵指文件內容上的特點，即文件內容所反映的不同事物。如某一件事、某個人物、某項任務、某種性質的工作活動等，必須要進行辦理的，辦理過程中又一定要形成文件，文件就是要圍繞事物的辦理提出問題、調查問題、分析問題、解決問題，所以文件的內容也必須含有各種問題，不反映問題的文件就成了沒有內容的文件。按問題特徵特徵立卷就是把反映同一事件、人物、任務、工作活動的文件組合在一起立卷，以保持同一問題有關的文件之間的歷史聯繫。例如：某同志被授予勞動模範稱號，在本單位內形成了一系列文件，包括上級機關關於評選老大模範的通知，本單位報送名單的報告，介紹該同志事蹟的典型材料，對該同志模範事蹟的調查報告，領導機關的審批決定等等。這些文件都是圍繞着某同志被授予勞動模範稱號而產生的文件，它們的內容反映的是同一問題，所以這些文件要與其他文件區別開來，集中到一起組合成卷。另，專業討論會上形成的文件，同一次會議中產生的'，它們的內容反映的都是該次會議所要討論的問題，這是同一個問題。所以這些文件在立卷時必須分別組合在一起，這樣才能保持文件間的歷史聯繫。

1.2作者特徵

文件都是有自己的制發機關。作者特徵就是指制發文件的機關，把同一個作者所制發的文件組合成卷，有利於反映一個機關的全部工作內容，其形成的文件許多都反映了機關工作的特點。如請示與批覆、報告與請示、問函與覆函等，這類文件的特點是有來有往、有問有答。一來一往的文件，其內容是針對同一問題的，必須合併組卷才能反映問題處理的全過程。

1.3時間特徵

文件的時間特徵有兩層含義，一層指文件的形成時間，另一層是文件內容所針對的問題時間，按時間特徵立卷就是把屬於同一時間階段內的文件組合成案卷。如；1996年召開的會議，1997年才整理出會議的紀要，這就需要結合文件內容等進行具體的分析研究，這樣才能確立文件立卷時的歸屬年代。

1.4名稱特徵

名稱特徵指文件的名稱。由於文件的名稱在一定程度上反映了作者與立案機關的地位關係和文件內容的性質，所以名稱也是立卷時應當考慮的一個因素。由於文件的作者與設文機關之間的級別關係對文件的名稱特徵的有着一定的制約作用。文件的名稱特徵在一定程度上反映了文件的內容。

文件的名稱持有兩方面的特點和作用，因此在立捲過程中應考慮文件的名稱特徵之間的聯繫，把名稱特徵不同的文件適當分開，把文件名稱特徵相近或相同的文件適當集中組合成卷，便於我們瞭解文件內容，方便以後查考利用。

2、照顧文件的保存價值

文件的保存價值即文件對日後工作的查考利用價值，有時也稱文件的價值。同一單位其工作中形成的文件價值是有區別的。有的文件價值較低，只需短期內保存。有的文件價值較高，則要長期或永久地保存下去。文件保存價值的大小主要受兩方面因素的影響，一是文件作者的級別，二是文件本身的內容。立卷時要區分文件的保存價值，區分作者的級別，從文件內容的需要程度入手。

2.1區別作者的級別

由於不同級別的機關來文內容對本機關日後工作的查考利用價值有很大區別，所以在立卷時如有可能儘量把它們分開立卷，這樣便於工作查找，有利於減少存檔重複及有利於文件在本機關長期保存。

2.2區分文件內容的重要程度

2.3區分文件保存價值的必要性

結束語：文件保存價值不同，需要保管的時間長短也不同，根據文件作者的級別區分文件內容的程度，我們必須遵守文書資料檔案的各項原則，在文件立卷時主要其價值，這並不等於破壞文件反映問題的完整性。合理地、科學地作好文件資料存檔立卷工作，時從事文件檔案工作人員應具備的級別素質，因此我們應不斷學習、深化、更新本專業知識水平，力求將這一工作搞的更好。