前台接待人員崗位的職責
一、電話接聽
電話機旁備紙、筆,主動提供留言服務,隨時準備記錄來電者提出的要求和幫助解決事項。尤其對來電者的姓名、電話、時間、地點、事由等重要事項認真記錄並及時轉達有關部門和責任人。
外線電話
1、電話振鈴三聲之內必須接聽;
2、接聽電話時口齒清晰,需用普通話:“您好,博林駕校,”並及時記錄對方信息及來電時間。忌以“喂”開頭。如果因故遲接,要向來電者説:“對不起,讓您久等了”。前台接起電話時要保持良好坐姿,聲音不急不慢,並保持輕鬆、愉快的音調,不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至説粗口。接電話中,要勤説“您好”、“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞;
3、如果找其人不在辦公室,應及時迴應“您好,***現在不在,請問可否聯繫其他工作人員。”
4、如果對方不願意聯繫其他工作人員,應迴應:“請問您有急事嗎?可否留下你的聯繫方式,我會及時幫您通知”。並謹慎告知對方其所要找人員的手機號碼。(公司工作人員的聯繫方式不得隨意透露)。如果對方同意留下聯繫方式,應記錄好並及時通知相關工作人員;
5、如果對方同意聯繫其他的工作人員,應告知辦公電話;
6、在接到投訴電話的時,要注意禮貌語用和説話口氣,積極的為學員解決問題,主動的留下學員的電話,及時的反應給領導或者領班;
7、任何情況下不能和學員起衝突;
內線電話
1、電話振鈴三聲之內須及時接聽;
2、接電話時口齒清晰,需用普通話:“您好,博林駕校前台,請問有什麼事情需要幫忙嗎?”;
二、來訪人員接待
1、來訪人員進入大廳後前台人員需禮貌待客,起身微笑服務。笑容自然、舒適、真誠。 禮貌用語:“您好,請問有什麼可以幫您嗎?、請問你找哪位?”
2、如有預約應及時電話確認,在不離開工作崗位的基礎上有效地把來訪者指引到相關部門;
3、如來訪者沒有預約,電話確認是否同意接待;
4、如來訪者知道找誰,但沒有預約,前台須打電話詢問,告訴相關同事或領導。***單位的*** 來訪,不知道是不是方便接待。(規章制度 )在不方便的情況下,處於對來訪者的禮貌和方便,應委婉拒絕並及時送客。“對不起!您所找的人員現在不在位上,需要轉達你的訊息嗎?等他回來後我會及時通知他”;
5、如同意接待,做好來訪人員登記,在不離開工作崗位的基礎上有效地把來訪者指引到相關部門;
6、如要找的人在忙,可以請其稍等,引領來訪者入座倒水;
7、如果等了很長時間,訪客要找得人還在忙,要關照一下來訪者並向其説明,不要扔在那裏不管;
三、日常行為
1、應主動跟進出公司的`領導問好。
2、主動溝通和協調各部門之間的關係,對職權範圍外的工作及時彙報;
3、管理好前台的設備,如發現設備使用不正常時應及時向相關人員彙報,並及時處理;
4、維護好前台衞生。文件資料要分類管理、保持接待區域內的衞生;
5、每日到達工作崗位後,應對自己的工作部位及工作範圍進行清潔和整理,做好工作前的準備工作。
四、公司前台禮儀規範
1、面帶笑容,保持開朗心態,有利於營造和諧、融洽的工作氛圍;
2、保持身體清潔衞生,這不僅是健康的需要,更是文明的表現,有利於與人交往;
3、頭髮梳理整齊、面部保持清潔;男員工不能留長髮、女員工不化濃粧;
4、保持脣部潤澤、口氣清新;
5、手部乾淨,指甲修剪整齊,男員工不留長指甲、女員工不塗抹鮮豔指甲油;
6、可以使用清新、淡雅的香水。
五、前台行為規範
1、舉止文明大方,注意坐姿、站姿
2、禁止打鬧嬉戲、嚴禁上班時間聚眾聊天、大聲喧譁
3、注意文明辦公,嚴禁上網聊天
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