文祕接待工作中的注意事項

導語：祕書部門是組織的窗口，祕書有大量的人際往來活動，必然會產生大量的接待工作。小編為此整理了幾點接待的注意事項，歡迎參考！

1、“出迎三步，身送七步”是迎送客人最基本的禮儀。祕書見有客人來訪，應積極主動向前搭話，熱情詢問來意。一般來客都會或多或少會有點拘束，有時候也會不知道説什麼，顯得侷促不安，這時候祕書要禮貌與之交談，使之不感到緊張。祕書請來客就坐，奉上茶水。客人走時，祕書可以説一些挽留的話語，歡迎他下次的光臨。

2、接待有三聲。“來有迎聲，問有答聲，去有留聲”。在見到客人時，祕書首先要問候“一路辛苦了”，“歡迎您來我們公司”等等。之後可以向對方作自我介紹，對方詢問的問題，祕書人員要誠實地回答，但需要注意的是要維護本公司的形象和利益。來訪者離開時，祕書人員必須熱情的説：“歡迎來我們公司視察，一路走好”等。

3、祕書在接待客人時要注意自己的着裝打扮，穿不正式的服裝會客是不禮貌的，肢體語言要得當、自然、動作不要過大。祕書的站姿和坐姿要合乎規範，讓客人感到舒適自然。

4、注意佈置會客室。會客室應當莊重大方，主要的裝潢、陳設的色彩不宜過多，最好不要超過三種。色彩過多會使客人眼花繚亂，無所適從。同時，不要選過於沉悶的'白色、灰色、黑色，也不要選濃烈的紅色、黃色，也不要選給人以輕浮之感的粉色、金色、銀色，以藍色、草綠為宜。

5、3S動作迎客法。“stand，stare，smile”。“stand”的意思是站起來，當看到有客來訪時應馬上起立，快步迎上去，並送上親切的問候，比如“您好”“請問您有什麼事”等；“stare”的意思的是“注視”，和來訪者交談的時候一定要注視着對方，如果隨便的東張西望，會讓來訪者覺得你不尊重他。”smile”的意思是“微笑”。微笑表現充滿自信。面帶微笑，表明對自己的能力有充分的信心，以不卑不亢的態度與人交往，使人產生信任感，容易被別人真正地接受，另外微笑表現真誠友善。微笑反映自己心底坦蕩，善良友好，待人真心實意，而非虛情假意，使人在與其交往中自然放鬆，不知不覺地縮短了與來訪者的心理距離。微笑為深入的溝通與交往創造和諧、温馨的良好氛圍。笑的時候，應當做到表裏如一，令笑容與自己的舉止、談吐相輔相成，錦上添花。

6、以靜制怒，以柔克剛。祕書人員碰到脾氣暴躁的來賓，要冷靜對待和處理，始終面帶微笑，熱情為其倒茶、讓座。之後慢慢安撫對方情緒，“以情動人，以理服人”。妥善解決問題，維護公司形象。