有效溝通中的信息溝通方式
溝通是人際關係建設的永恆話題,溝通也是項目得以順利開展的有力保障。一項調查表明,項目管理人員有70%左右的時間花在信息溝通上,可見“信息溝通”在項目建設過程中的重要性。以下結合作者的工作經驗,總結出“團體溝通”和“個體溝通”幾種經常採用的方式及這些方式的適用情境,供大家參考。更多信息敬請關注相關欄目。
一、團體溝通
“團體溝通”,顧名思義是指至少三人以上參加的信息溝通活動。團體溝通主要有以下兩種常用的溝通方式:會議溝通和E-Mail(或書面)溝通。
1、會議溝通
“會議溝通”是一種成本較高的溝通方式,溝通的時間一般比較長,因此常用於解決較重大、較複雜的問題。如下的幾種情境宜採用會議溝通的方式進行:
(1)需要統一思想或行動時(如項目建設思路的討論、項目計劃的討論等);
(2)需要當事人清楚、認可和接受時(如項目考核制度發佈前的討論、項目考勤制度發佈前的討論等);
(3)傳達重要信息時(如項目里程碑總結活動、項目總結活動等);
(4)澄清一些謠傳信息,而這些謠傳信息將對團隊產生較大影響時;
(5)討論複雜問題的解決方案時(如針對複雜的技術問題,討論已收集到的解決方案等)。
2、E-Mail(或書面)溝通
“E-Mail(或書面)溝通”是一種比較經濟的溝通方式,溝通的時間一般不長,溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場地的限制,因此被我們廣泛採用。這種方式一般在解決較簡單的問題或發佈信息時採用。在計算機信息系統普及應用的今天,我們很少採用紙質的方式進行溝通,因此以下只針對“E-Mail”的溝通方式進行總結。如下的幾種情境宜採用E-Mail的溝通方式進行:
(1)簡單問題小範圍溝通時(如3~5個人溝通一下產出物最終的評審結論等);
(2)需要大家先思考、斟酌,短時間不需要或很難有結果時(如項目組團隊活動的討論、複雜技術問題提前知會大家思考等);
(3)傳達非重要信息時(如分發周項目狀態報告等);
(4)澄清一些謠傳信息,而這些謠傳信息可能會對團隊帶來影響時。
二、個體溝通
所謂“個體溝通”,是指兩人之間的溝通。個體溝通主要有以下三種常用的方式:當面溝通、電話溝通和E-Mail(或書面)溝通。
1、當面溝通
“當面溝通”是一種自然、親近的溝通方式,這種溝通方式往往能加深彼此之間的友誼、加速問題的冰釋。如下的幾種情境宜採用當面溝通的方式進行:
(1)彼此之間的辦公距離較近時(如兩人在同一辦公室);
(2)彼此之間存有誤會時;
(3)對對方工作不太滿意,需要指出其不足時;
(4)彼此之間已經採用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解決時。
需要提醒注意的是:溝通雙方如果距離不是很遠,請優先採用當面溝通的方式。我有時看到溝通雙方的距離不過一二十米還採用電話溝通的方式,這是非常不可取的。
2、電話溝通
“電話溝通”是一種比較經濟的溝通方式。如下的幾種情境宜採用電話溝通的方式進行:
彼此之間的辦公距離較遠、但問題比較簡單時(如兩人在不同的辦公室需要討論一個報表數據的問題等);
彼此之間的距離很遠,很難或無法當面溝通時;
彼此之間已經採用了E-Mail的'溝通方式但問題尚未解決時。
需要特別注意的是:在成本相差無幾的情況下,請優先採用當面溝通的方式。
3、E-Mail(或書面)溝通
“E-Mail(或書面)溝通”是一種最經濟的溝通方式。溝通的時間一般不長,並且不受場地的限制,因此被我們廣泛採用。這種方式一般在解決較簡單的問題或互相知會一些信息時採用。在計算機信息系統普及應用的今天,我們很少採用紙質的方式進行溝通,因此以下只針對“E-Mail”的溝通方式進行總結。如下的幾種情境宜採用E-Mail溝通的方式進行:
(1)小問題溝通時(如雙方討論一下某函數的使用語法等);
(2)複雜問題需要藉助“書面”才能表達清楚時(這類問題往往需要採用書面表達和口頭表達相結合的方式);
(3)需要對方先思考、斟酌,短時間不需要或很難有結果時(如請教對方一個技術問題時先將問題告知對方等)。
需要特別注意的時:在E-Mail來回多次而問題尚未得到解決或甚至引起誤解時,一定要及時終止E-Mail這種溝通方式,改用電話溝通或當面溝通的方式進行。
需要特別指出的是,個體之間溝通時,儘量多采用當面溝通的方式進行。“能當面溝通的,就不要採用電話溝通;能電話溝通的,就不要採用E-Mail溝通”,這是“個體溝通”方式的基本選用原則。
“溝通無極限”,靈活運用溝通方式是一項難得的技能。但願以上的文字,能給我們的工作帶來借鑑。
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