祕書人員如何領會領導意圖

祕書工作一個很重要的特點，就是“遵旨行事”，是接受了領導的指示以後，才去開展各項工作，是“要我辦”而不是“我要辦”。祕書工作的這種“受命性”特點，要求我們必須認真理解領導的思想，準確領會領導的意圖。

　　一領會意圖的實質

領會意圖是祕書職業道德的基石。祕書工作的本質意義，就是服從領導的決策，忠實既定意圖，並將其轉化為具體有效的行動。因此，祕書應尊重領導的意見，認真領會基本觀點，不草率、不走樣，準確把握、嚴格遵循其思想脈絡，合理安排，精確籌劃，切實實現領導意圖。

當然，祕書對領導意圖的服從，不是盲從、屈從。當領導的交代含糊不清、詞不達意時，應在忠實其意的前提下，適當融匯、提煉、加工、完善;當領導的交代籠統、粗疏、誤漏時，要適當補充和修正，使之具體、嚴密、準確，而不應依葫蘆畫瓢，將錯就錯。倘若發現個別領導在交代中歪曲事實，無中生有，捏造成績，掩蓋錯誤，有可能損害機關威信和羣眾利益時，祕書要出以公心，提醒、勸誡，大膽“進諫”，不應事不關己，緘口不言，更不可曲意逢迎，拿原則做交易博取領導歡心。

領會意圖是祕書參謀輔政的前提。祕書進行的工作，實際上是在領導決策中發揮參謀助手作用。機關中，祕書開展工作的情況大體有如下幾種：一是無交代程序和具體意圖，可由祕書視實際情況開展工作。這類工作一般只涉及機關日常具體事務，較為簡單，它們多由工作人員按照領導平時的管理思想，遵循一般管理程序，根據實際情況自行處理。二是有交代程序和辦事意圖，需要祕書忠於領導意圖。這類工作一般涉及機關重要事務，較為複雜。三是有交代程序但無具體意圖，需由祕書先根據領導的粗略交代擬出方案，再交機關領導集體或領導人議定或審定。這類工作都較為重要，只是領導集體或領導人對具體意圖尚無成熟思考，要先由祕書設想具體意圖並提供初步方案。

無論哪種情況，祕書都需要運用自身的基本素養，調動自己掌握的多種知識和有關情況綜合進行嚴密思考。要針對意圖，或拾遺補闕，對領導意圖某些欠周密、欠妥當的地方，給予彌補、修正、完善;或作進一步的分析、綜合、調整、取捨，而後，再通過自己的行動將領導意圖體現得更加系統、周密、準確。

領會意圖是提高工作質量的根本。這是由領導身份特點決定的。作為領導雖然彼此氣質性格不同，處理問題的方式也不同，但是他們也有共同之處：第一，領導對某個問題反覆醖釀、思考成熟以後，才會向祕書交代意圖，如果一個問題還沒有考慮周全，一般是不會讓祕書去辦理的。第二，領導參加工作的時間較長，經歷的風雨也多，他們能夠做到胸有大略、統攬全局、高屋建瓴。因此，他們對某項工作的指導思想一般把握得比較好，對工作中應注意的問題也考慮得比較周全。第三，領導的想法和打算，常常是彙集了領導層內部的各方面意見，所以他對工作的要求是很具有權威性的。

從以上幾點可以設想，只要祕書在行動前充分領會了領導意圖，並在行動中始終遵循這一意圖，那麼其結果實際上就是凝聚了領導層的經驗，集中了大家的智慧，質量自然是比較高的。

領會意圖是減少無效勞動的關鍵。常常有這樣的現象：祕書辛辛苦苦幹完了一項工作，卻在領導那裏被否定，甚至數次返工仍然通不過。在這裏，祕書就是做了無效勞動，走了彎路，鬧個白辛苦。怎樣減少這種無效勞動呢?很重要的一個方面就是準確領會領導意圖。如果不管領導意圖，隨任自己去發揮，工作的結果就很可能同領導的意見相去甚遠，返工的次數也多，甚至勞而無功。

有很多祕書工作能力不能説不強，對自己要求也不能説不嚴格，工作態度也不能説不端正，可他們工作的結果卻常常在領導那裏通不過，主要在於沒有正確領會領導意圖。祕書只有把自己的工作能力同領導的意圖結合起來，才能辦出令領導滿意的事情。

　　二領導交代意圖

領導最初的意圖，有的比較成熟、系統、全面;有的則不太明確，比較簡單，是有待加工的“思想毛坯”;也有的領導站得高、角度新，把握住了事物的關鍵和實質，產生的意圖具有啟發性，但還未定型，需要進一步優化，使其臻於完善。

同時，由於領導的氣質、性格、能力和領導方法不同，交代意圖的方式也不同。大致有如下幾種：

從程度上看，有的領導是“簡潔式”的，即只用幾句話就乾脆利落地把他的想法説了出來，甚至有時只是説：“××時候有個會，希望你寫份材料。”至於要寫什麼內容卻隻字不提。有的領導是“詳細式”的，即把應該寫什麼，應該怎樣寫，甚至每一層應該表達哪些內容，都交代得一清二楚。

從內容上看，有的領導是“觀點式”的，即只提示幾個要點，至於觀點裏面的'具體內容，需由祕書去單獨思考和收集。有的領導是“素材式”的，即給出一些他了解的詳細材料，至於這些材料説明了什麼問題，能夠概括出怎樣的觀點，則由祕書去總結歸納，領導還沒有現成的。

從手段上看，有的領導是“直接式”的，即喜歡把辦事人招來，面對面親自交代，直到辦事人弄懂記清為止。有的領導則是“間接式”的，即喜歡把意圖交代給他的直接下級，然後一級一級往下交代。這種領導認為，應該調動各方面的積極性，使自己的直接下級也瞭解自己的意圖。

從頻率上看，有的領導是“一次性”交代，即只用一次交談，就將自己的意圖表述完畢，鐵板釘釘，只此一次，再不更改。有的領導則是“多次性”交代，即通過和祕書多次交談，特別是對一些較為複雜的工作，有時反覆強調，有時推倒重來，有時棄之又用，從而使自己的意圖不斷清晰、不斷深化、不斷集中。