文祕辦理領導批示件技巧
辦理領導批示件是辦公室工作人員的一項重要工作,也是抓好領導決策落實、推動工作開展的一種重要和經常性的手段。下面給大家介紹文祕辦理領導批示件技巧,歡迎閲讀!
文祕辦理領導批示件技巧急緩之“怨”
晚上11點半,機要值班員小李收到兩份文件:一份是“限12時送達”,給政府主要負責同志的特急件;一份是順便捎來,給政府辦公廳的平件。小李不敢怠慢,立即給政府主要負責同志的祕書打電話,處理特急件。領導祕書授權小李打開信封看看是什麼內容。小李打開信封邊看邊念給祕書聽,祕書剛聽完標題便無奈地説:“這事我下午就知道了,並不急,明天再説,好不容易睡着,你這一個電話我恐怕又要失眠了。”受了埋怨的小李心想,剩下這個平件還是不處理了,明天再説。可快12點的時候電話響了,業務處室的同志來電話詢問:“那個件到了沒,快點送,我們這邊等着呢。”
原來,特急件在臨下班前,兩邊的祕書已經電話溝通過了;平件是因為積壓時間過長,變成了急件。可這些情況小李事先並不知道。特急件不急,平件反而特急,真把小李搞糊塗了。
如何標註領導批示件的急緩一直是爭議較多的話題。有的單位規定凡是“一把手”的批示統一按急件辦理,基層的同志意見很大,機關的同志也很為難,常為此爭論不休。一般來説,辦理領導批示件應急事急辦,特事特辦,隨到隨辦;還要及時溝通,交代清楚。上游的同志要理解下游的同志,不拖件,不壓件,實事求是地標註領導批示件的急緩;下游的同志也要理解上游的同志,多支持,多溝通,確保領導批示件傳送的順暢及時。如果上游的同志只顧撇清自己的責任,不考慮下游的同志,凡事皆標急件,下游的同志就要加班加點,工作中有了怨氣,工作效率也會隨之下降;如果上游的同志時間觀念不強,工作拖拉、耽擱,平件就會變成急件,急件就會變成特急件,下游同志的時間就會被擠壓,造成工作被動。同樣的道理,如果下游的同志工作責任心不強,工作能力不夠,工作效率不高,就會影響到領導批示件的落實,給上游同志的工作造成負面影響。
推諉之“詬”
某單位報來一份文件,負責收文的小劉收到後,跑了好幾趟都沒把文件送出去。三個相關業務處室都説不是自己分管的事情,均不接手辦理。無獨有偶,省長的通信員小王拿着一份省長批示件,送了兩個業務處室也沒有送出去,對方都説不是自己應該負責的文件。小王最後送到文處科,文處科也不收,理由是辦文由業務處室辦理,應直接送相關業務處室。後來,他們都不得不找主管副祕書長批示,才最終將文件送出。小劉和小王鬱悶之餘不禁感歎:老百姓説機關“門難進、臉難看、事難辦”,現在看來,“機關人”都難進“機關門”啊。
原來,這個單位把公文劃分為批文、辦文、閲文三大類,每類又分得很詳細,不同的文件承辦的人不同,登記批轉的模式不同,辦理的程序也不同。批文由文處科登記轉辦,辦文由業務處室辦理,閲文視領導批示內容而定。這種“以文為主”的分類機制,是造成各業務處室和機要部門推諉扯皮的主要原因之一。
要解決推諉扯皮的問題,改進機關作風、明晰各方責任、加強溝通協調都很重要,可最根本的還是要理順利益關係,改革“以文為主”的分類機制。要“以事為主,文為事轉”,而不是“以文為主,各辦其文”,即:關於某事項的所有文件資料,無論是閲文、批文、辦文都由業務處室承辦,負責到底;關於某事項的領導批示都先送業務處室,由業務處室根據具體情況批轉辦理,落實督辦。機要部門只承擔公文的接收、登記、傳送和歸檔。這樣既可有效解決推諉扯皮問題,又可明晰利益關係,提高工作效率,規範辦文辦事秩序。
泄密之“阱”
某單位一位同志找到文處科詢問,有一份重要文件領導批示已經一月有餘,他們怎麼還沒有收到。辦理過此件的小張馬上查找記錄,得知此件一個月前已經印送給該單位,該單位機要員已及時送到了他們單位辦公室。可這位同志堅持説他們沒收到,並要求再複印一份領導批示。小張因這位同志不是機要人員,不給複印。兩人在辦公室裏吵了起來,影響很不好。後來,這位同志找來一位自己熟識的小張單位的`領導説情,小張礙於領導情面,只得給這位同志複印了一份領導批示。
原來,這份領導批示涉及的是一個敏感問題,而且跟這位同志有關。這位同志為了自己的利益,拿着領導批示的複印件去找他們單位的領導,給該單位的工作造成了很大的被動,帶來了不必要的麻煩。
領導同志批示件管理是保密工作的一項重要內容。辦理領導批示件既要高效、及時,又要細緻、保密。領導批示傳達到下級以後,下級會結合自身實際抓好落實。一些跟領導批示利益相關的人,往往會通過各種途徑打探領導批示的內容,更有甚者會到機要部門以各種理由和藉口要求複印領導批示件。機要部門的同志如果礙於情面或疏於防範,就會違反原則,犯下錯誤,給各級領導和全盤工作造成不良影響。因此,各級領導和機要部門的同志,要時刻保持高度的政治敏鋭性,自覺依法辦事,自覺執行機要程序。領導批示件只按照規定的形式辦理,只通過機要渠道傳遞,不隨意辦文,不違規傳送,不將領導批示件交由非機要人員經手。
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