商務英語寫作的基本要求

在商務的寫作過程中，大家都必須遵循6C原則，6C原則分別是準確(Correctness)、清楚(Clarity)、簡明(Conciseness)、具體(Concreteness)、完整(Completeness)、和禮貌(Courtesy)，下面小編就來為大家詳細介紹一下吧!

　第一條原則：準確(correctness)

從廣義上講，商務英語寫作的準確性原則包括四層意義：閲讀人能理解、接受的英語水平;使用精確措詞，傳達準確信息;正確地使用語法和標點符號;拼寫正確。

1.恰當的語言風格

我們在撰寫正式的商務英語寫作時，應儘量使用正規的語言;而當起草非正式的商務便條、商務便函及商務書信時，可使用較通俗的口語。

2.準確的措詞和信息

商務寫作離不開商務術語，一般常用的商業術語用字簡潔。商務英語寫作應該特別注意措詞和信息的正確性。

3.正確的語法和標點符號

常見的標點符號錯誤主要出現在逗號、冒號、省字號等。

常見的語法錯誤一般出現在以下幾個方面：

(1)主謂之間的一致關係

(2)代詞與先行詞之間的一致關係

(3)懸垂句

(4)修飾語與被修飾語之間的一致關係

(5)狀語的位置

4.正確的'拼寫

　　第二條原則：清楚(Clarity)

寫作中要合理安排要點，運用正確的句型句法，突出重點，層次分明。

1.邏輯佈局(Logical Organization)

常用的邏輯佈局方法包括：

(1)因果關係(Cause & Effect)

(2)時間順序(Chronological Development)

(3)序列順序(Sequential Development)

(4)比較(Comparison)

(5)一般到特殊(From General to Specific)

(6)特殊到一般(From Specific to General)

2.合理構架句羣與段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)

在商務英語寫作中，應該合理安排句子和段落的結構與長度，把各種長句、短句、簡句、複雜句等最佳組合成長度恰當的段落。請看例句：

Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )

Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )

3.統一性與一致性(Unity and Coherence)

一篇商務寫作的每一個段落都要圍繞一個論點從不同方面進行論證，而在每一個段落中又都有一個主題句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子則圍繞着它進行論證，全文就這樣一步進一步，一環扣一環地統一在主題思想上。而且，句子與句子之間，段落與段落之間都要前後呼應，首尾連貫。

4.強調(Emphasis)

在商務英語寫作中，有時需要強調某些單詞、詞組、句子，突出它們的作用，可以採用一些技巧手段，如下加橫線，大寫，或不同的字體、顏色等。

5.避免採用模糊的語句(ambiguous sentence)

注意將句中關係緊密的詞儘量靠近

　　第三條原則：簡潔(Conciseness)

簡潔是現代商務英語寫作的發展趨勢，是在保證內容完整無損的前提下用盡可能少的詞句來闡明主題。商務英語寫作要求既筒短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。

1.用簡潔的語言(Use simple language)

2.少用陳詞濫調(Omit trite expressions)

下表列出的是一些常見的陳詞濫調：

in the near future

it has come to my attention

at your earliest possible convenience

avail yourself of this opportunity

don' t hesitate

3.避免宂長的表達方式和不必要的重複(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)

4.刪改無關緊要的成份(Remove unneeded facts)

如果句中的某些成份被刪除後不影響句子的原意，那麼就應該毫不猶豫地把它們刪改掉。

5.多使用主動語態的句子結構以明確表達意思

請比較下面兩個句子:

Payment of their accounts will be made by Johnsons next week.

Johnsons will pay their accounts next week.

　　第四條原則：具體(Concreteness)

商務英語寫作要求內容書寫得具體和明確，因此，儘量使用確定、具體的語言，直接了當地傳遞信息，説明問題，切忌籠統模糊。

1.儘可能地提供明確、具體的信息。

2.使用具體詞彙 避免使用抽象的詞彙，因為抽象的詞彙往往令人感覺模糊籠統。

　　第五條原則：完整(Completeness)

商務英語寫作的內容務必完整週密，任何要點的遺漏都可能導致重大損失。

　　第六條原則：禮貌(Courtesy)

商務英語寫作中的禮貌原則，並不是指採用一些客套的句式，而是指一種貫徹於全文的尊重、理解和體諒對方的態度

以下是幾條有助於禮貌的寫作方法：

1.使用禮貌友好的詞彙

2.體諒對方的寫作態度(You-Attitude)

3.措辭得體(Appropriate Wording)

4.避免使用有性別歧視之嫌的詞語

5.及時答覆(Timely Response)