人力資源表單設計技巧推薦

人力資源表單好比是設計者和使用者的一次對話，目的是進行信息溝通。一個好的表單應該易於理解，以簡單明瞭的方式傳遞大量的信息。本文是小編精心編輯的人力資源表單設計技巧推薦，希望能幫助到你！

　1、分層次組織表單信息

一個人力資源工作表單根據需要可以包含很多信息，但這些信息的組織一定要形成內在的邏輯結構，層次清晰，這樣才讓使用者感覺表單簡單易用。

一般而言，在表單設計的時候需要根據多個維度對信息進行層次設計，比如根據信息屬性、必填信息與可選信息、一般信息和特殊信息、重要度優先級等。避免大量信息堆砌在一起，沒有層次感。比如，一個《應聘人員登記表》可以按照“基本信息”、“教育經歷”、“工作經歷”、“培訓經歷”、“社會關係”等進行信息分類，便於求職者快速理解並填寫相關信息。

一般區分層次的方法有：通過添加分割邊框、添加類別標題、陰影或者顏色區分、設置不同字體屬性等。

2、表單要素齊全

一個專業完整的人力資源表單一般包括以下要素：表單名稱、版本號、表頭信息、具體內容信息、審批意見、填表説明等，經常被忽視的信息是填表説明。一般填表説明包括名詞解釋、填表簡要説明、授權説明、特殊情況説明、各重要信息填寫指引、相關標準説明等。

另外，在設計表單時還存在一個誤區，特別是需要關聯附件時，比如錄用審批流程，一般包含求職者簡歷、面試意見、能力評估等附件。有些企業在設計錄用審批表時，僅僅體現了籤批信息，説白了僅僅是一個“簽字表”，具體每一個審批人還是要打開附件查找與自己相關的信息去審批。這是極其錯誤的，審批表單應該儘可能把所有核心信息體現出來，比如上面説的錄用審批表應該包含求職者的基本信息、各環節面試意見、測試結果等，各節點審批負責人基於這些信息就可以進行審批，當然如果想進一步瞭解額外細節再打開附件。

3、表單要精簡

雖然人力資源資源工作表單化很重要，但並非説表單越多越好。表單一定要儘可能整合精簡，儘可能減少表單的數量。有的企業在工作申請時需要填寫一個申請表，下一個部門處理後又要提供一個正式的信息反饋表，其實這兩個表格完全可以整合成一個表格。

就每一個表單而言，信息要儘量壓縮，儘量剔除一切非必要和重複的信息。比如，有些企業的《新員工試用期轉正表》裏面，需要填寫“身份證號”、“學歷”、“工作年限”等基本信息。其實，這些信息已經在應聘時或者入職時提供過了，經過試用期的熟悉，相關人員已經瞭解，沒必要再重複填寫。《新員工試用期轉正表》的“基本信息”部分僅填寫“姓名”、“崗位”、“入職時間”就足夠了。

表單精簡的另一個層面的含義是減少“噪聲”信息，比如不必要的表格邊框、字體修飾、顏色等。過多的修飾會分散使用者的注意力，弱化主體信息。

【小貼士】不要陷入修飾的誤區：

我們需要謹記的是，表單的主體是表單中所承載的數據信息。在進行表單的設計時，設計者尤其要注意去除所有非必要的視覺元素，讓用户將所有的注意力集中在數據信息上，而不是無關的邊框、底色等。所有的視覺元素應該為更好的幫助用户閲讀而服務，除此之外，再精美的設計都是對錶格的破壞。

　4、表單要集成設計

人力資源的各種表單不是孤立的，表單之間一定要充分考慮其邏輯關係，儘可能實現信息的整合集成。很多企業可能根據臨時需要設計各類表單，有些表單僅僅使用一兩次便再無意義，這些表單的必要性值得懷疑，而且很多表單之間是重疊甚至衝突的。拿績效考核來説，有的企業在年初要讓員工填一張《年度績效指標設定表》、年中又要根據工作實際變化填寫一張《年中績效指標調整表》，年底又要填寫《年度績效考核表》，績效指標、權重、考核目標等信息在這些表中重複出現，甚至是照搬複製。其實完全可以整合到一張表格裏，按照績效目標設定、回顧、評估的時間邏輯逐步填寫，即減少了信息的重複，又可以通過表單來推進績效管理工作。

在實踐中，人力資源表單通常不像規章制度一樣需要經過審批發布，隨意性比較強。其實，表單和制度一樣都應該是統一管理和受控的，這樣有利於確保表單的有效性和整合性。

　5、表單設計要客户化

任何表單都是用來獲取或者傳遞信息的，使用對象即使表單的“客户”。因此，好的表單設計始終把客户化放在首位，給予使用者的'角度來考慮信息組織。客户化需要考慮的因素很多、比如信息的數量、填寫的便利性、表單的媒介、表達習慣、必要的提示信息等。

曾經看到某一個企業的在內部舉行的培訓班結業儀式上，給每位學員發放的《培訓滿意度調查表》，設計時考慮的非常周全，整個調查表分10個大類，每一個大類分成若干個小類，這樣需要填寫70個信息。試想，在彼時培訓結業員工“歸心似箭”，有幾個學員會願意仔細思考每一個問題，認真填寫，絕大多數都是草草填寫應付差事。這樣的表單是不可能達到預期目的的。所以，表單的設計不能完全基於理論要求，而是要結合具體情況，以價值落地為最終目標。

【小貼士】表單客户化設計有以下幾個角度供讀者參考：

還是那句話，信息儘量少；將開放性問題轉化成選擇題；表格大小與需要填寫的文字數量相匹配；信息準確無疑義，符合日常使用習慣；添加必要的提示信息；同一類信息儘量不跨頁；電子化的表單要設計好格式，並鎖定。

　7、打磨表單中的細節

所有的表單內容都設計完以後，要逐項對錶單的細節進行打磨，目的是使表單的文字更準確、佈局更整齊、排列更美觀、填寫更方便。對於表單的細節可以從以下幾個角度進行考慮：

l 調整相鄰字段的文字數量。如果可能的話，儘量讓相鄰的字段字數保持一致，或者在文字較少的字段中添加空格，這樣看起來整齊美觀。

l 格式化輸入信息。比如在需要輸入日期信息的位置格式化為“ 年 月”，引導使用者按照預定的格式填寫。再比如“目前薪資”字段，在輸入欄加入單位“元/月”。

l 增加提示項。有些容易產生歧義的信息要適當加入提示信息，以免造成填寫困難或者理解不一致。比如，“教育背景”加入提示“從高中開始填寫”，“工作經歷”加入提示“從最近工作開始倒序填寫”。

l 合理進行頁面劃分。如果表單內容角度，需要分頁顯示，那麼要合理調整信息分佈，避免同一類信息跨頁顯示。

l 為列表性信息增加斑馬條紋。加入交替行顏色可以幫助用户集中視線，把在邊上或者底部設定好的分類信息和表格中心的浮動信息關聯在一起。這個簡單的技術可以增加表格的可讀性。這確實是一個好的經驗法則，如果你的表格需要用户關聯分開的信息，那麼始終包含斑馬線（或其他視覺輔助）。

　以下是加入斑馬條紋的效果：

　8、發佈之前要進行填寫測試

設計好的表單一定要進行填寫測試，而且最好是由設計者之外的其他人來填寫。通過填寫測試可以達到以下目的：發現表單文字錯誤；發現填寫過程中的疑問；測試填寫空間大小是否合理；表單要求的信息填寫着是否都能提供；填寫表單所需要的時間。

如果是需要電子化填寫的表單，還能夠發現需要填寫的空格是否格式一致；填寫過程中是否使表單產生非預期的格式改變等。

測試過程發現的額問題要及時進行修訂，並再次測試，直到獲得滿意效果為止。