外貿業務跟單員工作流程有哪些

業務跟單員是一個不能馬虎的職業，他們的工作流程是有相應規定的。下面就是學習啦小編給大家整理的業務跟單員工作流程，希望大家喜歡。

　　業務跟單員工作流程篇(一)

外貿業務主要就是進行貨物的進出***易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和進口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。

貨物的出***易有二種形式，一種通過外貿公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等。

一.接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式並不限於某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。

1.下單方式：客户下單的方式有：通過電話，Fax, Email或書面合同等方式。

2.接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客户來訪，利用我們的'網站，等等。

3.接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

(1) 合同：(CONTRACT)合同有銷貨合同(SALES CONTRACT)和購貨合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由賣方草擬，後者由買方草擬。

(2)確認書;(CONFIRMATION)它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書(SALES CONFIRMATION)和購貨確認書(PURCHASE CONFIRMATION)。這種格式的合同一般適用於成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。

還有協議書，意向書，訂單和委託訂單等。要提的是，客户從國外直接發來的訂單或委託訂單，我們收到後要回復，不能置之不理，否則算默認。

4.接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。

(1) 詢盤：(INQUIRY)又叫詢價。

(2)發盤：(OFFER)又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，並願意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤後作出的。

(3)還盤：(COUNTER-OFFER)又叫還價。

(4)接受(ACCEPTANCE)買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，並願意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二.審單：即審核合同

1.審單內容：

確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2.審單方法：

(1)產品名稱，規格：

審查時產品代碼是不是自身的產品?與我們的產品資料能否對上號?

有很多公司和企業產品名稱的代碼同時也代表了規格。

(2)質量：

也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

(3) 數量：

應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。

約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含***釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

(4)單價，總額的審查：

1.客户下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對?總額有沒有加錯? 新客户下單，要查看我們給他的報價。

2.通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。(英鎊，港幣，歐元)

(5)價格條款的審查：

出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

FOB 船上交貨價(指裝運港的價格條件)

C&F (Freight or Carriage Paid to…..)運費付至指定目地的交貨

CIF 成本+保險費+運費(指目的港)價格

　　業務跟單員工作流程篇(二)

一、日常工作：

1、全面準備並瞭解訂單資料(客户制單、生產工藝、最終確認樣、面/輔料樣卡、確認意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣)，確認所掌握的所有資料之間製作工藝細節是否統一、詳盡。對指示不明確的事項詳細反映給技術部和業務部，以便及時確認。

2、務必保證本公司與外加工廠之間所有要求及資料文字化並明確、一致!

3、事先儘可能多地瞭解各加工廠的生產、經營狀況並對工廠的優/劣勢進行充分評估，做到知根知底業務跟單員工作流程及工作內容業務跟單員工作流程及工作內容。

4、跟單員言行、態度均代表本公司,因此與各業務單位處理相應業務過程中，須把握基本原則、注意言行得體、態度不卑不亢。嚴禁以任何主觀或客觀理由對客户(或客户公司跟單員)有過激的言行，處理業務過程中不能隨意越權表態,有問題及時請示公司決定。

5、預先充分估量工作中問題的潛在發生性，相應加強工作力度，完善細化前期工作，減少乃至杜絕其發生的可能性。不以發現問題為目的，預先充分防範、工作中重複發掘、及時處理問題並總結經驗，對以後的工作方式和細則進一步完善方為根本之道。

二、具體工作：

1、收到訂單，與下單人聯繫，核對訂單，發製作圖紙過來，另發一份給工藝部，算單、算料、做工藝圖，按平面圖製作生產執行單，與客户聯繫確定預出貨日期業務跟單員工作流程及工作內容跟單員。

2、按平面圖製作生產執行單，更新訂單生產排程表，讓各部門負責人簽名確認貨期;

3、跟進生產進度，跟進工藝部在下單的3-4天內把所有的輔料採購單下過來，馬上下來相應的供應商，在出貨前2天所有外採購單都要到位，而且必須與客户協調好出貨時間;

4、在發貨前1-2天與客户商量好發貨的貨運站，確定發貨期，貨期有變馬上通知各部門，把發貨通知單提前1-2天給到包裝部，發貨當天安裝好車，發貨;

5、發貨後整理託運單與裝箱清單，傳真一份給客户，複印1份給自己留底以便查詢，並在單上註明訂單名稱。

6、每個月底整理好本月的所有客户意見反饋表，每個訂單都必須讓客户回籤此表，託運單、裝箱清單。

　　業務跟單員工作流程篇(三)

1、協助業務與客户之間的日常工作溝通和信息傳遞。

2、制單，跟蹤樣品製作。

3、協助國內外訂單的處理，訂單確認、指令傳達、跟蹤落實等。

4、跟蹤生產進度，能獨立處理工作中的各種問題，應變能力強，能夠與工廠及客户保持良好的溝通能力;協調工廠與客户之間事項。

5、跟蹤生產貨期及品質監控檢驗，確保按期按質交貨。

6、完成上級交付的其他工作任務。

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