五金跟單員工作流程有哪些

外貿跟單員是外貿企業中一個十分重要的工作崗位。外貿企業的存在、生存與發展,都是建立在訂單的基礎上。五金跟單員工作流程怎麼寫呢?下面是的五金跟單員工作流程資料，歡迎閲讀。

　　篇1：五金跟單員工作流程

一、跟單員的定義：(什麼是跟單員?)Documentary Handler

跟單員是指在企業運作過程中，以客户訂單為依據，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向的專職人員。(不能兼職，替代)所有圍繞着訂單去工作，對出貨交期負責的人，都是跟單員。

二、跟單員的工作界定：跟單員廣泛存在於訂單型生產企業和進出口外貿企業中，跟單員的工作性質與特點隨企業的規模與性質而有所區別，但跟單員總的來説是作為業務跟單與生產跟單而存在的。

1.業務跟單：對客户進行跟進。尤其是已對本公司的產品已有了興趣，有購買意向的人進行跟進。以締結業務，簽定合同為目標的一系列活動。對外叫業務員or 業務助理。

2.生產跟單：對已接來的訂單進行生產按排。對生產進度進行跟蹤，按期將貨物送到客户手中。對內叫：業務經理or生產主管or總經理助理。不管是外貿公司的跟單員，還是工廠企業裏的跟單員，他們基本職責都是由“業務跟單”和“生產跟單”兩部分構成。

三、跟單員的工作定位：(工作性質) 跟單員是業務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業務開拓，對準客户實施推銷跟進，以達成訂單為目標，既進行業務跟單。

因此，跟單員要：

(1)尋找客户：通過各種途徑尋找新客户，跟蹤老客户。

(2)設定目標：主要客户和待開發的客户。我們的工作着重點及分配的工作時間。

(3)傳播信息：將企業產品的信息傳播出去。

(4)推銷產品：主動與客户接洽，展示產品，為獲取訂單為目的。

(5)提供服務：產品的售後服務，及對客户的服務。

(6)收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

(7)分配產品：產品短缺時先分配給主要客户。

跟單員是業務助理：跟單員在許多時候扮演業務經理助理的角色，他們協助業務經理接待，管理，跟進客户，因此跟單員要：

(1) 函電的回覆：

(2) 計算報價單

(3) 驗簽訂單

(4) 填對帳表

(5) 目錄，樣品的寄送與登記

(6) 客户檔案的管理

(7) 客户來訪接待

(8) 主管交辦事項的處理

(9) 與相關部門的業務聯繫

跟單員是協調員：跟單員對客户所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度，貨物報關，裝運等。因此，在小企業中，跟單員身兼數職，既是內勤員，又是生產計劃員，物控員，還可能是採購員。在大企業，則代表企業的業務部門向生產製造部門催單要貨，跟蹤出貨。

四、跟單員的工作特點：

跟單員的工作幾乎涉及的企業的每一個環節，從銷售，生產，物料，財務，人事到總務都會有跟單員的身影出現。特點是：複雜的，全方位的。

1.責任大。跟單員的工作是建立在訂單與客户上的，因為訂單是企業的生命，客户是企業的上帝，失去訂單與客户將危及到企業的生存。做好訂單與客户的工作責任重大。

2.溝通，協調：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客户，與計劃部門，生產部門等許多部門的工作是一種溝通與協調。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協調能力特別重要。

3.做好客户的參謀：跟單員掌握着大量的客户資料，對他們的需求比較熟悉。同時也瞭解工廠的生產情況，因此對客户的訂單可以提出意見，以利於客户的訂貨。

4.工作節奏多變，快速：面對的客户來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節奏各不相同，因此，跟單員的工作節奏應是多變的。另外，客户的需求是多樣的。有時客户的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。

5.工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執行的是銷售人員的職責。對內執行的是生產管理協調。所以跟單員必須熟悉進出口貿易的實務和工廠的生產運作流程。

五、跟單員的主導意識：

什麼是主導意識?就是全局觀念。你要對所處的環境，擔負的任務及產生的結果有深刻的瞭解，這樣你去做你的工作的主導意識就會很強。舉例：足球隊，每個隊員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個很差的球隊。這就要有全局觀念：要不失球，要進攻，要戰勝對方，要進球。

作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒事了，你們如何生產?何時完成?出來的產品怎樣?與我無關，那就不能做好跟單員工作。你就沒有主導意識。

有責：全局意識，責任感，對一切負起責任。

有方：有辦法，有主意，遇到問題有解決的能力

有效：有效率，有結果。

目標要達到：所有工作以最終結果，最終目標作為我們的指導思想。最終失敗了，就沒什麼好説的。

總之，主導意識的你心中要裝着大目標，要有全局觀念，每個人的工作只是整個工作鏈中的一個部分。而不是以某一個人，一個部門來評定。因此，在你的工作中，你心中要把別人(工作環節涉及到的人)看成是自已的部下。(不是説你就是領導，而是要給他們佈置任務，明確目標，提供條件。你的目標很明確：就是對最終結果負責。

六、跟單員的素質要求：(跟單員的訓練)

跟單員的工作性質與特點決定了其從業的素質要求：

(1)分析能力。分析出客户的特點及產品的價格構成，以利於報價。

(2)預測能力。能預測出客户的需求，企業的生產能力及物料的供應情況，便於接單，生產及交貨的安排。

(3)表達能力。善於用文字和語言與客户溝通。

(4)專業知識。對所跟單的產品要熟悉。瞭解產品的原材料特點，來源及成分。知道產品的特點，款式，質量。便於和客户及生產人員的溝通。

(5)與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客户訂單。

(6)人際關係處理的能力。處理好與客户，與上級，與同事，與外單位人員的關係。通過他們來完成自己想要做的事。

(7)法律知識。瞭解合同法，票據法，經濟法等與跟單工作有關的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。

(8)談判能力。有口才，有技巧。

(9)管理與推銷能力。對外推銷高手。對內管理行家。

(10)物流知識。瞭解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關等知識。

七、跟單員的工作內容及知識，技能要求：跟單員的'工作內容主要有：外貿業務跟單，物料採購跟單，生產過程跟單，貨物運輸跟單及客户聯絡跟蹤(客户接待)。

1.出口貨物跟單;(外貿業務跟進)瞭解基本外貿知識：(談判，報價，接單，籤合同等等)。基礎外語及函電往來。

2 .物料採購跟單。(業務跟進)懂營銷，懂產品。(物料，性能，使用，保養)

3 .生產過程跟單(生產進度跟進)懂生產，懂管理，懂溝通。

4 .貨物運輸跟單(出貨跟進)貨物運輸知識，(運輸工具，方法，配櫃)及瞭解報關知識。

5.客户聯絡跟蹤(客户接待)：瞭解對客户的管理，懂國際禮儀知識：

八、跟單員工作的重要性：企業之生存與發展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個企業的主生命線和管理制高點。而作為訂單的跟進者跟單員的工作跨越了企業運作的每個環節，它是企業內各部門之間及企業與客户之間相互聯繫的中心區紐和橋樑，是一個企業的窗口和門户。從圖表我們可以更清楚地得到論證：

跟單員工作部門關聯：

跟單員：對外：業務部門(國內，國外貿易部)

客户(國內，國外客户，外貿公司，中間商)

運輸(海運，空運，汽運，鐵路運輸，集裝箱，快遞公司)

政府/金融(海關，銀巷，税務，商檢，保險)

對內：計劃/物料(生產計劃，物料進度，報價)

製造部門(生產進度，樣品製造)

技術/品管(產品規格，新品開發，估價，產品標準)

財務/資財(出貨管制，成品倉，準確報價，包裝防護，匯率結算)

行政部門(派車，放行，報關，船務)

跟單員工作流程關聯圖：客户訂單處理中心訂單訂單處理中心生產部門生產計劃採購部(庫存查詢)(出貨傳票)供應商進料倉庫生產轉換倉庫出庫

　　篇2：五金跟單員工作流程

1)接收貨物點清數量/公斤數，記錄，有出入的及時聯繫廠家;

2)跟進做貨進度，以期在約定時間按時、按質完成客户委託;

3)完成品跟進，清點數量/公斤數，包裝方式，分類擺放便於跟客户交接，避免發錯貨或遺漏貨物。做好記錄。

4)不能安時完成時及時反饋意見給上級領到，便於和客户即使溝通。

以上屬內部管理，做好這四項表現已經優秀。

　　篇3：五金跟單員工作流程

1， 確定正式定單前：

1-1， 根據業務部提供的國外客詢價產品規格，根據不同產品類別，向不同的供貨廠商發單詢價，要

求每種規格的產品詢問1-3家不同的生產廠商，同時採購人員能夠快速並熟練地找到各類產品供貨商信息。

1-2， 對供貨廠商回覆的報價進行核算與比較，考核工廠的報價真實性，最終提供處於中低檔位的價格給業務部。

2，正式定單確定中

2-1，在業務部與國外客人確定銷售定單時，採購部要協助業務部提供最新的產品市場行情，以便業務部根據實際需要進行調整，要求採購部要隨時掌握每日的鋼材與市場變動。

2-2，業務部與國外客人確定銷售定單後，才能向採購部提供最終確定的採購數量與出貨要求，採購在與工廠確定採購合同時要確定以下問題：

2-2-1，採購單號：以業務部提供的編號為準，雙方溝通討論以避免誤差產生。

2-2-2，交貨期：由於我司出貨產品較雜，涉及工廠較多，所以要確定一個統一的交貨日期 2-2-3，箱麥，托盤麥頭：採購部與業務部確定國外客人需求的正確的托盤與紙箱麥頭，可以用正式合同或附件的格式發給生產工廠。

2-2-4，付款事項：常規我司預付15%，出貨後40天左右付清餘額，但根據實情況，可以靈活變更。

2-2-5，合同日期與校對：採購合同上一定要有打印或手籤的確定日期，合同要交業務部核對定單數量，紙箱和託麥信息，以確保與外銷合同一致。

2-2-6，所有采購合同由經採購經理和總經理審核後，簽名蓋章後發工廠; 總金額大於3萬以上的金額 必須由公司總經理審核簽字確定。

2-3，採購合同與工廠確定後：

2-3-1，要求工廠提供詳細的工廠開票銀行賬號信息或個人銀行賬號信息，要求提供的銀行信息必須是工廠加蓋公章的傳真件或是正式合同附件，不接受手機信息與電腦上的留言。

2-3-2採購部核算出應預付給每家工廠的預付款，並統一記錄在採購合同與財務賬薄內，

2-3-3，付款方式以採購部提供的付款憑證申請為準，採購應認真仔細核算清楚付款金額並做好賬目和書面申請記錄。

3，採購員生產跟進事項：

3-1，採購部在合同與工廠確定後續生產過程中，要與工廠保待密切溝通，一定要讓工廠保證完全瞭解我司的產品質量，包裝要求，如有不清楚之處，應及時與業務部溝通

3-2，生產過程中，要及時跟蹤工廠生產進度，並儘可能去工廠現場瞭解生產進度。

3-3，在合同交貨期5-10天前，採購部要與工廠確定最終的交貨時間，如果工廠的確情況有變不能及時 交貨，採購要及時向業務部反映實際情況，以便業務部能及時調整新的船期並與國外客人溝通。

3-4，生產工廠完成總定單60-80%數量時，採購部應安排去工廠驗貨，要求驗貨過程中：1，產品質量必須達國際標準或雙方確定的樣品與圖紙尺寸，

2，箱麥與託麥沒有錯誤;

3，托盤必須堅固可靠，

4，每個產品拿2-5只樣品作出貨留底。

3-5，驗貨合格才可以通知工廠出貨，驗貨不合格，採購部應用標準的商務函加蓋公章通知工廠不合格理由，並要求工廠更正，由於工廠原因產生產品質量問題，由工廠賠償。

3-6，所有產品出貨前，採購部提供最終出貨確定的託盆號碼給工廠，工廠必須我司要求，每個托盤上 貼出貨託麥

3-6，工廠發貨時，最好要求工廠拍照片留底，貨櫃拼櫃裝貨，採購部應協助業務部拍裝櫃照片留底。