商務禮儀之辦公室禮儀

在辦公室內你應向經過你辦公桌的人主動打招呼，無論他們的身份是同事或者是老闆，都要一視同仁。看見有人經過你的身旁而不打招呼，是十分無禮的。下面是小編分享的商務禮儀之辦公室禮儀，歡迎大家閲讀！

辦公室禮儀涵蓋的範圍其實不小，但凡電話、接待 、會議、網絡、公務、公關、溝通等都有各式各樣的禮儀。下面我們來詳細介紹幾種需要注意的日常辦公室禮儀。

　打招呼

辦公室內的“招呼”因人而易，不過親切的問候語與讚美語，乃是工作中不可或缺的禮貌語言。一些服務行業的公司強力倡導問候語言，要求員工在清晨時利用晨會時間，練習各種打招呼的語氣語調，希望他們在不斷地學習中，養成彬彬有禮的好習慣。

問候語在人際溝通當中屬於基本寒喧語言的一種，就如同在家裏起牀應該向長輩問安，在工作場合中也應該隨時表現自己的良好人際關係。適當的問候語不是聽起來不自然或是很做作的語言, 而是投入自己的關心與親切的互動。問候語也是一種起始語言，在展開各種話題的時候，多多應用問候語常常讓雙方可以迅速化解冰凍，進入應有的主題。

讚美語並不容易形成，多數成功的領導都會巧妙地運用讚美語達到激勵員工的目的，其效果甚至比給予金錢的鼓勵還要有價值。練習讚美語首先需要細心觀察對方的舉措，找到對方可以讚美的項目，然後用簡單、深刻的語言，激勵人心。 打招呼可以分為上對下，下對上，以及平行之間的招呼語。以上對下的招呼為例，這一類招呼由於各個辦公室的氣氛不相同，也各有差異。有些單位十分嚴肅，上對下的招呼多是官樣文章;有些企業打招呼則像是朋友一般親切，令人分不出哪位是主管，哪位是下屬。可見，打招呼並沒有一定的語言模式，卻是辦公室禮儀當中最好的開始和人際的潤滑劑。

員工溝通

員工溝通是件大學問，側聞一個公司的人員談話，就可以明白這家公司的企業文化如何。

一個優秀的主管要能察納雅言，不使下屬説話緊張，讓其暢所欲言。通常在談話前，主管可以先請對方入座，消除對方的緊張和疑慮;在談話期間，多用“我”字開頭, 少用指責的“你”字説明。尊重下屬的心情，多聽少説，讓對方能夠充分表述自己的意見。此外，領導者本身應當身體力行，認真做事，心存公正，自為表率，這樣才能令人敬服。

作為下屬，則應該以工作來表現自己，説話要不卑不亢，不要逢迎作姿，令人瞧不起。

天天見面的同事雖然不必太客氣，可是最起碼的禮貌仍然不可或缺。如“對不起”、“請原諒”、“麻煩您”、“借個光”、“我先走一步”、“下回見”等常用的敬語，就應當保留。語言是禮貌上重要的一環，即使在很熟的同事之間，既不可以太客氣，也不可以太隨便。禮太多，會使對方不敢接近您;過於隨便，則會給人感覺您沒有教養，有欠莊重。

訪客接待

訪客來臨以前，公司應做好充分的接待準備。接待活動需要認真籌備和精心策劃，具體可參詳以下幾點：

一、確定接待 規格：貴賓會由哪些人迎接、陪同和接待。

二、制定接待方案：除了接待規格以外，是否還有活動的安排。

三、瞭解來訪狀況：包括來賓的目的要求、會見和參觀的意願、參觀路線和交通工具、抵達和離去的時間、來賓的生活飲食習慣及禁忌等等。

四、做好接待準備：包括迎送貴賓、會議場所佈置、準備參觀的項目、解説人員的安排、食宿和交通工具等。

在公務接待當中，接待的規格要求也極其重要，如果沒有事前瞭解往往會有很嚴重的缺失。錯誤的接待規格會使對方受寵若驚，否則就是十分的不自在。一般接待規格按來訪人員的身分可分為以下三種：

高規格接待：主要陪同人員比來賓的職位要高的接待。例如上級長官派工作 人員來了解情況和傳達意見的時候，就需要高規格接待。

低規格接待：就是指主要陪同的人員比客人的職位還要低的接待。比如，高層的長官或者部門的主管要去基層單位視察，就會成為低規格的接待。

對等接待：就是主要陪同人員與客人的職位同等地位的接待。

來者是客，以客為尊。無論是否彼此是否有商業聯繫，都應該以禮待之。從客人來到公司的前台開始，直到完全離開為止，都要遵守禮儀規範，讓來訪者賓至如歸。

　電話禮貌

電話禮貌也是辦公室 不可缺少的禮貌之一，許多洽公的客户往往因為一個電話搞得心情不好或是溝通不良。所以，電話禮貌必須作為全體員工的基礎訓練項目，全力推動，貫徹執行，使客户在第一次接聽電話開始就對您的公司感覺非常滿意。這種培訓要靠長期鍛鍊，不是一朝一夕可以促成的。

微笑的'臉才會產生微笑的聲音，聲音是可以訓練和管理的。絕大多數人都沒有對自己的聲音進行訓練，完全憑藉本能的自然音調來説話，這是極大的錯誤。透過電話的聲音，是必須營造的。我們可以面對鏡子仔細觀察自己説話的樣子，並錄下聽自己説話的聲音，找出自己説話時嚴重的缺點，加以改正。

由於電話裏面只聞其聲，不見其人。所以，要用簡單的 KISS 理論來説話( Keep it simple and short )。運用簡單扼要的字句，避免使用過於專業的名詞或者是行話，這樣會使對方很難快速理解。即使是無法避免的時候，也請使用比較通俗的名詞，並加以淺顯的説明，這樣可以節省彼此寶貴的時間，避免誤會。

　介紹禮儀

介紹也是辦公室裏經常發生的事情，它分為初次介紹和相互介紹。介紹的學問很大，不是一般人想象得那麼簡單：只是交換名字和職稱而已。客人來的時候，如果需要為主客雙方介紹，中間人要記得先把客人介紹給主人，然後把主人介紹給客人。如果客人多於一人，則要按照其尊卑順序介紹。

因此，中間人在介紹之前，必須確實瞭解雙方的關係，同時也要明白對方最需要知道的是什麼，不會因為短短的説明而弄錯了對方的身份地位。如果對於介紹對象的確實身份存有疑慮，就應先向當事人請示或請教，看看對方需要用什麼身份來被介紹。

虛心受教

客户投訴也是辦公室 經常遇到的問題，因此，如何有效地處理各種投訴也是當今各個行業的難題題。處理客户投訴必須掌握方法，無論受到怎樣的責難或是批評，都應虛心受教，誠心對待，即使再嚴厲的的責備也是如此，絕對不能出現與客户爭辯的情況。

接到投訴的最初先説抱歉，聆聽完對方的投訴後依然説抱歉。無論誰是誰非，給客户帶來方便或者不悦，就需要道歉。不管客户投訴什麼樣的問題，都要認為投訴是給自己解釋誤會的良機。負責處理客户投訴的人，必須訓練有素，能及時平復對方的情緒，先解決心情，再解決事情。心平氣和地做出扼要又適當的解釋，並感謝對方給予説明的機會。

拜訪客户

拜訪是指到對方的辦公室去洽談公務。有些人喜歡興之所至，隨意去拜訪別人，這對被拜訪的對象來説是不速之客，這是非常沒有禮貌的表現。如果沒有事前約定就匆匆拜訪，會讓對方手忙腳亂，弄的很尷尬。如果對方正好在開會或是外出不在，那又會碰個釘子，自討沒趣。

拜訪客户不僅要事前通知確定，而且要提前告知，即使是已經確定好的行程，也需要在出發之前再確認一次，以便提醒對方提前準備。拜訪之前，還要事先規劃好行程和時間，確定對方可以有多少時間交談，不宜佔用對方過長時間。同時，注意按時達到，不能遲到。

請假休假

上班族難免有些私人的意外需要臨時請假，但是如果這些工作 沒有適當的人來接手，請假就會給公司造成很大的困擾。所以，請假應該提早規劃，使工作不致於因為你請假的緣故不能延續。

有些人情緒不穩定，總喜歡心情不好就藉故請假，這不僅是沒有禮貌的表現，也違反了公司的常理。員工在工作中的情緒必須自己處理，不能因為情緒性問題就一走了之。休假的情形也是一樣，雖然休假是個人應享的權利，但個人的休假一定會影響到公司整體工作的進行。所以即使休假，也要提前準備，告知主管，這才是對工作負責任的態度。

　服裝規定

注意自己的儀表是應該有的辦公室禮貌。儀表與儀容不同，前者是指服裝上的打扮，後者是指臉上的清潔與裝扮。對於服裝，有的企業上會依照統一規定穿着制服。如果沒有規定，自行着裝的員工都要以辦公室是正式公開場的合為原則，注意服裝的穿著。

雖然沒有特別規定穿什麼，女士穿着過於暴露的衣服都是不禮貌的。西方禮儀認為一個女士必須做到在辦公室裏三點不露：那就是肩膀不露、膝蓋不露，還有腳趾不露。東方人雖然沒有這樣的規矩，但是通常在辦公室裏面太過休閒的打扮，會使人認為你不夠專業，同時也顯得不夠莊重。

男士的服裝雖然不一定要穿西服或者正裝，但是，服裝會説明您對事情的看法以及對於周遭環境尊重的程度。所以男士的穿著也必須符合一定的規範，比方説，襪子的顏色要與西褲顏色搭配，上衣必須紮在西褲裏面。穿西服一定要穿長袖，穿鞋子最好有鞋帶等等。

許多公司在明文規定服裝的禁忌之外，對於個人衞生也有要求。比方説，男性必須留短髮、剃鬍須，指甲不得留長，不能有體味，保持個人衞生。女性必須畫淡粧，不得將指甲染色，不得染髮、長髮要挽起、不得有過多配飾，也不可在人前脱去外衣等等。

　遲到早退

所謂遲到，在禮節上是指規定時間的前後十分鐘之內，如果沒有超過十分鐘不算是真正的遲到。當然，辦公室 中不能以禮節為據，而應嚴格按照規定的時間上下班。

通常，遲到的人會找很多理由來説明，最常見的理由都是發生個人的意外，例如堵車、鬧鈴沒響、孩子生病、身體不舒服等。歸根結底，最終極的原因只是沒有提早出門。遲到是一種習慣，一種藉口，並不是一種可以諒解的原因。所以員工必須養成良好的作息習慣，寧可提前，也不趕晚。

至於遲到還要找人簽到打卡，這就更不應該了。企業為了防止代簽和代打卡，設立許多方法，像是處罰或是使用簽到以外的方法來考核，其最終目的也不過是為了避免員工遲到早退而已。其實，遲到早退的原因可能不一定是偷懶，多數原因是工作 本身讓人感到無趣，工作安排時間不當，或者真的是家裏有事情。

一個人遲到不單單會耽誤個人的工作，也會影響到其他人工作的進行。例如，由於一個人缺席，導致會議無法順利進行，浪費了大家的時間。也有人在會議中悄悄地溜走，這種早退而未告知的行為也是非常沒有禮貌的。

道德規範

還有些經常疏忽的辦公室細節也是進退應對的禮儀，例如進出會客室或是主管的辦公室必須先敲門才能進去;手機在會議室或是辦公室都算是隨身物品，不應談笑使用打擾其它同事上班的情緒等等。其中，有些事情是禮貌，有些就是行為的規範，這些規範我們可以統稱為道德規範(ethic code)。

道德規範的意義是在同一家企業中，讓企業文化成為人人默許、共同遵守的行規，特別是屬於行為導向的意義更大於禮儀的日常行動。道德規範會讓同構型的員工共同遵守一些原則，像是不隨意暴露公司的商業機密，不偷取公務的對象等，這些就是更上一層樓的辦公室禮儀了。

辦公室禮儀涵蓋了我們在工作場合所涉及到的各方面禮儀規範，如電話、接待 、會議、公務、公關、溝通等都包含在內。本文向讀者詳細介紹10種日常辦公室禮儀，幫助其改善同事間人際關係，提高工作效率。

在辦公室打招呼的禮儀

(1)、在辦公室內你應向經過你辦公桌的人主動打招呼，無論他們的身份是同事或者是老闆，都要一視同仁。

看見有人經過你的身旁而不打招呼，是十分無禮的。至於對周圍的同事和較熟悉的同事，更應保持有禮、和善的態度，不論早上進公司、中午休息吃飯或晚上離開公司都要打招呼，千萬不要“來無影、去無蹤”。

(2)、電梯遇見老闆，要主動大方地向他打招呼，不宜閃躲或假裝沒看見。若只有你和老闆兩人在電梯內，也可聊一些普通的事或簡單地問候一下。萬一他的反應十分冷淡或根本不理，那麼以後見面只需禮貌地打聲招呼即可。最好不要與老闆在電梯內談論公事，以免使人討厭。在擁擠的電梯內，如果沒有人説話，最好也不要開口。若遇到同事向你打招呼或是目光相遇，你應適時地點頭、微笑，甚至迴應，視而不見是最要不得的。老闆招呼你時，你要客氣地回答“是的，╳╳老闆(潘總)”， “是的，╳╳先生”。

(3)、離開辦公室時，應記住向主管報告，詢問是否還有吩咐然後再離開。對於上司，態度要禮貌周到，若接近其身邊，要站好後再打招呼;而一般熟悉的同事之間則不必拘束，可以用互相瞭解及喜歡的方式打招呼。

(4)、同事之間如非常熟悉或得到對方許可，則可直稱其名，但無論如何不應該於工作場合中叫對方的小名、綽號，如“帥哥”、“美女”或“好好先生”等。因為這些稱呼含有玩笑意味，會令人覺得不莊重，同時在工作場合不應用肉麻的話來稱呼別人，如“親愛的”，“老大”等。

(5)、別人招呼你時，應立刻有所迴應，即使正在接聽電話也應放下話筒，告訴他你住在那接聽電話，待會兒就來。不要留待事後解釋，以免增加困擾及誤會。

(6)、在辦公室內坐着時，如果有人進來，究竟應不應該站起來?到底有哪些時候非起立不可的?

　1、當下列人士進來時，你就該站起身來：

顧客(不論男女)進來時;

職位比你高的領導;

職位與你同等的女性行政人員。但如果她因工作需要常進出你的辦公室，那就另當別論了;

開會時一位女性正好進入或離開會議室時，只有坐在她旁邊(特別是左邊)的男士應戰起來為她服務，幫忙拉開椅子，其他位子的男士依然可坐着;

貴賓要離席時，不論他是男士或女士，都不可任由貴賓單獨離席，應有人陪同及恭送。

2、打電話禮儀：

(1)、做好打電話前的準備：做好思想準備、精神飽滿;要考慮好通話的大致內容，如怕打電話時遺漏，那麼記下主要內容以備忘;在電話機旁要有記錄的筆和紙。

(2)、電話撥通後，應先説“您好”，問對方：是某單位和個人。得到明確答覆後，再自報家門，報單位和你個人的名字。

(3)、如對方幫你去找人聽電話，此時，打電話的人應拿住話筒，不能放下話筒幹別的事。

(4)、告知“某不在”時，你不可“喀嚓”就掛斷，而應説“謝謝，我過會兒再打”或“如方便，麻煩您轉告”或“請告訴他回來後給我回個電話，我的電話號碼是 ……”

(5)、電話撥錯了，應向對方表示歉意，“對不起，我打錯了”，切不可無禮的就關斷電話。

(6)、如要求對方對你的電話有所記錄，應有耐心，別催問：“好了嗎?”、“怎麼這麼慢!”

(7)、打電話時，要口對話筒，説話聲音不要太大也不要太小，説話要富於節奏，表達要清楚，簡明扼要，吐字清晰，切忌説話矯揉造作，嗲聲嗲氣。

(8)、給單位打電話時，應避開剛上班或快下班時間，因為接聽電話的人不耐煩。居家打電話宜在中飯或晚飯或晚上的時間，但太晚或午睡的時間不宜。

(9)、通話應簡單明瞭，對重要內容可以扼要地向對方再敍述一遍，以求確認。

(10)、不佔用公司電話談個人私事，更不允許在工作時間用電話與親朋好友聊天。

(11)、通話完畢，應友善地感謝對方：“打攪你了，對不起，謝謝您在百忙中接聽我的電話”，或者“和您通話感到很高興，謝謝您，再見”。

3、接電話的禮儀

(1)、一般鈴聲一響，就應及時接電話。如鈴聲響過四次再去接，就顯得不禮貌，此時拿起電話，應説聲“對不起，讓您久等了。”

(2)、一般拿起話筒後，應説“您好”

(3)、再自我介紹，需要我幫忙嗎?

(4)、認真傾聽對方的電話內容，聽電話時，應説“是、好”等，讓對方感到你在認真地聽，不要輕易打斷對方的説話。

(5)、如對方不是找你，那麼你應該禮貌的請對方“稍候”，如找不到聽電話的人，你可以自動的提供一些幫助，“需要我轉告嗎?”

(6)、如對方要求電話記錄，應馬上拿出紙和筆進行記錄。電話記錄：説來的電話(WHO)，打電話找誰(WHOM)，來電的內容(What)、來電的原因(Why)、來電提到的地點(Where)、時間(When)。

(7)、電話完畢，應等對方掛機後在掛比較好，不要倉促的久掛斷，甚至對方話音沒落，就掛斷。掛電話的聲音不要太響，以免讓人產生粗魯無禮的感覺。

(8)、碰到對方掛錯電話時，態度要有禮貌，別説“亂打，怎麼搞的”

(9)、接電話時，儘量不要幹別的事，如中途有事，必須走開一下，那麼時間也不應超過30秒。

　4、交換名片的禮儀

(1)、要養成檢查名片夾內是否還有名片的習慣，名片的遞交方式：各個手指併攏，大拇指輕夾着名片的右下，使對方好接拿。雙手遞給客户，將名片的文字方向朝客户。

(2)、拿取名片時要雙手去拿，拿到名片時輕輕念出對方的名字，以讓對方確認無誤;如果唸錯了，要記着説對不起。拿到名片後，要放置自己名片夾中。

(3)、同時交換名片時，可以右手提交名片，左手接拿對方名片。

(4)、不要無意識地玩弄對方的名片。

(5)、不要當場在對方名片上寫備忘事情。

(6)、上司在旁時不要先遞交名片，要等上司遞上名片後才能遞上自己的名片。

(7)、送名片的禮儀：應起身站立，走向對方，面含笑意，以右手或雙手捧着或拿正面面對對方，以齊胸的高度不緊不慢的遞送過去。與此同時，應説“請多關照”，“請多指教”“希望今後保持聯絡”等，同時向多人遞送名片時，應由尊而卑或由近而遠。

(8)、接受名片的禮儀：要起身站立，迎上前去，説“謝謝”。然後，務必要用右手或雙手並用將對方的名片鄭重的接過來，捧到面前，念一遍對方的姓名。最後，應當着對方的面將名片收藏到自己的名片夾或包內，並隨之遞上自己的名片。忌諱：用左手接，接過後看也不看，隨手亂放，不回遞自己的名片等。

　5、介紹的禮儀：

介紹他人相識時，要先介紹身份較低的一方，然後再介紹身份較高的一方，即先介紹主人，後介紹客人;先介紹職務低者，後介紹職務高者;先介紹男士，後介紹女士;先介紹晚輩，後介紹長輩;先介紹個人，後介紹集體。

如果在介紹他人時，不能準確知道其稱呼，應問一下被介紹者“請問你怎麼稱呼?”，否則萬一張冠李戴，會很尷尬。

介紹時最好先説：“請允許我向您介紹”或“讓我介紹一下”，“請允許我自我介紹。”

打招呼男士為先，握手女士為先。

介紹手勢：手掌向上，五指併攏，伸向被介紹者，不能用手指指指點點，當別人介紹到你時，應微笑或握手點點頭，如果你正坐着，應該起立。

　6、 握手的禮儀：

(1)、在會見、會談場合，在雙方介紹完以後，可相互握手，寒暄致意。關係親近的可邊握手邊問候，甚至兩人雙手長時間握在一起。在一般情況下，輕握一下即可，但年輕者對年長者，身份低者對身份高者則應稍稍欠身，雙手握住對方的手，以示尊敬。男子與婦女握手時，往往只輕握一下婦女的手指部分。老朋友可以例外，除因特殊原因外，不要坐着與人握手，但如果兩人相鄰或相對都是坐着，可以微屈前身握手。

(2)、握手應由主人、長者、身份高者、婦女先伸手，客人、年輕者、身份低者見面先問候，待對方伸手再握。多人同時握手注意不要交叉。男子在握手前應先脱下手套摘下帽子。握手時，雙目注視對方，微笑致意，不要看着第三者握手。但據西方傳統，位尊者和婦女可以戴手套握手。作為主人，主動、熱情、適時握手是很有必要的，這樣做可以增加親切感。

　7、 “上座”和“下座”的區分

離入口遠的地方為上座，離入口進的是下座。

右邊是上座，左邊為下座。

如果既有靠牆的沙發，又有不靠牆的沙發放在會客室裏，那麼以靠牆的為上座。

不管你進入會客室、辦公室或客户家裏，不要坐到上座。

坐3人沙發時，不要坐在兩端，應坐在中間，會顯得落落大方、談話的感染力會增強。