辦公軟件的操作技巧有哪些

在使用Word辦公軟件時,該如何有效提高工作效率呢?下面yjbys小編就為大家帶來Word辦公軟件使用中可以快速操作的使用技巧,希望對您有所幫助!

1. 同時保存所有打開的Word文檔

有時在同時編輯多個Word文檔時，每個文件要逐一保存，既費時又費力，有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時，單擊“文件”菜單，大家看，已經多出了“同時保存”和“同時關閉”命令，這可就方便多了

2. 巧妙設置文檔保護

在用Word 2000/XP打印一份文件時，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時離開一下，關閉文件吧，既費事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎麼辦呢?執行“工具”菜單中的“保護文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護窗體”，然後設上密碼。怎麼樣，光標跑到了文件頭，任你怎麼移動鼠標、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯吧。等回來時，執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令，一切又正常了。

3. 編輯長文件更輕鬆

相信大家都有這樣的經歷：在使用Excel、Word編輯長文檔時，有時需要將文章開始的多處內容複製到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩，還會出錯。其實只要將鼠標移動到滾動條上面的適當位置，發現鼠標指針變成雙箭頭，此時按住鼠標左鍵向下拖動，文檔編輯區會被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開頭的內容，在下面編輯區找到需要粘貼的位置，這樣你就可以複製內容了，而不必來回切換。這種方法特別適合複製相距很遠且處數較多的內容。

4. 給WPS文檔添加水印

先用作圖軟件(畫筆工具等)製作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來也行)，然後打開需要添加水印的WPS文檔，執行“格式→頁面背景→設置”命令，打開“設置背景”對話框，切換到“圖片”標籤下，按“選擇圖片”按鈕，選中剛才製作的圖片，並進行適當設置後確定，就可以為文檔設置上水印了。

5. 在金山文字中快速打開“頁面設置”

在用金山文字2002處理文檔時，一個最常用的操作就是設置頁面。先執行“視圖→標尺→水平(垂直)標尺”命令，展開“水平(垂直)標尺”打開，然後用鼠標在水平(垂直)標尺上雙擊，即可快速打開“頁面設置”對話框，對頁面進行設置了。

6. 在Excel中插入拼音

在我們使用Excel時，常常會遇到十分孤僻的字，但加上拼音註釋就能使人看得更明白。具體的方法是：選中想要加入拼音註釋的表格，打開Excel的菜單欄中的“格式”菜單，選中“拼音信息/設置”項，在彈出的對話框中的“設置”和“字體”選項中，分別選擇拼音的對齊方式和字體，最後選擇“拼音信息”子菜單中的“編緝”，即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音，可通過“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項顯示註釋的拼音。

7. 取消“自作聰明”的超級鏈接

當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候，Word會自動為我們轉換為超級鏈接，如果不小心在網址上按一下，就會啟動IE進入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能，就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”，單擊“鍵入時自動套用格式”選項，將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鈎取消。再單擊“自動套用格式”選項，將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鈎取消。再單擊“確定”。這樣，以後再輸入網址後，就不會轉變為超級鏈接了。

8. 巧設Word啟動後的默認文件夾

Word啟動後，默認打開的文件夾總是“我的文檔”。通過設置，我們可以自定義Word啟動後的默認文件夾，步驟如下：(1)單擊“工具”菜單中“選項”命令，程序將會彈出“選項”的對話框;(2)在對話框中，選擇“文件位置”標籤，同時選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕，打開“更改位置”對話框，在“查找範圍”下拉框中，選擇你希望設置為默認文件夾的文件夾並單擊“確定”按鈕;(4)最後單擊“確定”按鈕，此後Word的默認文件夾就是用户自己設定的文件夾。

9. 在Word中快速輸入漢字偏旁部首

作為語文老師，在用Word編制練習時，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令，打開“符號”對話框，在“符號”標籤下，將字體選定為“標準字體”，“子集”選定為“CJK統一漢字”，你就會發現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的，選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按鈕就行了。

10. 改變WPS Office 2000啟動後的默認紙張和字號

1.進入WPS Office 2000，選擇“文件→頁面設置”，將“紙張規格”設置為16開或B5，並根據需要設置好紙張邊距，回車確定。

2.字體字號可根據自己的寫作習慣定義一下，比如“宋體、四號”。

3.選擇“文件→存為模板”，在左面模板類型中選擇“通用”型，在右面“模板名”中輸入模板名稱，單擊“確定”。然後退出WPS Office。

4.再次進入WPS Office，選擇“文件→新建”，單擊“通用”模板，單擊你剛才輸入的模板名稱，單擊對話框右下角的“設為默認模板”，單擊“確定”，大功告成。這樣，當你每次進入WPS Office後，紙張就變為16開或B5、字體字號也變為你所需要的了。

11. 將Word表格巧妙轉換為Excel表格

先打開帶表格的Word文件，接着選中整個表格，先將光標放在表格的任一單元，在整個表格的左上角會出現一個帶框的十字模樣的標誌。把光標移到上面再單擊，整個表格的字會變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“複製”;然後打開Excel，再單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現的對話框中有6項菜單可選，選擇“文本”並確定就行了。

12. 巧存Word文檔中的圖片

有時候收到朋友寄來的一篇圖文並茂的Word文檔，想把文檔裏的所有圖片全部保存到自己的電腦裏，可以按照下面的方法來做：打開該文檔，選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁”，指定一個新的文件名，按下“保存”按鈕，你會發現在保存的目錄下，多了一個和Web文件名一樣的文件夾。打開該文件夾，你會驚喜地發現，Word文檔中的所有圖片，都在這個目錄裏保存着。

13. 在金山表格2002中為數值自動添加單位

在使用金山表格2002時，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數字(如“2310”等)後面添加單位如“平方米”等。其實只要稍加設置一下，就可以讓系統自動添加：選中相應的單元格(區域)，打開“單元格格式”對話框，在“格式”標籤中，選中“格式類別”下面的“數值擴展”選項，再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”，先後按“添加”和“確定”按鈕退出。以後在上述單元格中輸入數字，按下“Enter”鍵後，即可將數字後面自動加上所設置的單位。

14. PowerPoint的特殊播放模式

在實際使用Powerpoint演示文稿的過程中，往往需要與其他程序窗口的數據配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint演示文稿時，一般會處於全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作，如最小化和自定義大小。

15. 在Word XP中巧輸分數

啟動Word XP，選擇“插入”菜單下的“域”命令，出現“域”對話框，在“請選擇域類別”的下拉列表中選擇“等式和公式”，“域名”項選中“Eq”，然後單擊“域代碼”按鈕，單擊“選項”按鈕，在“開關”中選擇“F(,)”，按下“添加到域”，在下面的“域代碼”中添加上分子和分母，如EQ F(1,2)，連按兩次“確定”回到Word編輯窗口，這樣分數製作就完成了。

16. 快速輸入大寫數字

由於工作需要，經常要輸入一些大寫的金額數字(特別是財務人員)，但由於大寫數字筆畫大都比較複雜，無論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。後來偶然發現，利用Word2000可以巧妙地完成：首先輸入小寫數字如“123456”，選中後從“插入”菜單中選擇“數字”命令，接着會出現如圖所示的對話框，選擇“壹，貳，叁”項，點擊“確定”即可，或者你也可以直接在“數字”對話框中輸入數字。

17. 巧設WPS Office的表單域外形

WPS Office中的表單域雖然可以自由設置填充色和邊線，但是卻不能修改外形。為此筆者找到一個方法，可以對幾種表單域外形進行設置，只是方法略為麻煩了一點。

插入一個單行文字型表單域，點擊表單域工具欄中的保護文檔圖標，確定使文檔處於保護狀態，單擊該表單域使它進入輸入狀態，可以看到文字輸入的光標在表單域中閃爍，然後點擊表單域工具欄中的保護文檔圖標解除保護狀態。請注意此時文字輸入的光標仍處於表單域中，馬上右擊該表單域，在彈出的右鍵菜單中就會有一個外形選擇項。現在只要在外形選擇項中選擇喜歡的外形就可以修改表單域的形狀了。

當然並不是所有的表單域都可以採用以上方法設置。經筆者試驗，單行文字型、多行文字型和日期型的表單域都可以設置外形。

18. 在Excel中快速輸入特殊符號

報表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實這都是不正確的，“00”是數字鍵，“OO”是英文字母“o”的大寫，“零零”是中文數字的大寫，而“二”是中文數字的小寫，它們之間都不匹配。經過仔細摸索，筆者發現被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤”可以輕鬆地輸入常用符號。打開中文輸入法，先輸入“二”，在中文輸入法狀態下，用鼠標右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤”標誌，這裏選“單位符號”，這樣輸入法的軟鍵盤就被打開且定位到中文數字上，按鍵盤上的Q鍵或用鼠標點擊“軟鍵盤”上的Q鍵，中文小寫的“○”便被錄入進來。

19. WPS Office中用文字框巧分欄

在工作中，經常會用到頁面分欄設置，WPS Office能夠將欄間距設為0～100mm之間的任何數值，基本上能滿足工作的需要。但有的時候可能需要將欄間距再加大或左右不對稱，這時系統設置就無能為力了。其實利用文字框就能解決這個問題。

1.首先設置好分欄數，然後打開“插入”下的“文字框”，這時鼠標變為十字形，用鼠標在分欄的中間拖出一個文字框。

2.用右鍵點擊文字框，在彈出的菜單中選擇“對象屬性”，然後在“邊線端點”中將“邊線風格”設為空線。

3.再到“位置尺寸”框中根據需要設定好文字框的大小與位置。這裏需要注意的是，文字框應該與欄中的文字等高。

4.最後將右鍵彈出菜單中的“繞排方式”設為“左右繞排”。

20. 幻燈片播放速度隨意設

用PowerPoint2002製作幻燈片時，“自定義動畫”的“速度”只有5個選項，其中最快為0.5秒，最慢為5秒，但有時播放動畫需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎麼辦呢?這時可以先在“自定義”動畫的任務窗口中選中所定義的動畫，點擊右側的小三角，選中“計時”項，然後在彈出的對話框中找到“速度”項，將它修改為合適的速度即可(最長不能超過60小時)。

21. 在Excel中快速輸入大寫數字

在“智能ABC輸入法”狀態下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號)，鬆開Shift鍵，然後輸入任一數字鍵，就得到相對應的大寫數字了。另外，財會人員常用的單位詞，如“個、拾、佰、仟、萬”等，同樣可以藉助於i鍵加上單位詞相對應的漢語拼音第一個字母方便地得到(具體可查看“智能ABC輸入法”的“幫助”菜單)。

22. 在Word文檔中插入MP3文件

在Word文檔插入聲音文件，一般採用“插入”菜單下“圖片”選項中的“剪貼畫”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限於WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開Word文檔，把光標移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對象”選項，在打開的“對象”對話框中，選擇“由文件創建”活頁卡片，點擊“瀏覽”按鈕，從打開的“瀏覽”對話框中找到準備插入的MP3文件，並確定。當“瀏覽”對話框自動關閉後，點擊“由文件創建”活頁卡片中的“確定”按鈕，稍等一會兒，插入點就會出現MP3文件的圖標，雙擊它即可播放。但必須説明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關聯。

23. 讓Excel啟動時自動打開工作簿

用户可自定義默認工作簿，以便每次啟動Excel時，均可自動打開此工作簿。方法是：自定義一個新工作簿，然後將它保存在XLStart文件夾下。在C:Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftExcel或C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10下就可以找到XLStart文件夾。具體路徑還要視你的系統安裝盤符而定。

24. 在英文狀態下快速輸入中文標點符號

在輸入中文過程中，經常會遇到一些英文單詞或句子，此時許多人會將中文輸入法切換為英文輸入法來輸入英文。這樣一來，標點符號也成英文的了，輸入標點符號時，還要再將輸入法轉為中文，十分麻煩。有沒有簡便的方法呢?當然有。Office2000為用户提供了12組輸入中文標點符號的快捷鍵(詳見附表)，不管在任何輸入法狀態下(當然包括英文)，只需按下快捷鍵，即可輸入中文標點符號，省去了來回切換的麻煩。需要請大家注意的是：“,:;?!”等標點符號的中英文方式看似一樣，其實是有區別的。

25. 為Word添加小助手

我們在使用Word2000進行文檔處理時，經常使用工具欄中的“字數統計”功能來了解當前文檔的字數、字符數、行數等信息，非常方便。可是很多時候我們需要了解文檔的更加詳細的信息，這時可以通過在工具欄上添加“屬性”的方法，來快速查看文檔的詳細信息。

1.單擊“工具”菜單，從其下拉菜單中選擇“自定義”命令，打開自定義設置窗口。2.在自定義設置窗口中，選擇“命令”項。在其下面的“類別”中選擇“控件工具箱”，然後在右邊的“命令”中選擇“屬性”項。3.雙擊“屬性”項並將它拖動到工具欄上。這樣在Word的工具欄上，就出現了“屬性”項。

當我們在Word中需要查看某個文檔的詳細信息時，只要單擊工具欄上的“屬性”項，那麼文檔的創建時間、修改時間、文檔大小、創建人等詳細信息就會出現了，也可以根據自己的需要，添加、修改文檔的主題、作者、備註等信息。

26. 找回Word中的菜單欄

首先，在工具欄右擊，在彈出的菜單中單擊“自定義(C)”命令。再單擊“命令(C)”選項，然後在“類別(G)”列表框中拖動滾動條，找到“內置菜單”單擊。這時我們就可以在右邊“命令(D)”列表框中看到我們熟悉的“文件(F)”“編輯(E)”等菜單了。既然找到了，就動手一個個地把它們拖回去吧!當然，這些菜單既然能被拖到菜單欄中去，當然也能把它拖回對話框。

27. 彩色Excel表格顯示打印兩不誤

如果將Excel工作表中的數據設置為彩色格式，而打印機為黑白打印機，那麼工作表中的彩色區域打印出來的效果可能會不理想。在不更改工作表顏色設置的情況下，可以進行如下設置：

1.在“文件”菜單中，單擊“頁面設置”命令。

2.單擊“工作表”選項，然後選擇“打印”框下的“單色打印”項。如果使用的是彩色打印機，選擇該選項可減少打印所需時間。

3.單擊“確定”按鈕。

現在，你的Excel工作表在屏幕上看起來仍是賞心悦目，打印出的黑白稿也能稱心如意，感覺不錯吧!

28. 在演示文稿中使用繪圖筆

利用Powerpoint進行文稿演示時，當演示者需要對某部分內容進行講解標註時，可單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項”中的“繪圖筆”，鼠標將變成小筆形狀，拖動鼠標即可在演示文稿中書寫或繪畫。通過“指針選項”中的“繪圖筆顏色”改變筆的顏色。利用“繪圖筆”書寫的內容會在再次演示時自動擦除。

29. Word也能“自動求和”

編輯Excel工作表時，相信大家對常用工具欄中的“自動求和”按鈕情有獨鍾。其實，在Word2000/XP的表格中，也可以使用“自動求和”按鈕呢!當然，這需要你事先把該按鈕請出來，其方法是：

1.在“工具”菜單中，單擊“自定義”命令。

2.選擇“命令”選項，在“類別”框中，單擊“表格”;在“命令”框中，找到並單擊“自動求和”，然後用左鍵將它拖放到常用工具欄中的適當位置。

3.關閉“自定義”對話框。

現在，把插入點置於存放和數的單元格之中，單擊常用工具欄中的“自動求和”按鈕，則Word將計算並顯示插入點所在的上方單元格中或左方單元格中數值的總和。當上方和左方都有數據時，上方求和優先。

30. WPS Office 2002配置工具有妙用

安裝完WPS Office 2002後，在開始菜單中的“WPS Office 2002”項中，有一個“配置工具”的快捷方式，可能大家並沒有太注意它，其實它還挺有用的。點擊它後彈出配置工具的對話框，裏面有三個按鈕：第一個是“設置文件關聯”，它用於設置是否默認使用WPS Office來打開Word、Excel、Powerpoint文件，是否設置金山郵件為默認郵件系統;第二個是“恢復系統默認設置”，它用於取消WPS Office打開Microsoft Office文件的關聯，恢復成原來的關聯;第三個是“修復WPS Office”，用於修復軟件或其他一些不正常的情況。

31. 巧用“選擇性粘貼”使行列互換

假如A1-A10單元格中有不同的內容，現在需要將這些內容分別排列在A1、B1、C1、D1...J1單元格中，即將原來在同一列中的內容重新排列在一行中。難道要一個一個單元格去複製粘貼嗎?完全不用。首先，選中A1-A10單元格，單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“複製”命令;接着單擊B1單元格，再單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇性粘貼”命令，彈出對話框，選擇其中的複選項“轉置”，點擊確定。這時你會看到B1、C1....K1單元格中已有了A1-A10單元格中的內容，將A列選中，在右鍵菜單中刪除，此時行列轉換工作就完成了。

32. 在窗口中播放PPT幻燈片

通常PowerPoint2000/2002使用全屏方式播放幻燈片，如果你想在播放幻燈片的過程中與其他窗口進行配合，以增強演示效果，那麼你可以使用PPT的窗口播放模式。啟動該模式的方法是：打開PPT文件，按住Alt鍵，然後依次按下D鍵和V鍵。此時，幻燈片將在PPT窗口進行播放，這樣你就可以拖動、最小化和改變這個窗口的大小了。

33. 預覽時可編輯文檔

當你使用Word2000/2000的預覽功能時，如果還要編輯文檔，這時候不必回到視圖模式，只要點一下放大鏡圖標，這時候就會自動進入編輯模式，你可以對文檔進行任意編輯。這個技巧對編輯文檔非常有用!特別是調整封面、拖動一些表格等。可以邊預覽，邊編輯，既方便又準確。

34. 在WPS 中調用Word公式編輯器

要在WPS 中調用Word公式編輯器，前提是你的電腦中已經安裝了Word軟件，且加載了“公式編輯器”。打開WPS ，點擊“插入”菜單，選擇“OLE對象”命令，打開“插入對象”對話框，選中“新建”選項後，在“對象類型”中選擇“Microsoft Equation 3.0”，按下“確定”按鈕，即可直接調用Word中的“公式編輯器”輸入公式。

35. 輕鬆保存Office XP的用户個性化設置

在“開始/程序”中找到“Microsoft Office工具”，啟動其中的“用户設置保存嚮導”。再點擊“下一步”按鈕，程序立即搜索已安裝Office組件。然後選擇“保存本機的`設置”，再點擊“下一步”按鈕。接着程序提供給你兩種保存方式：“將設置保存到Web”和“將設置保存到文件”。選擇後一項，並用“瀏覽”按鈕選擇保存的路徑。最後點擊“完成”按鈕，程序在保存路徑中生成一個後綴名為OPS的文件。這個文件包含的就是用户的設置信息。要恢復設置時，啟動軟件，選擇“將原先保存的設置恢復應用到本機上”，接着指定設置信息文件的路徑，點擊“完成”就恢復了。

36. 在Word中快速“粘貼”

在Word 中要進行粘貼操作時，最常用的是按“粘貼”或按快捷鍵Ctrl+V。其實還有另一種方法更方便。執行菜單命令“工具→選項”，在打開的對話框中單擊“編輯”選項，單擊“用INS鍵粘貼”前的複選框，之後再單擊“確定”按鈕來關閉該對話框即可。以後再需要執行粘貼操作時，只要按一下鍵盤上的INS鍵(即Insert鍵)就能快捷實現粘貼了。

37. 快速轉換英文字母的大小寫

在Word 中編輯文檔時，如果需要將以前輸入的英文單詞或句子由小寫轉換為大寫，或由大寫轉換為小寫，遇到這種情況大家可能都是先將原來的單詞或句子刪除，然後用大寫字母或小寫字母重新輸入一遍。其實不用這麼麻煩，只要把光標定位到句子或單詞的字母中，然後同時按下“Shfit+F3”快捷鍵，此時如果原來的英文字母是小寫的，就會先把句子或單詞的第一個字母變為大寫，再按一次快捷鍵，現在可以發現整個句子或單詞的字母都變為大寫了，再按一次就變回小寫，每按一次快捷鍵字母的變化依此類推。

38. 在Excel中快速輸入小數

利用Excel處理數據時，經常會要輸入一些小數，有時一整列都是小數，這樣對輸入速度有很大影響，大家不妨來試試這個辦法：點擊“工具/選項”，在彈出的的“選項”對話框中選擇“編輯”選項，然後選中“自動設置小數點”的複選框，並在“位數”框內設定小數點的位數。這樣當你輸入小數時就不用再輸入小數點了，它會將你輸入的數字根據設置的小數點位數自動轉化為小數!如設置位數是1位，輸入123就自動變為12.3了。

39. 鎖定Word表格標題欄

Word提供給用户一個可以用來拆分編輯窗口的“分割條”，位於垂直滾動條的頂端。要使表格頂部的標題欄始終處於可見狀態，請將鼠標指針指向垂直滾動條頂端的“分割條”，當鼠標指針變為分割指針即“雙箭頭”後，將“分割條”向下拖至所需的位置，並釋放左鍵。此時，Word編輯窗口被拆分為上下兩部分，這就是兩個“窗格”。在下面的“窗格”任一處單擊，你就可對錶格進行編輯操作，而不用擔心上面窗格中的表格標題欄會移出屏幕可視範圍之外了。要將一分為二的兩個“窗格”還原成一個窗口，可在任意點雙擊“分割條”。

40. 給Access數據庫文件瘦身

當你用Access 建立數據庫文件時，會發現還沒錄入多少數據，數據庫文件的體積已經達到了數百KB，我們能否給它減減肥呢?答案當然是肯定的。請選擇“工具”→“選項”命令，在彈出的“選項”窗口中選擇“常規”選項，將“關閉時壓縮”複選框勾選，然後點擊“確定”按鈕即可。這樣，在錄入數據後，保存並退出Access時，你會發現文件的體積會減少許多。

41. 快速打印Word XP的快捷鍵列表

單擊“工具”菜單，選擇“宏”子菜單中的“宏”命令。彈出宏設置窗口，在“宏的位置”下拉框中，選擇“Word 命令”項。在“宏名”框中，單擊“ListCommands”命令。單擊右邊的“運行”按鈕。這時彈出“命令列表”對話框，單擊“當前菜單和快捷鍵設置”單選鈕，單擊“確定”按鈕。你會看到Word XP自動創建了一個新文檔，裏面就是所有Word XP的快捷鍵信息。最後只須單擊“文件”菜單中的“打印”命令即可打印出來以備查詢。

42. 公式的顏色也能變

如果是在Word中，那麼用公式編輯器先編輯好一個公式，選中它，點擊“繪圖工具欄”中的“陰影設置”按鈕，選擇其中的“陰影樣式18”，然後再次點擊“陰影設置”按鈕中的“陰影設置”選項，彈出“陰影設置”工具欄。點擊最右側“陰影顏色”倒三角，打開調色板，選擇合適的顏色。然後用中間的四個按鈕，小心調整陰影的位置，使陰影與公式重合，公式的顏色就會變成你想要的了。

如果是在Pwerpoint 中，那麼在選中公式之後，點擊“顯示圖片工具欄”中的“重新着色”工具，打開“圖片重新着色”對話框，將公式顏色變成自己想要的顏色就可以了。

43. 禁止自動運行“宏”

某些時候我們需要臨時禁止自動運行“宏”，那麼你不必再去修改有關的宏設置，只需在啟動Word XP或Excel XP時按下Shift鍵。如果是從Microsoft Office快捷工具欄上啟動Word XP或Excel XP，請先單擊Office快捷工具欄上的Word XP或Excel XP程序按鈕，然後立即在啟動時按下Shift鍵。

44. 壓縮Word 文檔中的圖片

通常情況下，圖文混排的Word文檔一般都比較大，若要減小文件的體積，可以利用Word 提供的圖片壓縮功能來實現。先打開圖文混排的Word文檔，選擇“視圖”→“工具欄”→“圖片”命令，在“圖片”工具欄點擊“壓縮圖片”按鈕。在彈出“壓縮圖片”窗口時，你可以根據實際需要來指定是壓縮文檔中所選定的圖片還是壓縮文檔中所有的圖片，將“壓縮圖片”複選框勾選，然後點擊“確定”按鈕即可。注意：在“文件”菜單的“打開”或“另存為”對話框中，選擇“工具”→“壓縮圖片”命令也可以打開“壓縮圖片”窗口;另外支持混排文檔圖片壓縮的還有Excel和PowerPoint。

45. 讓任務窗格快速啟動

在使用Word的時候，經常要使用到任務窗格，要讓任務窗格快速啟動，具體的設置方法為：單擊“工具”菜單，選擇“自定義”菜單命令，打開“自定義”設置窗口。在“自定義”設置窗口中，單擊下面的“鍵盤”按鈕。然後在彈出的“自定義鍵盤”設置窗口中，選擇“類別”下面的列表框中的“視圖”，在其右邊“命令”下面的列表框中，選擇“ViewTaskPane”命令。在中間的“指定鍵盤順序”下面的“請按新快捷鍵”中，敲入你設置的快捷鍵，比如敲入“Ctrl+P”，然後單擊“指定”按鈕。這樣你就為你的Word任務窗格設置了快捷鍵，需要打開時，只要按下“Ctrl+P”，任務窗格就會迅速地出來了。當不需要時，再按一下“Ctrl+P”，任務窗格就會消失了。

46. 明白Word中文字下劃線的含義

我們在用Word編輯文檔時，常常會碰見有的字下面有紅線、綠線及藍線或紫線，有的是波浪線，有的是下劃線。它們分別代表什麼呢?Word具有自動檢查拼寫及語法的功能，能夠對用户輸入的文字信息進行一定的智能檢查。紅色波浪線表示拼寫可能錯誤，綠色波浪線表示語法可能有錯誤。藍色下劃線表示超級鏈接，紫色下劃線表示使用過的超級鏈接。Word還會自動檢查電子郵件頭中的姓名，並將它與地址簿中的名字相比較，如果有多個名字與輸入的內容相匹配，則會在輸入內容的下面出現下劃線。

47. WPS處理Word文件時不能讀出圖片的解決

用WPS Office處理Word文件時，有時格式會和原來的設置有些差別，嚴重時一些圖片讀不出來。怎麼解決這個問題呢?只要在用Word 處理文件時，將“工具/選項”中的快速保存選項取消就可以了。以前保存好的通過上面的方法另存一下就可以了

48. 在Word中用剪貼板的內容進行替換

先將要替換的對象複製到剪貼板，打開“編輯”菜單下的“替換”，在出現的“查找內容”框中輸入要被替換的文字，將光標移入“替換為”框中，單擊“特殊字符”按鈕(看不到該按鈕，可先單擊“高級”按鈕)，在菜單中選擇““剪貼板”內容”或在“替換為”框中直接輸入^C也可以。最後根據需要，單擊“替換”或“替換全部”就可以了。

49. 製作不受母版模式影響的文字鏈接

在Powerpoint中，有時我們要利用一些文字做幻燈片之間的鏈接，但是系統會自動地套用母版的一些顏色設置，那樣在使用中有時會顯得很不協調。為此，我們可以在文字之上加一個無填充色、無邊框色的矩形，然後選中矩形，點擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“動作設置”進行鏈接就可以了。這樣，用來作鏈接的文字點擊後就再也不會改變顏色了。

50. 讓“@”減輕你的數據錄入工作量

在Excel工作表中，如果有大量諸如“[HP打印機]”、“[EPSON打印機]”之類的重複文字，可以如此定義這些單元格的格式，以減輕數據的錄入工作量：選擇需要的單元格區域，然後單擊“格式”菜單中的“單元格”，單擊“數字”選項，在“分類”框中單擊“自定義”，在“類型”框中輸入“[@打印機]”(@為半角字符)，單擊“確定”按鈕。之後，在這些單元格中，當你輸入“HP”後，該單元格將會顯示為“[HP打印機]”。

51. 在Outlook中創建“聯繫人”快捷方式

很多人用Outlook 2000/XP的“聯繫人”來代替自己的通訊錄，但是每次想找一個人的通訊錄就得先打開Outlook，比較麻煩，其實你可以在桌面上建立一個“聯繫人”文件夾的快捷方式，使得日後只要雙擊桌面快捷方式就可以將它打開。建立快捷方式方法如下：在Outlook中點擊“視圖/文件夾列表”，然後將其中的“聯繫人”拖到某個硬盤下，在此處創建“聯繫人”的快捷方式，然後再將此快捷方式移動到桌面即可(注：若將“聯繫人”直接拖到桌面上可能會出現一點小問題，還是在硬盤上中轉一下為好!此法同樣適用於建立Outlook中其他文件夾的快捷方式)。

52. Word能夠即點即輸

大家在使用Word時肯定遇到過這樣的情況：就是輸入了一些文字後，接下去要空一些地方，然後再輸。此時一般的人肯定選擇敲回車和空格的方式來空出一些位置，其實你只要在需要輸入的地方雙擊鼠標左鍵，這樣光標就會在此處閃動，可以直接輸入內容了，省去了敲回車和空格的麻煩。

53. 為金山文字保存備份文件

啟動金山文字，執行“工具→選項”命令，打開“選項”對話框，切換到“系統”標籤中，選中“B.保存備份文件()”選項後，確定返回。這樣設置後，如果再次保存編輯的WPS文檔時，系統會自動生成一個名為“~原文件名”的備份文件，並保存在“我的文檔My Bakfiles”文件夾中，為你的文檔上了一份保險。

54. 取消Word文檔中的超鏈接

一種辦法是利用“撤消自動套用格式”消除下劃線。單擊工具欄上的“編輯”菜單，然後從其下拉菜單中選擇“撤消自動套用格式”命令，這樣就會消除網址下面的下劃線了。另外就是關閉“自動更正選項”中的添加下劃線功能，從根本上杜絕了網址下面的藍色下劃線出現。操作方法如下：單擊工具欄上的“工具”菜單命令，然後選擇“自動更正選項”命令。在彈出的“自動更正”設置窗口中，單擊“鍵入時自動套用格式”選項，然後在下面的列表框，將“Internet及網絡路徑替換為超鏈接”項前面的“√”取消，單擊“確定”就可以了。

55. 快速批量編輯Excel數據

要將Excel工作表某單元格區域中的所有值均減少10%，可採用以下步驟：在某單元格中鍵入數字“0.9”，複製該單元格，選中該區域，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，單擊“乘”，單擊“確定”按鈕。

56. 同時在多個單元格中輸入相同數據

在Excel XP中，一個工作表的多個單元格中(單元格可以不必相鄰)有時需要輸入相同的數據，那麼如何才能快速地完成輸入呢?方法很簡單，你只要選定需要輸入數據的單元格，用“Shift”(或“Ctrl”)鍵與鼠標相配合，進行連續(或分散)選擇多個單元格，然後輸入相應的數據(例如“ABC”)，然後按下“Ctrl+Enter”組合鍵，此時你會發現所有被選中的單元格均被自動添入了“ABC”。

57. 關閉拼寫錯誤標記

Word中有個拼寫和語法檢查功能，通過它用户可以對鍵入的文字進行實時檢查。系統是採用標準語法檢查的，因而在編輯文檔時，對一些常用語或網絡語言會產生紅色或綠色的波浪線。有時候會影響用户的工作，這時可以將它隱藏，待編輯完成後再進行檢查。方法如下：1.右鍵單擊右狀態欄上的“拼寫和語法狀態”圖標，在彈出的菜單中選擇“隱藏語法錯誤”項後，錯誤標記便會立即消失。2.如果要進行更詳細的設定，可以執行菜單“工具”中“選項”命令，在彈出的“選項”中進行詳細的設置，如拼寫和語法檢查的方式、自定義詞典等項。

58. 使用F1～F12鍵讓Word操作更快捷

F1：打開幫助。Shift+F1：打開幫助工具(小問號)。

F2：剪切選中的文本，將光標移到需要的地方後，按下回車鍵即可粘貼剪切的文本。Shift+F2：複製選中文本，將光標移到需要的地方後，按下回車鍵即可粘貼複製的文本。Alt+Ctrl+F2：打開文件。Ctrl+F2：打印預覽。Alt+Shift+F2：保存文件。

F3：輸入某條“自動圖文集”詞條的名稱後，按下此鍵，即可將名稱轉換成該詞條。Shift+F3：切換選中的西文字符的大小寫。

F4：重複上一步操作。Alt+F4：關閉所有文檔，若沒有保存，將提示保存，並退出Word。

F5：打開“查找與替換”對話框，並選定“定位”標籤。Alt+F5或 Ctrl+F5：將所有打開的Word文檔最大化窗口還原到原來大小。Ctrl+Shift+F5：寫書籤。

F6：在任務窗格與文檔窗口之間切換。Ctrl+F6：在多個打開的文檔窗口之間來回切換(至少打開兩個文檔才能看到此操作的結果)。Alt+F6：在兩個打開文檔窗口之間反覆切換(至少打開兩個文檔才能看到此操作的結果)。

F7：實施拼寫檢查。Ctrl+F7：當文檔窗口不是最大化時，激活鍵盤上的方向鍵，用以移動窗口。

F8：Alt+F8：打開“宏”對話框，用以運行宏命令。Ctrl+F8：當文檔窗口不是最大化時，激活鍵盤上的方向鍵，用以調整窗口的大小。

F9：Ctrl+F9：插入一個域記號“{}”。

F10：激活菜單欄。

F11：Ctrl+F11：鎖定選中的域，防止被更新，只對可能更新的域如“時間域”等有效。Ctrl+Shift+F11：解除對域的鎖定(需要選中)。

F12：另存文檔。Ctrl+F12：打開文檔。

59. 巧借Excel為Word中的文字設置傾斜格式

首先啟動Excel，在任一單元格中輸入需要作傾斜處理的文字。在該單元格處於活動單元格的狀態下右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”，或者點擊“格式→單元格”，打開“單元格格式”對話框。單擊“字體”選項可進行字體方面的設置，這裏不必多説。而單擊“對齊”選項就可進行文字傾斜方向的設置，文字的傾斜角度可在90度到-90度之間，根據需要任意設定，感覺滿意後，單擊“確定”按鈕退出。然後執行“剪切”或“複製”操作，回到Word編輯環境。選擇需要插入該傾斜文字的插入點後，執行菜單命令：“編輯→選擇性粘貼”，打開“選擇性粘貼”對話框，選擇“作為Microsoft Excel工作表對象”粘貼即可。

60. 如何將圖片移到合適的位置

當用户初次使用Word的插入圖片功能時，往往會對如何放置突然出現的圖片束手無策，不知如何移到合適的位置。其實這很簡單，我們在Word文檔中放置圖片時，它會自動默認與一個可見的網格對齊，以確保所有內容整齊的排列。 如果需要精確地控制圖片的放置位置，用户可以在拖動對象時按住Alt鍵，可暫時忽略網格。用户可以看到該圖片將平滑地移動，而不是按照網格間距移動。如果圖片不需要與文字對齊，用户可以使用這一技巧。為了確保該功能可用，用户可以雙擊該圖片，然後選擇“版式”這一個選項，選擇環繞方式區域下非嵌入式的任意一個方式，最後單擊“確定”按鈕即可。

61. 妙用Word詞典進行翻譯

在編輯文檔時，常會遇到一些生詞難以弄懂，這時你可求助於Word 2000/2002的中英/英中詞典，即可在Word中進行動態互譯了。

1.從“工具”菜單中選擇“語言”，然後單擊“詞典”命令，也可按“Alt+Shift+F7”組合鍵啟動詞典，這時出現“詞典”對話框;

2.鍵入要查閲的內容，你可查閲英文單詞或詞組的中文解釋或是中文字詞對應的英文單詞;

3.單擊“插入”按鈕，可以將互譯的單詞插入到文本中，單擊“翻譯”按鈕，可以在“替換為翻譯”列表框內顯示該詞的含義、多種解釋及詞性等;

4.在“查閲”列表框內單擊其中單詞，右邊會自動顯出相應的翻譯結果。

62. 巧用表格製作作文紙

在國小語文試卷中經常要插入一段作文紙，且往往和其他基礎知識題混排在一張試卷上，故無法直接以稿紙方式打印，筆者在實踐中發現，巧用Word的表格功能可以輕鬆達到這一要求。例如要在8開的試卷中插入15行、每行20格，共300字的作文紙，操作步驟如下：

1.激活“表格”菜單，單擊“插入表格”，在對話框中的列數輸入“20”，行數輸入“1”，按確定後返回。

2.以上操作得到一行20格的虛框表格，選中這一行，用邊框按鈕把它變成實線表格。

3.在這個表格行下面放置一個空行，複製時選中表格行和下面的空行，再在空行下面行粘貼，即得到兩行。選中兩行即可複製出4行，直至複製出15行。

4.調整行間距，方法是設定空行的字體大小，一般用5號字即可。

63. 快速設置不同工作簿的表間引用公式

不同工作簿的工作表之間的數據引用公式設置，通過鍵盤手工直接錄入很麻煩，也很容易出錯，利用Excel提供的鼠標操作方法，比較方便快捷。操作過程是：打開“數據來源”和“數據處理”兩個工作簿，在“數據處理”工作簿的某個工作表的某個單元中輸入一個等號;通過菜單上的“窗口”選項，從當前工作簿切換到“數據來源”工作簿;選中“數據來源”工作簿中的某工作表中某單元或區域;按回車鍵，回到“數據處理”工作簿的編輯工作表，發現編輯的單元出現了公式。公式中的單元或區域是絕對引用，可以把$刪除，改為相對引用，以方便其他單元公式的複製。

64. 用Word為日語中的漢字標註假名

用Word自帶的日語輸入法輸入完日語後，選取要標註假名的漢字，然後依次點擊“格式”→“中文版式”→“拼音指南”，彈出一個對話框，在“基準文字”裏列出來的就是剛才你選取的漢字，在相對應的“拼音文字”一欄裏輸入假名，再調一下字號(經筆者實踐，發現選8磅字比較適宜)，按“確定”即可實現為漢字標註假名。

65. 快速將網頁中的圖片插入到Word文檔中

在編輯Word文檔時，需要將一張網頁中正在顯示的圖片插入到文檔中，一般的方法是把網頁另存為“Web頁，全部(*.htm;*.html)”格式，然後通過Word的“插入/圖片/來自文件..”菜單把圖片插入到文檔中，這種方法雖然可行，但操作有些麻煩。現在告訴你一種簡易可行的方法。將Word的窗口調小一點，使Word窗口和網頁窗口並列在屏幕上，然後用鼠標在網頁中點擊你需要插入到Word文檔中的那幅圖片不放，直接把它拖曳至Word文檔中，鬆開鼠標按鍵，此時可見圖片已經插入到Word文檔中了。需要注意的是，此方法只適合沒有鏈接的JPG、GIF格式圖片。

66. 讓表頭跟隨時間走

在Excel中使用函數可製作出跟隨時間走的表頭。選中要輸入表頭的行，輸入函數“=MONTH(NOW())&″××表″”，回車即顯示系統日期所在月份的××表;如是本月製作上月的統計表，則輸入函數=MONTH(NOW())-1&″×××表″，則顯示系統日期月份的上一月××表。

67. 巧用“語音”學英語

如果你的電腦裏裝有Windows XP，那麼打開“控制面板”裏的“語音”，就會彈出“語音屬性”窗口，在“文字/語音轉換”中，“語音選擇”是用來確定朗讀者的。由於筆者裝了Office XP，還增加了男聲、女聲、中文三種音色;在“使用下列文字預覽語音”中輸入你需要讓電腦朗讀的文本;最下面的是“語音速度”，這也是用本方法朗讀英文的優勢所在：你可以方便隨意地調整朗讀的速度，如果調到很慢，你甚至可以聽到電腦把每個單詞的音節都讀得清清楚楚。設置好了以後，點擊“預聽語音”就可以聽到英語朗讀了。不過學完英語以後，最好把語音速度調到正常位置，不然將改變系統的語音速度。好啦，這樣你就擁有了一個不厭其煩的地道英語老師，讓你的英語水平上一個台階。

68. 在Excel中少用鼠標的方法

在Excel中快速編輯數據時，當想對單元格做改動時，因為經常需要用到鼠標，從而使編輯速度大大減慢。其實你可以使用一個快捷鍵──F2，這樣你的手就不用離開鍵盤了。方法如下：利用方向鍵選擇要編輯的單元格，按下F2鍵，編輯單元格內容。編輯完成後，按Enter鍵確認所做改動，或者按Esc鍵取消改動。

69. 打造自己的移動辦公盤

隨着USB閃存價格迅速下降，擁有USB閃存的朋友已經越來越多。大家可能會根據自己的實際需求，加入各種各樣的軟件來滿足自己的工作和學習需要。

：將WPS安裝文件夾下的、、三個文件拷貝到USB閃存的同一文件夾下，就可以了和平時一樣正常使用WPS了。如果你還需要一些特殊符號，那麼請你連同ObjLib文件夾也一同拷貝即可。

：直接將整個文件夾複製到閃存中即可，功能也是最強的!

3. 辦公之星企業版V3.0：新建一個文件夾並取名為辦公之星，將、及註冊碼拷貝進去，使用時填一下注冊碼即可正常使用。

70. 在PowerPoint中讓文字連續閃爍

在PowerPoint中可以用“自定義動畫”來做閃爍文字，但文字都是一閃而過，無法讓文字連續閃爍。其實是可以實現連續閃爍的，方法如下：

1.創建文本框，設置好其中文字的格式和效果，並做成閃爍的動畫效果。

2.點選這個文本框，再單擊“編輯”菜單下的“複製”命令，同時在文稿中根據想要閃爍的時間來確定粘貼的文本框個數中，再將這些框的位置做相應的設置。

3.最後把這些文本框都設置為在前一事件一秒後播放，文本框在動畫播放後隱藏即可。

71. 在Word中創建自動翻頁功能

Word有自動翻頁功能，可根據需要調整翻頁速度，設定該功能後，只需點擊一下鼠標，便可對文本自動翻頁。方法是：在菜單欄中選擇“工具/自定義”，彈出自定義對話框後，選擇“命令”選項，在“類別”欄中選擇“所有命令”，然後在“命令”框中用鼠標點擊“AutoScroll”，並拖到工具欄上，於是工具欄上就多了一個“自動滾動”按鈕。使用它時只需打開一個文本，然後點擊“自動滾動”按鈕，此時鼠標在文本的右側滾動條區域會變成一個倒立的黑三角，將黑三角移動到滾動條的上部則文本自動向上滾動，移動到下半部文本則自動向下滾動，放到中部則暫停翻頁。“黑三角”越靠近滾動條的兩端，文本滾動的速度越快。另外，在滾動條上有一個隨文本一起移動的“方框”，隨時告知你文本顯示的進度。點擊鼠標左鍵，便自動返回到編輯狀態;再次點擊“自動滾動”按鈕，則繼續瀏覽文本。

72. 在PowerPoint中巧定圓心

有時在PowerPoint中畫圓並演示時，會發現確定圓心不是一件很容易的事，有的人只是憑觀察在“圓心”處畫一個圓點代替，弄不好在播放時會發生圓心偏離比較嚴重的情況。其實我們可利用“同心圓”工具按鈕來解決這一難題。方法是：在幻燈片下面的“繪圖”工具欄中，依次單擊選取“自選圖形→基本形狀→同心圓”，根據需要，在幻燈片中畫好一個適當大小的同心圓後，將鼠標選中內圓的黃色操作點按住左鍵不放，向內拖成一個小圓點，再釋放鼠標，這樣我們就巧妙地得到了準確的圓心了。

73. 為新工作簿設置工作表張數

Excel是我們常用的辦公軟件，但一個新工作簿文件系統默認只有3張工作表，雖然可以通過插入來添加，但總感覺不便。如果我們已規劃好一個工作簿文件需要多少張工作表時，我們可以用下面方法來事先設定。具體操作方法是，執行“工具→選項”，打開“選項”對話框，單擊“常規”選項，在新工作簿內的工作表數欄內輸入你要設定的張數，確定退出。這時再新建工作簿文件就按你的需要自動提供出若干張工作表了。

74. 使WPS Office中插入的圖像不再失真

在WPS Office中插入圖片的時候，你會發現無論插入何種格式的圖片，質量都有較大失真，特別是插入帶文字的圖片，效果更差。解決方法如下：首先打開一個建立圖像的應用程序，筆者使用的是畫圖板來打開包含所需圖像的文件(圖像文件的格式一定要是位圖BMP格式，否則粘貼後不能正常顯示)，然後選擇“複製”命令，再切換到WPS 文檔中，將插入點移到要插入圖像的位置，在常用工具上單擊“粘貼”按鈕就可以了。

75. 設置多頁打印標題與行列標誌

打開Excel，單擊相應的工作表，再單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，然後單擊其中的“工作表”選項。如果要使每一頁上都重複打印列標誌，單擊“頂端標題行”框右側的按鈕，在彈出的“頂端標題行”編輯框中，輸入列標誌所在行的行號。如果要使每一頁上都重複打印行標誌，單擊“左端標題列”框右側的按鈕，在彈出的“左端標題列”編輯框中，輸入行標誌所在列的列標即可。

76. 在Word中快速計算

用Word進行文字編輯時，有時可能需要對文中的一些數據進行運算，或者核對一下算式中的結果對不對。具體做法是：將光標插入點移到文檔中需要插入計算結果的地方後，點擊“表格→公式”，打開“公式”對話框，在該對話框中的“=”後面輸入要計算的算式，最後單擊“確定”按鈕即可。如果説算式就是文檔中的文字，那麼就更簡單了，只要先將文檔中的算式複製，然後在“公式”對話框的“=”後面粘貼即可。不過這時的“粘貼”操作要用快捷鍵“Ctrl+V”了。