會計電算化檔案管理中存在的問題及應對措施

檔案管理是會計電算化的重要知識。你知道會計電算化檔案管理中存在哪些問題嗎?你知道應該如何解決會計電算化檔案管理中存在的問題嗎?下面是yjbys小編為大家帶來的關於會計電算化檔案管理中存在的問題及應對措施的知識，歡迎閲讀。

　　一、會計電算化檔案管理中存在的問題

　　(一)電算化檔案的安全係數不高

會計電算化系統以磁性介質為數據載體，具有易於保管、體積小、質量輕、查找方便快捷等優點。但與此同時，利用磁性介質保管會計信息和數據的安全係數不高，被篡改、被破壞的可能性很大，而且還不易控制。在現有的技術條件下，對電子數據進行非法修改是簡便易行的，而且還不留痕跡。一旦被人為破壞和修改，就難以辨別企業經濟業務的原貌，後果將不堪設想。另外，由於計算機網絡固有的侷限性以及會計信息數據的高度集中等原因，在一定條件下未經授權的人員也可以通過計算機網絡瞭解到完整的數據信息文件，這樣一來，就增加了重要數據被偽造被銷燬的風險。同時，利用計算機網絡犯罪隱蔽性很強，危害性也很大，與傳統的會計檔案管理手段相比，安全性和完整性更不容易得到保障。

　　(二)對電算化檔案的認識不足

在進行會計電算化檔案管理時，主要是利用計算機來完成檔案的採集、分析以及歸檔等工作。但是，很多單位的檔案管理人員不具備相應的計算機運用能力，對電算化檔案也缺乏足夠的認識和理解，在對財務系統中的會計資料進行備份時達不到應有的水平，甚至不能勝任備份和檢查電子文檔的工作。由於沒有及時的備份會計信息資料，系統數據丟失和破壞的風險很大，也影響了電算化系統的正常運行。

　　(三)管理制度不健全

隨着信息技術的`進步，電算化會計檔案管理也得到了很大的發展，在很多企事業單位都得到了廣泛的應用。目前會計電算化檔案管理制度不夠完善，很多檔案部門仍舊沿用以往的《會計檔案管理辦法》和《電子文件歸檔與管理規範》對電算化檔案進行管理。這種管理方式針對性不強，在實際操作中很容易出現問題。另外，從事電算化會計檔案管理的人員主要來自財務部門，他們的專業性不強，在對電子檔案的保管過程中處於一種不連貫、無序的管理狀態。有的檔案管理人員在對電子檔案進行歸檔時出現了過於簡單化的傾向，在管理方式和手段上都不能適應當前會計檔案管理的需要。

　　(四)網絡管理人才缺乏

在對電算化會計檔案進行管理時需要做好系統安全、網絡維護及管理等工作，很多單位缺乏相應的網絡管理人才，往往只是對現有的會計人員進行簡單的培訓之後就倉促上崗。這些人員不具備對系統的管理和維護能力，也達不到電算化會計檔案管理的要求。

　　二、在會計電算化背景下加強檔案管理的措施

　　(一)建立健全電算化會計檔案管理制度

為了適應會計電算化檔案管理的需要，必須建立健全電算化會計檔案管理制度，這樣才能實現電算化檔案管理的規範化和制度化，提高會計電算化檔案管理的水平，使其充分的發揮作用。要在存檔管理、分類管理、審批及銷燬手續、保存期限等方面實現制度化管理，同時還要做好計算機系統的安全性、穩定性等方面的工作。

　　(二)實現電算化會計檔案管理的規範化

首先，為了確保檔案的真實性、完整性以及可靠性，要對紙質檔案和電子檔案進行雙重保管，一方面，要對會計憑證、會計賬簿以及會計報表等數據進行定期的打印並裝訂成冊，然後歸檔。在移交時要由專人負責，保證歸檔材料的準確性。另一方面，還要對會計電子信息檔案進行定期的拷貝並加密，然後加以保存。其次，要對檔案進行安全管理。由於光盤和磁性介質是電算化會計檔案的存儲工具，因此在進行數據備份時要採取雙備份的形式，並註明檔案形成的時間以及操作人員的姓名。同時，要儘量選擇質量好、存儲量大的存儲介質進行備份。

　　(三)加強檔案管理人員的隊伍建設，提高檔案管理人員的素質

在電算化檔案管理工作中，要保證會計檔案的真實性、可靠性和完整性，檔案管理人員是關鍵。因此，要加強檔案管理人員的隊伍建設，努力提高他們的技能水平和業務素質。一方面，要積極引進優秀的電算化會計檔案管理人才為企業服務;另一方面，要對現有的檔案管理人員加強培訓，使其成為精通會計業務和檔案管理，又具備相應信息技術能力的複合型人才，為電算化檔案管理提供有力的人才保障。

　　三、總結

綜上所述，會計電算化檔案管理適應了新形勢下會計檔案管理的需要，它不僅改變了會計信息的存儲和核算方式，而且還提高了會計信息的質量，實現了數據處理的自動化，大大提高了會計檔案管理的水平和效率。因此，它是會計工作發展進程中的一次重大革命。現階段，在會計電算化檔案管理中還存在着不少問題，企業管理者要採取有效的措施加以解決，努力做好電算化檔案管理工作，使其更好的為企業服務。