採購的具體流程

作為一個採購人員，採購的流程是必須要熟悉的，yjbys小編下面為你整理了採購的詳細流程，希望對你有所幫助。

　　1、尋找合格供應商

(1)索樣詢價

為使公司能採購到適價的零件，採購課採購員需隨時收集自行車零配件相關工廠的供應信息，當公司有需要時，應向相關廠商進行索樣並詢價。此時需填寫《樣品單》及《詢價單》。

(2)樣品確認

樣品索回後，需即時開具《樣品零件確認單》交給產開課進行樣品確認，以判定該廠商的產品是否符合我司要求。

(3)廠商報價

判斷合格的供應商，需根據本公司的付款條件、品質要求、交貨時間等，要求供應商報最優惠價格。

(4)確認報價

採購經理依據同種產品的市場價格，對廠商的報價進行確認回籤，然後交採購課長輸入公司ERP系統價格庫。供應商的報價原件由採購經理保存，複印件發給財務作為對帳和結算的依據，並抄報總經理備案。

(5)合格供應商確認

當上述步驟完成後，將該供應商的相關信息登記入《供應商審核表》交相關部門審核。若審核通過可將該廠商列為我司合格供應商，將其列入公司《合格供應商名錄》。以後每隔半年，對該供應商進行考核，並將結果記錄於《供應商評核表》。

　　2、採購訂單管理

(1)下采購訂購單

接到《訂購書》後，採購課長根據訂購書客號、車型找出相對應的《用料明細表》，確認資料無誤後，將訂購書及用料明細轉給採購員下單。各採購員在接到資料後，進入公司ERP系統，查詢業務、生管是否已在ERP中過帳，待其過帳後，採購方能在ERP中下采購單。採購下單時，需在訂購單上詳細標明訂單號如NKXXXXXXXXXXX(其中，前四位為HK下發的訂單編號,第五位為年,6、7位為月份,後四位為流水號，流水號由各採購員掌控)。採購員在下單時，需查倉庫有無庫存料件和半成品(若有庫存，需扣庫存數，同時需填寫《零件代用通知單》交於研發部檢驗是否可代用)，採購訂單應在2天內發出。

(2)審核規格、價格

採購課長依據《訂購書》及《用料明細表》對各採購員所下的《訂購單》的內容(即：規格、數量、價格、交期)進行核對，核對時需再次掌控是否已消化了庫存料件，核對完成後轉至採購經理核准並在ERP中過帳。採購課長需將各採購員所下的訂購單內容總結在公司服務器/到料情況查詢/《零件到料掌控表》中，供其他部門查詢。

(3)FAX訂購單

經採購經理核准完的《訂購單》，統一交由文印室FAX給供應商。

(4)跟催回傳訂購單

FAX完後的《訂購單》，交由各採購人員。各採購員將各自負責的零件資料進行整理，在《訂購單》FAX後1小時內應打電話給廠商，確認訂單是否有收到，三日內需接到供應商的回傳訂單，若未接到，需主動打電話詢問訂單是否有變更等事宜。

(5)延遲交期通知業務

採購員在接到廠商的回傳單後，需確認廠商所回傳的內容有無更改。若廠商回傳的交期確認OK，採購員可記錄下來，資料即可歸擋;若廠商回傳的交期有延誤，這時需協調廠商以達到共識。在協調達不到共識時，應即時填制《品質交期異常反饋表》，知會業務部經理或相關跟單業務員，以便及時通知客户。採購需在下單後一星期內回覆業務訂單的交期是否有問題(業務人員可在公司服務器/到料情況查詢文件夾中隨時能查到)。

(6)訂購單的`整理、歸檔

採購員在接到文控中心FAX後的訂購單後，需將原始訂購單整理後歸檔在各廠商的資料夾中。

　　3、催貨

(1)到交期前聯絡廠商

採購員根據自己的資料，在零物料交貨期的前三日需主動打電活給供應商，瞭解零物料的進度，以便及時調整。

(2)跟進料件

採購員在將零物料跟催進倉庫後，需及時瞭解所到的零物料是否合格。料件合格入倉後，採購動作方結束，料件不合格，需在第一時間給予處理。

(3)物料挪用

當訂單所需物料無法及時到貨，且倉庫有其他訂單的相同物料時，採購可填制《物料挪用單》，經資材部經理批准後，交倉庫進行物料挪用。

　　4、五金件(零星物件)採購

(1)接採購申請單

採購員在接到各部門開出的申購單後，應報請採購經理批准，貴重物品應報請總經理批准後，方可實施採購。

(2)實施採購

各部門的採購申請被批准後，採購員根據其內容，選擇供應商進行採購。其中，設備維修所需的配件，應在1個工作日內完成，其他五金件應在3個工作日內完成。

(3)通知領用

採購物品到貨入五金倉後，應及時通知相關申請部門領用。

　　5、對帳、請款

(1)對帳

採購員每月根據各廠商的月結對帳明細單，進行單價的核對，如有異議須與廠商溝通，核對無誤後交還財務部進行帳務處理。

(2)請款

採購經理每月月底接財務的應付帳款明細表，根據與各供應商達成的付款協議，進行請款，此時需填寫付款申請單。

　　6、不良品處理

(1)接檢驗異常報告單

採購員在接到進料檢驗報告單或生產線品質異常跟蹤改善確認單時，需仔細瞭解料件的問題點，然後即時將報告單FAX廠商，請廠商給予處理方案。

(2)回饋處理結果

採購人員需及時跟催廠商的處理結果，若有技術上的協調問題，需及時通知我司研發部或品管部與其協調;若是退貨，需及時跟進將料件退回廠商。

(3)跟進良品入倉

料件退貨後，需隨時跟進供應商新補料件的供貨進度，直至良品入倉。