如何處理員工離職面談溝通
引導語:員工離職一般是兩種情形,一是員工主動離職,二是公司主動辭退。下面是yjbys小編為你帶來的如何處理員工離職面談溝通,希望對大家有所幫助。
首先,我們先談主動離職員工的溝通面談管理工作。
一般而言,員工提出離職不外乎三個方面,即來自外部因素的干擾,比如受社會價值觀趨勢的影響、交通環境的影響及更好的工作機會等原因;二是受企業組織內部因素的影響,比如薪資福利不佳、不滿上司領導風格、缺乏升遷發展機會、工作負荷過重壓力大、不受重視無法發揮才能等;三是來自個人因素,比如家庭原因、人格特質、職業屬性以及個人成就動機因素。
出現上述的情況,都可能產生員工離職的事情發生。當員工一旦確定要離開公司,除了依照公司標準化的離職作業程序,包括填寫離職單、離職面談、核准離職申請、業務交接、辦公用品移交、監督交接、人員退保、離職生效、資料存檔到整合離職原因的一系列程序之外,離職面談是相當重要的一環。
行之有效的離職面談,可以幫助HR瞭解到員工離職的真正動因,幫助公司改進制度、管理、績效等方面可能存在的不足,甚至及時留下那些並非不可抗力導致離職的核心員工。員工離職對組織會造成很多影響,一旦離職的事實發生雙方也都應以開闊的胸襟坦然面對,共同找出問題癥結。即使公司與員工雙方無法再繼續共事下去,也不應有產生傷害對方的情形發生。由於離職者的心態多半是對公司產生不滿,一旦離開後可能會有詆譭公司的情形發生,對於企業形象會有很大的影響,因此做好離職管理可以預防很多不利於公司的行為發生。
HR經理如何做好離職員工的面談工作呢?可以從以下方面入手:
一、面談前的準備工作。
不要讓面談處於壓抑的環境空間中,因此面談的地點應該選擇在輕鬆、明亮的空間裏進行,包括準備有助於舒緩氣氛,緩解情緒的飲料。面談時間最好控制在20-40分鐘之間。過短顯得倉促,不宜於做深入的溝通,同時也可能讓員工產生不被尊重的感覺;過長,可能會出現冷場的尷尬氣氛。另外,離職者的個人基本資料、離職申請書、以往考核紀錄表也應妥善準備,以正確掌握離職真正原因,這也可讓離職者感受到面談者對於當事人的重視程度而非衍了事。
二、面談當中的溝通技巧
員工在離職的情況下,心態通常容易走兩種極端,一是滿不在乎,對溝通不予以配合,敷衍了事;二是抱怨頗多,甚至出現一些情緒化的語言。所以,在溝通過程中,應該卸去彼此對立的立場與身份,建立彼此對等互信的關係,才能讓溝通在適宜的氣氛下進行,並獲得有價值的信息,HR可以給員工倒杯茶水,以營造輕鬆的環境。在面談的過程當中,應隨時察言觀色,設法將自己的立場與被面談者站在同一陣線,專注傾聽其所抱怨的人或事,HR的角色應該是多聽少説,適當的提出問題即可。當被面談者產生防衞的情形,應該要及時的關心他的感受,不要唐突地介入問題,更不可做任何的承諾,最重要的是要將面談重點記錄下來,便於之後的分析整理工作。善於傾聽,在溝通過程中更為重要。
三、面談之後的處置
面談結束之後,應將面談紀錄彙整,針對內容分析整理出離職真正原因,並且提出改善建議以防範類似原因再度發生。
其次是關於與被解聘員工的面談溝通。
裁員,對於工作的執行者HR而言,是件有些痛苦的事情。這種看來缺乏人情味不討好的工作,卻更需要注重細節,儘可能地有效處理,既能夠不影響公司的正常生產管理,又不使被裁員工產生消極負面的影響。因為公司裁員或者解聘而產生的離職面談工作需要注意以下細節:
一、最好不要提交員工的'表現
過多談及員工優秀,而現實是被裁被辭退這會讓員工很壓抑與不滿;而言及員工工作如何不行,又容易使員工產生挫敗感,所以,溝通中最好不要提起是因為員工表現的原因。特別那些與員工表現無關的裁員,只需強調基於經濟不景(或公司併購,或結構調整)的客觀原因才裁員,請員工不要懷疑自己的能力和表現,幫助他們正面面對;即使是因表現不好,也不要在這時候打擊他,儘量寬容地説,不是你不行,而是這崗位不適合你而已。
二、不要過分保持立場化身份去辯解
員工這個時候恐怕最不願意聽到的是HR告訴他,這個裁員(辭退)決定是如何正確與偉大,過多談及此容易引起爭辯,產生很糟糕的結局,即傷了個人之間的和氣,又不利於員工離職後對公司可能帶來的口碑與評價。
三、不要過多安慰
這個時候的安慰,可能更多的是讓他產生是風涼話的誤會。安慰適度不宜過度。
四、不要做任何額外的承諾
即便你想給予他更多的幫助,也不要在這樣的場合下給予任何形式的承諾。更不要以公司的名義私自進行承諾,一旦日後無法兑現,麻煩會更大。這個時候承諾成了空頭支票,會讓人覺得上當受騙,以及對公司及HR產生不信任。
五、不要説個人的看法
記住,你是代表公司與員工在溝通,諸如“我認為你很優秀,這次裁員(辭退)不妥”等這樣的話,即便你是處於安慰的好意,也切記不能説。這容易讓員工心存留下來的幻想,難以坦然接受辭退的決定,甚至與你產生糾纏。
六、不要提及其他員工
不要告訴他,誰也在此次辭退(裁員)之列,以此希望他找到平衡與坦然接受是不可取的,如果裁員(辭退)計劃不是公開性質的,這樣的結果可能導致公司內部流言四起,影響軍心。
最後,這類辭退裁員的溝通面談時間,最好控制在10-20分鐘之內。把辭退的原因與決定告之清楚,即可結束溝通面談,時間過長,反而更加影響對方的情緒。當然,個別特例,另當別論。
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