使用EXCEL製作學生成績單技巧

對於教師來説每次考試後整理學生成績都不是一件輕鬆的事情。通常收回的學生試卷並不可能按已有成績表中的順序排列，因此每次用Excel輸入成績前都得先把試卷按記錄表中的順序進行整理排列，之後才能順次輸入，這自然是很麻煩的。實際上最快速的錄入方法應該是按試卷的順序在Excel中逐個輸入學號和分數，由電腦按學號把成績填入成績表相應學生的記錄行中。在Excel中實現這個要求並不難。下面就來和小編看看使用EXCEL製作學生成績單技巧吧。

首先我們得有一張Excel成績記錄表，然後在成績記錄表側增加四列(J：N)，並輸入列標題。

1.表格設置

選中Excel表格的J1，單擊菜單“數據/有效性”，在“設置”選項卡中單擊“允許”的下拉列表選擇“序列”，在“來源”中輸入=$C$1:$H$1。選中K列右擊選擇“設置單元格格式”，在“設置單元格格式”窗口“數字”選項卡的“分類”中選中“文本”，確定設置為文本格式。

2.輸入公式

選中J2輸入公式=IF(ISERROR(VLOOKUP(A2，L:M，2，FALSE))，""，VLOOKUP(A2，L:M，2，FALSE))，按A2的學號在L:M查找並顯示相應的分數，如果沒找到出現錯誤則顯示為空。

在Excel表格的L2輸入公式=VALUE("2007"&LEFT(K2，3))，提取K2數據左起三位數並在前面加上2007，然後轉換成數值。由於同班學生學號前面部分一般都是相同的，為了加快輸入速度我們不需要全部輸入，只要輸入學號的最後三位數即可，然後L2公式就會自動為提取的數字加上學號前相同的部分“2007”顯示完整學號。接着在M2輸入公式=VALUE(MID(K2，4，3))，提取Excel表格的K2數據從第4位以後的3個數字(即分數)並轉成數值。最後選中J2：L2單元格區域，拖動其填充柄向下複製填充出與學生記錄相同的行數。

注：Excel的VALUE函數用於將提取的文本轉成數值。如果學號中有阿拉伯數字以外的字符，如2007-001或LS2007001，則學號就不再是數字格式而變成文本格式了，此時L2的公式就不必再轉成數值了，應該改成="2007"&LEFT(K2，3)，否則會出錯。

3.防止重複

選中Excel表格的K列單擊菜單“格式/條件格式”，在“條件格式”窗口的條件1的下拉列表中選擇“公式”並輸入公式=L1=2007，不進行格式設置。然後單擊“添加”按鈕，添加條件2，設置公式為=COUNTIF(L:L，L1)>1，單擊後面的“格式”按鈕，在格式窗口的“圖案”選項卡中設置底紋為紅色，確定完成設置。

這樣，當在Excel表格的L列中出現兩個相同學號時，就會變成紅色顯示。按前面的公式設置，當K列為空時L列將顯示為“2007”，因此前面條件1的'當L1=2007時不設置格式，就是為了避開這個重複。

4.錄入成績

需要輸入成績時，先單擊Excel表格的J1後的下拉按鈕，從下拉列表中選擇要輸入的列標題(如：期中)，再選中K1輸入第一個學生的學號和成績00159，回車，後面的L1、M1就會顯示學生的學號2007001、分數59，同時分數會自動填寫到學號為2007001行的J列單元格。繼續輸入第二個學生學號分數008112，回車，如此重複即可完成全部學生的成績錄入。在輸入時如果學號出現重複，則輸入的單元格和與其重複的單元格會同時以紅色顯示，提醒你輸入可能出錯了。

由於Excel表格的學號和成績是按試卷順序輸入的，因此可以很方便地查出到底哪一個輸入值是錯誤的。全部輸入完成後，只要選中J列進行復制，再選中保存“期中”成績的E列，右擊選擇“選擇性粘貼”，在彈出的窗口中單擊選中“數值”選項，確定即可把J列顯示的成績以數值方式粘貼到E列。

這樣，只要順次在Excel表格中輸入學號分數後回車就可以輕鬆完成成績錄入。至於新增用於輸入的J：M列內容，平時不需要錄入成績時可選中J：M列右擊選擇“隱藏”將其隱藏起來。等需要時再拖動選中I：N列右擊選擇“取消隱藏”即可恢復。當然你也可以一開始就把這4列的內容建立保存在其他Excel工作表中，那就可以完全不影響原表了，不過筆者認為還是放在同一表中會比較直觀。