關於Excel使用技巧有哪些
在工作當中用電子表格來處理數據將會更加迅速、方便,而在各種電子表格處理軟件中,Excel以其功能強大、操作方便著稱,贏得了廣大用户的青睞。雖然 Excel使用很簡單,不過真正能用好Excel的用户並不多,很多人一直停留在錄入數據的水平,本文將向你介紹一些非常使用的技巧,掌握這些技巧將大大 提高你的工作效率。
⒈快速定義工作簿格式
首先選定需要定義格式的工作簿範圍,單擊格式菜單的樣式命令,打開樣式對話框;然後從樣式名列表框 中選擇合適的樣式種類,從樣式包括列表框中選擇是否使用該種樣式的數字、字體、對齊、邊框、圖案、保護等格式內容;單擊確定按鈕,關閉樣 式對話框,Excel工作簿的格式就會按照用户指定的樣式發生變化,從而滿足了用户快速、大批定義格式的要求。
⒉快速複製公式
複製是將公式應用於其它單元格的操作,最常用的有以下幾種方法:
一是拖動制複製。操作方法是:選中存放公式的單元格,移動空心十字光標至單元格右下角。待光標變成小實心十字時,按 住鼠標左鍵沿列(對行計算時)或行(對列計算時)拖動,至數據結尾完成公式的複製和計算。公式複製的快慢可由小實心十字光標距虛框的遠近來調節:小實心十 字光標距虛框越遠,複製越快;反之,複製越慢。
也可以輸入複製。此法是在公式輸入結束後立即完成公式的複製。操作方法:選中需要使用該公式的所有單元格,用上面介紹的方法輸入公式,完成後按住Ctrl鍵並按回車鍵,該公式就被複制到已選中的所有單元格。
還可以選擇性粘貼。操作方法是:選中存放公式的單元格,單擊Excel工具欄中的複製按鈕。然後選中需要使用該 公式的單元格,在選中區域內單擊鼠標右鍵,選擇快捷選單中的選擇性粘貼命令。打開選擇性粘貼對話框後選中粘貼命令,單擊確定,公式就被複 制到已選中的單元格。
⒊快速顯示單元格中的公式
如果工作表中的數據多數是由公式生成的,如果想要快速知道每個單元格中的公式形式,可以這樣做:用鼠標左鍵單擊工 具菜單,選取選項命令,出現選項對話框,單擊視圖選項卡,接着設置窗口選項欄下的公式項有效,單擊確定按鈕。這時每個單元格中 的公式就顯示出來了。如果想恢復公式計算結果的顯示,再設置窗口選項欄下的公式項失效即可。
⒋快速刪除空行
有時為了刪除Excel工作簿中的空行,你可能會將空行一一找出然後刪除,這樣做非常不方便。你可以利用自動篩 選功能來簡單實現。先在表中插入新的一行(全空),然後選擇表中所有的行,選擇數據菜單中的篩選,再選擇自動篩選命令。在每一列的項部,從 下拉列表中選擇空白。在所有數據都被選中的情況下,選擇編輯菜單中的刪除行,然後按確定即可。所有的空行將被刪去。插入一個空行是為了避 免刪除第一行數據。
⒌自動切換輸入法
當你使用Excel 2000編輯文件時,在一張工作表中通常是既有漢字,又有字母和數字,於是對於不同的單元格,需要不斷地切換中英文輸入方式,這不僅降低了編輯效率,而且 讓人不勝其煩。在此,筆者介紹一種方法,讓你在Excel 2000中對不同類型的單元格,實現輸入法的自動切換。
新建或打開需要輸入漢字的單元格區域,單擊數據菜單中的有效性,再選擇輸入法模式選項卡,在模式下拉列表框中選擇打開,單擊確定按鈕。
選擇需要輸入字母或數字的單元格區域,單擊數據菜單中的有效性,再選擇輸入法模式選項卡,在模式下拉列表框中選擇關閉(英文模式),單擊確定按鈕。
之後,當插入點處於不同的單元格時,Excel 2000能夠根據我們進行的設置,自動在中英文輸入法間進行切換。就是説,當插入點處於剛才我們設置為輸入漢字的單元格時,系統自動切換到中文輸入狀態, 當插入點處於剛才我們設置為輸入數字或字母單元格時,系統又能自動關閉中文輸入法。
⒍自動調整小數點
如果你有一大批小於1的數字要錄入到Excel工作表中,如果錄入前先進行下面的設置,將會使你的輸入速度成倍提高。
單擊工具菜單中的選項,然後單擊編輯選項卡,選中自動設置小數點複選框,在位數微調編輯框中鍵入需要顯示在小數點右面的位數。在此,我們鍵入2單擊確定按鈕。
完成之後,如果在工作表的某單元格中鍵入4,則在你按了回車鍵之後,該單元格的數字自動變為0.04。方便多了吧!此時如果你在單元格中鍵入的是8888,則在你結束輸入之後,該單元格的數字自動變為88.88。
⒎用記憶式輸入
有時我們需要在一個工作表中的某一列輸入相同數值,這時如果採用記憶式輸入會幫你很大的`忙。如在職稱統計表中要 多次輸入助理工程師,當第一次輸入後,第二次又要輸入這些文字時,只需要編輯框中輸入助字,Excel2000會用助字與這一列所有的內容相 匹配,若助字與該列已有的錄入項相符,則Excel2000會將剩下的助理工程師四字自動填入。
按下列方法設置記憶式輸入:選擇工具中的選項命令,然後選擇選項對話框中的編輯選項卡,選中其中的記憶式鍵入即可。
⒏用自動更正方式實現快速輸入
使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤,也可能把一段經常使用的文字定義為一條短語,當輸入該條短語時,自動更 正便會將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的自動更正項目:首先,選擇工具中的自動更正命令;然後,在彈出的自動更正對話框中的 替換框中鍵入短語愛好者,在替換為框中鍵入要替換的內容電腦愛好者的讀者;最後,單擊確定退出。以後只要輸入愛好者,則整個名稱 就會輸到表格中。
⒐用下拉列表快速輸入數據
如果你希望減少手工錄入的工作量,可以用下拉表來實現。創建下拉列表方法為:首先,選中需要顯示下拉列表的單元格或 單元格區域;接着,選擇菜單數據菜單中的有效性命令,從有效數據對話框中選擇序列,單擊來源欄右側的小圖標,將打開一個新的有效數據 小對話框;接着,在該對話框中輸入下拉列表中所需要的數據,項目和項目之間用逗號隔開,比如輸入工程師,助工工程師,技術員,然後回車。注意在對話框 中選擇提供下拉箭頭複選框;最後單擊確定即可。
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