訂單採購管理規章制度

引導語：採購訂單管理是指企業根據市場的計劃企業的用料計劃和實際能力以及相關的因素，所制定的切實可行的採購訂單計劃，並下達至訂單部門執行，在執行的過程中要注意對訂單進行跟蹤。

第1條 目的

為規範採購日常訂單的處理過程，對日常訂單進行及時有效的處理，特制定本辦法。

第2條 適用範圍

本辦法適用於採購日常訂單處理的全過程。

第3條 管理職責

1.總經理/董事長負責大宗物資及特殊物資的訂單審批，並監督採購部完成訂單的全程管理工作。

2.採購部負責按照已通過審核的請購單開立訂購單，並按要求全程跟蹤管理訂單。

3.請購部門按要求填寫請購單，積極配合採購部對日常訂單的管理工作。

第4條 接受並審核請購單

1.需求部門依據公司教學計劃和具體情況，以書面的形式提出採購要求。

2.請購單要詳細記錄所需物資的名稱、規格、數量、需要日期等相關內容並做出預算。

3.採購部需及時接收各需求部門開出的'請購單並進行審核。

4.一般請購單由採購經理根據請購單內容、公司採購相關規定和供應商情況來審核，通過後反饋給申請部門，並及時組織開具訂購單。

5.大宗物資或特殊物資的請購單，採購經理審核完畢後要上交總經理/董事長批准，經批准後方可開立訂購單。

第5條 開立訂單

1.採購部要根據已審核通過的請購單及時開具訂購單。

2.採購部要及時與供應商聯繫協調簽單的相關事宜，採購部應注意維護公司利益，在允許的價格內，確保交期、質量等方面滿足公司要求。

第6條 訂單內容規範

採購訂單應至少包括以下6項內容。

1.交貨方式：交貨時間、交貨地點、新品交貨附帶備用零件等規定。

2.驗收方式：檢驗設備、檢驗費用、不合格品的退換、提前或延遲交貨的處理等規定。

3.罰則：延遲交貨或品質不符的扣款、違反合約的處理、取消合約等規定。 4.品質保證：包修和包換期限、無償或有償換修等規定。

5.履約保證：不能按期履行合同需支付違約金等的規定。

6.仲裁或訴訟：買賣雙方紛爭、仲裁的地點或訴訟的法院等規定。

第7條 訂單編制規範

訂單編制人員在編制採購訂單時，應完整填寫以下5聯。

1.供應商聯(第一聯)，作為供應商交貨時的憑證。

2.回執聯(第二聯)，由供應商簽字確認後寄回公司。

3.物資聯(第三聯)，作為公司控制存量和驗收的參考。

4.請款聯(第四聯)，作為結算採購貨款的依據。

5.承辦聯(第五聯)，由採購部自存。 第8條 採購訂單執行

1.公司與供應商簽訂訂單後，採購部要隨時關注並緊密跟蹤訂單執行情況，保持同供應商的溝通，確保訂單能順利執行。

2.加工型供應商要進行備料、加工、組裝、調試等過程，存貨型供應商只需從庫房中調集相關產品並進行適當處理即可送至公司。因此採購部需密切關注加工型供應商的備貨進程，確保其能按時交貨。

第9條 訂單保管

1.為了方便訂單查找與使用，採購部應對訂單進行分類歸檔、有序保存。

2.採購部應將採購訂單的原件按編號順序保管;複印件與相關採購申請和往來信件一起，按供應商名字的字母順序保管。

第10條 制定部門

本辦法由採購部草擬，經總經理審批後正式實施。

第11條 生效日期 本辦法自下發之日起生效。

2.2 異常訂單處理辦法

異常訂單處理辦法

第1章 總則

第1條 目的

為規範採購訂單異常的處理過程，確保對異常訂單進行及時有效的處理，特制定本辦法。

第2條 適用範圍

本辦法適用於採購部異常訂單處理的全過程。

第3條 管理職責

1.採購部負責及時有效地將異常信息傳遞給請購部門，以便公司及時調整生產計劃，並與供應商積極協商處理異常情況。

2.請購部門負責協助採購部解決訂單異常情況，根據需求及時調整訂單。

第4條 術語解釋

1.本辦法所稱交期異常，是指物資交期延後或交貨數量變更無法滿足正常教學。

2.本辦法所稱品質異常，主要指供應商在生產過程中發現的品質異常。

3.本辦法所稱下單異常，主要指由於採購人員的主觀因素導致的訂單下發異常。

4.本辦法所稱突發異常，是指發生不可抗拒的外力因素(如地震、火災等)或市場原材料嚴重緊缺等突發情況。

第2章 交期異常的處理

採購人員需在下單後及時跟蹤訂單情況，及時獲取訂單交貨進度，並與供應商聯絡，及時獲知交期異常情況。

第6條 交期異常反饋

採購人員發現異常後，應及時向採購經理和請購部門反饋信息，以便及時進行補救或調整。

第7條 交期異常措施

採購人員需要採取積極措施儘量挽回損失，可以採用跟催法催交貨物，也可依具體情況變更採購訂單或尋找替代供應商等。

第8條 評估交期異常損失

採購部應積極聯絡相關部門評估損失費用，並可視情況向供應商進行索賠。

第3章 品質異常的處理

第9條 品質異常反饋

供應商發現品質異常無法自行解決時，應以書面形式將問題反饋給相應的採購員，採購員要及時反饋給採購經理，請示解決辦法。

第10條 確定是否特採

由採購經理和請購部門協商看能否進行特採，必要時，由採購員召集請購部門到供應商生產現場協助解決異常。

第11條 評估品質問題損失

如因品質問題返工或拒收影響本公司正常生產的，採購部應組織相關部門評估損失費用，並可視情況向供應商提出索賠。

第4章 下單異常的處理

第12條 下單異常反饋

採購員如發現訂購單等相關單據沒能及時下發，應立即聯繫採購部下單人員並反饋給採購經理。

第13條 下單異常處理

1.如發生採購部下錯訂單，採購員應與供應商協商能否撤單，儘可能避免呆廢料，同時下達正確的訂購單。

2.如不能撤單，採購應與相關部門溝通看能否將訂單進行內部消化，並把信息上報採購經理。

3.如不能撤單又無法內部消化，產生的損失費用由責任部門承擔，並按公司相關規章制度對責任部門進行懲罰。

第5章 突發異常的處理

以下異常均可劃屬突發異常，並按照本章節規定進行處理。

1.經確認屬發生重大事故(如嚴重火災、地震等)，造成供應商短期內無法恢復生產。

2.突發事故造成市場原材料嚴重短缺。

第15條 突發異常處理辦法

1.出現突發異常時，採購員應及時向採購經理彙報，並通過多種渠道瞭解市場行情，查看現有市場能否滿足教學需要。

2.如突發異常影響生產進行時，採購人員需向請購部門確認是否通過高價調撥現貨或採用其他能減少公司損失的方式進行採購。

第6章 附則

第16條

本處理辦法由採購部草擬，經總經理/董事長審批後正式實施。 第17條 本處理辦法自下發之日起生效。

2.3 訂單變更管理辦法

訂單變更管理辦法

第1章 總則

第1條 目的

為了規範訂單變更管理工作，明確訂單變更流程，有效處理訂單變更中出現的問題，特制定本辦法。

第2條 適用範圍

本辦法適用於公司所有采購訂單的變更管理全過程。

第3條 職責

1.採購部經理負責審核和批准訂單變更申請表及訂單變更表。

2.採購部負責接收、評審變更訂單，就訂單變更事項與請購部門進行溝通並與供應商協調，做好訂單變更工作。

3.請購部門負責填寫採購訂單變更申請表，積極配合採購部做好訂單變更過程中的相關工作。

第2章 訂單變更作業

第4條 提出變更申請

1.在採購訂單下達後，如果採購需求發生重大變化，請購部門可根據現實情況向採購部申請提出訂單變更申請。

2.提出變更申請時要寫清楚變更具體內容，如訂單價格的變更、交貨日期的變更、採購數量的變更等。

第5條 訂單變更審核

1.採購部需要審查下達的採購訂單是否已經收貨，如是已經收過貨的訂單，其變更內容必須受到限制。

2.如果訂單貨物已經收到，但由於供應商方責任造成訂單變更時，採購部方可與供應商聯絡，辦理訂單變更。

3.採購部需要求請購部門確認變更內容，並及時與供應商協商，詢問其是否可以接受訂單變更，並確定變更事項及內容。

第6條 開立變更訂單

1.採購部在訂單變更通過審批並與供應商協商完成後，應立即制定採購變更單。

2.採購變更單一式四份，採購部自留一份，其餘三份分別給財務部、總經辦和供應商。

第7條 變更損失

1.由於本公司自身原因要求變更訂單時，給公司帶來的損失要由相關責任部門承擔。

2.由於供應商原因不得不變更訂單時，由此給本公司帶來的損失按合同相關規定由供應商負責承擔。

第3章 附則

第8條 本辦法由採購部草擬，經總經理/董事長審批後實施，其解釋和修訂權歸採購部所有。

第9條 本辦法自下發之日起生效。