來訪人員接待管理制度包括什麼

為規範公司來訪人員的接待工作，需要制定相關的管理制度。下面是小編為你整理的來訪人員接待管理制度，希望對你有幫助。

　　來訪人員接待管理制度

第一章 總則

第一條 目的：規範公司的接待管理工作，按照熱情、周到、節儉、高效、廉潔的原則，逐步促進公司接待工作的流程化、規範化建設，以不斷提高接待工作效率和水平，現結合前期各類賓客來訪參觀所積累的經驗,特修訂本辦法。

第二條 範圍：用於規範湖南聲迅電子有限公司各類賓客來訪的接待管理工作。

第三條 管理原則

一、歸口管理原則

(一)政府主管部門(含外省、市)領導、重要新聞媒體記者、公司領導所安排的其它單位領導人員、北京總部和聲迅其他分公司領導來訪，由總經理辦公室(包括文祕協調、行政模塊)牽頭、技防巡邏隊、運營服務中心、市場部、銷售部等部門共同配合，做好接待事宜工作。

(二)非涉及公司層面直接與各部門聯繫工作的一般外單位人員來訪或涉及較強業務性接待事務，由對口部門具體負責接待工作，總經辦提供協助，如對口部門不明確的則由總經辦統籌安排接待。

(三)新開發客户(包括潛在重要客户)來訪、售後投訴分別歸口由銷售部、運營中心牽頭負責。

二、接待工作基本原則

(一)堅持為提高公司經營發展和經濟效益服務的原則，強化公關和品牌意識，積極主動宣傳企業形象。

(二)堅持規範化、標準化、流程化、制度化的原則，符合禮儀要求，杜絕隨意性。

(三)堅持勤儉節約、熱情周到的原則，根據來賓的身份和任務執行不同檔次的接待流程和標準，反對鋪張浪費。

三、堅持各職能部門設置專職人員負責對口接待的原則。

第二章 管理職能

第四條 公司總經辦(含行政、文祕協調模塊)接待管理職能

一、負責接待管理規定的制定及監督檢查工作。

二、負責瞭解來賓的目的和要求落實各環節的對口接待人員、地點、會務、後勤支持等準備事宜，通知各相關部門做好接待過程中的組織協調和各類事務性工作。

三、嚴格執行接待過程中的保密制度。

第五條 公司各職能部門接待管理職責

一、嚴格執行總經理辦公室制定的接待管理制度，按照接待流程做好歸屬本部門環節的每項接待工作。

二、在接待過程中嚴格執行保密制度。

三、認真、大方、清晰地向來賓詳細講解本部門職能及運作情況，耐心解答來訪賓客的每個疑問。

四、認真做好接待過程中歸屬本部門職能工作要求，如市場部宣傳資料與迎接標語準備、拍照安排等。

第三章 接待程序

第六條 各類接待工作由對口部門人員首先了解來訪者身份、來訪目的和要求，初步擬定接待流程和內容後通報總經理辦公室協調協助安排接待工作。重要賓客或客户參觀應至少提前一天通知各接待環節對口部門負責人，臨時通知參觀者除外。

第七條 凡來公司檢查工作的各級領導、外省/地市參觀團、重要嘉賓，由總經辦負責統籌接待工作、安排講解員，並協調其他相關部門做好各自環節接待講解工作，公司領導全程陪同。在接到來訪參觀通知後，各相關部門應提前做好如下準備工作：

1、辦公大樓/樓外、公共區域衞生、各參觀場所應提前一天打掃乾淨，各部門各自搞好本辦公室衞生---行政部和相關部門負責;

2、講説員、講説詞提前一天確定---文祕協調組、銷售部(客户參觀);

3、來賓來訪身份及人員情況確認---文祕協調組、市場部;

4、提前一小時佈置好VIP會議室的水果、茶水及茶水人員---行政部;

5、賓客禮品包括數量、檔次及相關資料準備---行政部、文祕協調組、市場部

6、根據貴賓來訪的級別及隨行人數，確定現場佈置規格裝點現場，公司大廳正門前橫幅(重點歡迎內容)---市場部;

7、大廳正門歡迎水牌：標示出來訪單位、職位、來訪目的製作---市場部;

8、株洲市公安局對口職能宣傳部門及採訪媒體提前聯繫及跟進---市場部

9、現場攝影、攝像人員備好器材，提前半小時到位---市場部;

10、現場接待人員，公司執行董事、總經理、相關職能部門領導(提前聯絡相關領導一起陪同)，確定人員及人員數量---總經辦;

11、住宿安排準備---文祕協調組(來賓向公司請示後再準備);

12、用車、接送人員的組織與準備---總經辦行政部;

13、接待禮品的準備，包括數量、檔次等---總經辦行政部、文祕協調組;

14、宴請的準備---文祕協調組(向領導請示後再作準備);

第八條 銷售客户、業務單位，由銷售部負責接待工作，銷售部安排講解員負責全程講解，其他部門配合做好各自環節的接待工作，銷售部門負責人全程陪同，相關準備工作參照第七條相關內容規定執行。

第九條 對於一般賓客來訪，要遵循如下流程：

1、前台值勤人員要禮貌問清客人的'來由，為客人倒水，請客人在大廳處稍坐一會，然後禮貌詢問客人來訪的目的和要會見的領導，做好來訪賓客的各項信息登記後再與要接待的領導聯繫，如確認有預約的，要立即聯繫有關領導，安排會見。

2、聯繫有關領導時，要事先向領導彙報來訪客人的單位、身份、姓名、來客人數及來訪目的。

3、可參照第三章第七條的相關規定做好有關要求的接待工作。

第十條 接待宴請和禮品贈送標準

1、政府機關副廳局級(副市級)以上來賓和主要產品銷售客户可按高標準接待，本檔次宴請標準為200元/人，如需贈送禮品，標準為200-300元/人。

2、政府機關副處級(副縣級)以上來賓及重要業務客户，按中等標準接待，本檔次宴請標準100—150元/人，如需贈送禮品，標準為150--200元/人。

3、一般來賓(包括正常業務來往、工作關係、公司系統內部副總級以下領導)按低檔次接待，本檔次宴請標準為80—100元/人，如需贈送禮品，標準為100元(業務關係的來賓)/人。

4、如需本公司安排住宿的，住宿標準比照宴請標準來確定。

5、所有接待如需公司宴請或安排住宿的，由文祕協調組或銷售部經理人員先彙報總經理同意後方可執行。接待標準超過上述預算標準的，也需事先報請總經理同意後執行。

6、來訪人員的接待採取“同級別接待”的原則，我公司的陪同人員一般應與來訪者的職位、身份等相符，接待上級政府主管部門領導的陪同人員一般要有執行董事或總經理參加，其他人員由總經理或總經理辦公室根據賓客身份安排決定。

第十條 接待注意事項

1、接打電話要使用文明語言，如“您好”、“請問您找誰”、“請問貴姓”、“請問您是哪個單位的?”、“請稍候”、“請您坐一下稍候”、“各位來賓，請隨我來”、“謝謝”等類似的禮貌用語。

2、 重要政府機關(副市、廳局級以上)來賓或公司VIP客户來訪參觀，技防巡邏隊領導要根據公司領導的指示來決定是否列隊迎送參觀來賓。

3、接待人員對賓客來訪應熱情主動迎接，主動引導客人到辦公室或接待室交談，如本人有事需要暫時離開辦公室，應將辦公桌上的文件、資料、貴重物品安放好，以免泄密或丟失。

4、重要賓客參觀，全程講解員和各參觀環節講解員要善於利用身體和肢勢語言配合解説詞，熱心熱情做好每一次接待講解工作。

5、技防巡邏隊、值班中心等重要接待部門要做好各種可能突發事件的應急預案預演準備工作，要有應急預案，以便重要賓客來訪時能隨時解決賓客所提的各種疑問，並能隨時提供實踐演練來應對產品售後服務發生的各種突發事件的解決方法。

6、重要來賓來訪參觀時，各環節接待責任人、講解員要熱情、認真、主動詳細介紹本部門/環節運作細節，做到言簡意賅，耐心熱情解答賓客詢問的每一個細節問題，做到百問不厭、熱情周到。

7、宴請客人要實行派餐單制度，經辦人填寫派餐單，部門負責人簽字後報總經理審批(特殊情況可電話彙報，事後補派餐單)，且原則上應由總經理辦公室文祕協調組統一負責安排，如未經審批私自安排的任何宴請，由經辦人承擔一切招待費用。

8、重要參訪人員離開，由接待人員陪同送車，如有公司贈送的紀念禮品，一定要提前送到來訪人員車輛上或者直接遞交到來訪人員手上。送車時，須等到來訪人員離開自己的視線範圍後方返回。

9、整個賓客參觀接待活動結束後，主導接待總協調人員要及時組織各接待人員開會全面總結本次活動得與缺，通過總結不斷提高接待質量和效率，以使今後的接待工作責任分工明確，頭緒層次清楚(接待中如有留影照像，要及時將照片寄給客人)。

10、市場部負責及時整理編寫來訪報道/簡訊(2個工作日內)提交總經辦，如有重要領導來訪，來訪報道經公司領導審批後發總公司，在公司網站上發佈。

第十一條 各環節接待責任人要加強學習業務知識，努力做好本環節的每次接待工作。

第十二條 各環節的接待人員要注意個人着裝、修飾，男同事不得留長髮、鬍鬚，女同事不得濃粧豔抹，男女同事都不得染異發。接待重要來賓參訪時運營服務中心和技防巡邏隊要統一着裝上崗。

第十三條 各位來賓在公司內的參觀、檢查等活動必須由當次接待總協調員、講解員或對口接待部門接待人員全程陪同，重要來賓還應有公司領導、相關部門經理全程陪同。

第十四條 在參觀過程中，所有接待人員要嚴格執行公司保密制度。