小公司採購流程管理

為了提高公司採購效率、明確崗位職責、有效降低採購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規範物資採購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。

　　一、確定採購產品

前期市場業務部人員和客户溝通洽談後，將客户的需求反饋給市場策劃部人員，市場策劃部人員提交策劃方案給業務人員。業務人員根據策劃方案和客户最終確定採購產品及價位範圍。把採購產品要求給到商貿部主任。商貿部主任根據要求安排採購人員製作產品推薦表(PPT)。商貿部主任審核產品推薦表後發送給市場業務部人員。市場業務部人員將產品推薦表發送給客户確認，客户根據產品推薦表選擇將採購的產品。產品確定後，業務人員告知商貿部主任安排提供樣品，商貿部將要採購的產品樣品提供給業務人員以便和客户進行最終確認。

　　二、請購單

業務人員根據客户最終確定採購產品的種類、規格尺寸、數量、單位、單價、金額、預定交期、包裝等其他詳細信息填寫無整，清淅的申請表給到各相關部門領導申批，格式(附表!)申批完畢後交商貿部主任處安排下達採購計劃。

　　三、比價，議價

1. 對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認;

2. 對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;

3. 收到供應單位第一次報價後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中標價格;

4. 重要項目應通過一定的'方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等;

5.每個產品的需找多家廠商(至少10家以上)進行詢價，並做一份比價表(特殊或客人指定廠家/品牌除外);

6.生產前或有現貨的發貨前需提供樣品，是否與客人所需的一致;

7.最終選擇1~2家符合條件的廠家列入合格供應商名冊。

　　四、簽訂採購合同

確定採購產品的供應商後與之簽訂採購合同。採購合同按照公司統一格式簽訂。採購合同需要雙方經理簽字並蓋公章方有效，並要求廠商回籤(以傳真或掃描件形式)採購留底一份，並提供一份給到財務安排請款。做好相關採購記錄，以便跟進。

　　五、交期跟進

1.採購下單後24小時內需回覆給相關部門一個準確交貨期(生產週期+物流/快遞時間)，並及時跟進，生產期間確認一次，發貨前2天再確認一次，以至達到產品能按期交回。

2. 產品生產完畢並經過我司採購人員驗收合格後，安排供應商發貨並提供發貨照片。發貨後需要告知我司詳細的物流公司和運單號。發貨前需要支付款項的，需要提前向財務申請付款。發貨後客服人員需要隨時跟蹤貨物的運輸情況，如有逾期，提前告知採購人員。

　　六、驗收產品和轉運

供應商將產品發至我司後，採購人員根據之前提從的樣品進行檢驗核對，根據不同產品及不數量按比例進行抽查，合格填寫入庫單。如有缺貨或者破損等其它問題及時和供應商反饋解決並做好檢驗記錄。需要調換或者退貨的產品及時處理，客服人員需要填寫退換貨單。退換貨申請單需要提交財務和商務部主任各一份，商務部主任安排採購人員聯繫供應商退換貨。退換貨申請單格式。

如果貨物需要轉運至其他轉運地點，客服人員需要填寫出庫單。轉運需要選擇相對正規的物流公司，例如：申通快遞、圓通快遞等。轉出後需要將快遞單號登記後將留底單交至財務，快遞單的信息務必填寫完善無誤。發貨時需要隨貨附有發貨單，貨物到達各轉運地後，客服人員需要將客户簽收的發貨單交給採購人員一份。同時，轉出貨物後需要及時通知各地市負責人，轉運期間需要跟蹤貨物的運輸情況。

　　七、售後服務

客户接收貨物後，如果有丟失或者破損的情況，需要及時告知採購人員。如果客户需要補貨，客服告知商貿部主任，商貿部主任安排採購人員和供應商簽訂補貨合同，繼續發貨。如果客户需要退貨，客服和客户落實退貨產品和數量後，填寫退貨申請單交商貿部主任，經商貿部主任和財務審批後安排採購人員和供應商退貨、退款。如果客户需要換貨，客服人員填寫申請單後交至商貿部主任，商貿部主任安排採購人員和供應商換貨。

客服每星期做至少一次回訪，內容包括需要禮品的數量、使用情況和投訴情況，將統計數據交給採購人員。