採購管理制度及流程

隨着社會不斷地進步，制度使用的情況越來越多，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那麼制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編幫大家整理的採購管理制度及流程，歡迎閲讀，希望大家能夠喜歡。

採購管理制度及流程1

制定明確的產品標識管理規定，以便於能區別產品和便於追溯和回收產品。適用於所有食品、調料等。化驗室負責對制定產品標識的落實情況進行檢查。

我方所提供的產品，各項指標必須符合國家、行業有關標準，為國內正規廠家所生產的合格產品，包裝不易破損、易於保存，不得提供超過近效期（供貨日期不得超過保質期二分之一）產品。

在確保符合國家相關質量標準和食品衞生標準的基礎上，必須確保食材足夠新鮮，供應商配送的每批次的食材均要提供相關機構出具的食品質檢報告，嚴格把關，確保食品安全。

為了保證項目能安全穩定的進行，我公司根據食品質量保證體系制定了保證所配送食品質量的措施及體系。主要包括衞生管理組織機構及食品採購查驗、場所環境衞生管理、設施設備衞生管理、人員衞生管理、人員培訓管理、加工操作管理等各類管理制度。

我們公司蔬菜供應基地、肉類食品和原材料（米、肉、調味品等）屬於定點一級供應商，拒絕一切“三無”商品進入公司倉庫。

我們公司經過“供應商評定程序”，符合國家相關法律法規要求，同時公司管理層對我單位自有的生產加工場地及其它延生環節不定期進行隨機抽查，確保其所的商品符合國家衞生標準及質量標準。

物流採購部質檢組根據不同的食材所對應的不同的檢驗標準對來料進行嚴格的驗收，並根據食材品種、批量、抽樣數量、檢驗結果、不合格處理結果、來料日期、儲存艙位、分發單位名稱及分發數量進行詳細的記錄，以便於出現質量問題的追朔。

經物流採購部質檢組檢驗合格後送到各現場的食材，由現場倉管員進行再次檢驗，合格後方能流入加工過程。

蔬菜當天購進食用，並採用“農藥測試卡”檢測農藥含量。

原材料在分發前嚴格按“搬運、儲存、包裝、防護程序”進行操作，確保因為人為因素導致質量問題的風險降到最低。

採購管理制度及流程2

一、總則

為加強採購工作的管理，提高採購工作的效率，制定本制度。所有的採購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。

二採購部人員職責及管理制度

1、熱愛本職工作，勤於學習新技術，瞭解新產品，注意市場信息的積累。

2、廉潔奉公，不徇私，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。

3、負責公司生產所需材料的採購工作。

4、負責供應商的開發、管理及維護工作。

5、堅決執行各項採購工作制度及公司各項規章制度。

6、大項材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。

7、積極瞭解材料的短缺、發貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。

8、及時協助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進行付款。

9、做到每週一小結，每月一總結，每年一審核。

10、完成領導交辦的其他工作。

三、採購工作流程

採購部作為一個職能部門，在項目的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任，採購工作的好壞，直接影響了工程的質量、工期、成本。建立高效、實用、完善的採購工作流程是提高採購效率，較低成本最有效的方法。在項目實施的過程中，採購部需要生產、財務、質檢等各個部門的大力支持才能順利的完成採購工作，每個部門之間的聯繫需要一個標準來規劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為項目的順利實施做出各自的貢獻。

具體的工作流程如下圖所示：

1、在項目的初始運作階段，採購部根據項目部、投標部的具體要求，配合進行投標的材料報價，以更好的達到在以後的生產中控制成本的目的，更要避免發生投標價低於實際採購價的情況出現。

2、項目正式運作後，採購部應該在第一時間開始進行所需材料的採購準備工作。生產計劃部門依據工程合同和對比庫存後的實際需求，對採購部下達《材料申購單》（附表1）此單由申請人填寫，生產或者項目負責人簽字後生效，一試三份，一份申請人留存，一份發往採購部，一份發往工廠或者生產基地。

3、採購部接到《材料申購單》後，根據所需材料的規格，質量要求，數量，生產地址等實際情況，向公司已經確定的合格供應商中的3家—5家發出《材料詢價單》（附表2）。供應商根據要求確認價格後對我司的《材料詢價單》簽字，蓋公章後回傳，簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以後向供應商付款的依據之一，需妥善保存。採購部根據幾家供應商的對比研究後確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發出《材料訂購單》（附表3），同時向收貨的工廠或者生產基地發送傳真件通知其準備收貨。

4、供應商根據《材料訂購單》安排生產運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準。隨貨攜帶各種合格證和材質證明書。

5、工廠和生產基地在所需材料到場後，應由專人負責材料的質量、數量檢查，檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照，質量和數量都準確無誤後才能進行收貨，然後填寫《材料到貨單》（附表4），相關責任人簽字後回傳採購部。

6、工廠或者生產基地完成生產任務後，及時通知採購部，由採購部根據貨物情況和送貨地址等安排物流公司進行運輸。建議物流公司相對固定，便於統一定價，統一結算，節約運輸成本。

7、項目完成後，採購部根據與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時，採購部填寫統一的《付款申請單》或者《支票領用單》，同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》，如有需要，採購部有義務向財務部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務部根據實際情況安排付款額度。

8、供應商應於付款前開具出相符的增值税發票或者普通發票，財務部在收到發票後即向供應商付款。

四、採購部發展規劃

原材料採購在任何一個公司都是決定生產、銷售的關鍵環節，早在幾年前，資深的管理專家就提出了：採購成本降低5%企業利潤提升10%的戰略觀點。但是時至今日，又有多少個公司能真正的做到這點呢？

降低採購成本不是一個短期的目標，也不是短期內就可以達成的目標，而是一個公司必須要規劃、重視的長遠發展策略，是需要長期的工作經驗的.積累和公司整體的採購流程，採購制度的規範化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作，來完成這一共同目標。

我們採購部的初步計劃如下，其中的時間和工作目標根據實際情況會作出相應調整，但是保證前進的大方向永遠不變

（一）在3個月內完成採購體系的建立，包括採購制度，工作流程，供應商管理等制度。進行供應商資格的初步審核，每種材料確定出5—10家候選供應商。開始逐步實施採購工作流程。

（二）在6個月內完善採購體系，修正具體工作中出現的問題。進一步完善供應商系統的開發和維護。讓採購工作流程走入正軌，高效，準確的運行。

（三）在1年內建立高效的採購團隊，杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤，不出現一起由於採購工作失誤造成的公司損失，建立完善的採購管理體系，能初步感受到採購工作流程高效、準確帶來的便利，能看到採購成本降低帶來的實際效果。

（四）在2年內建立起相對固定的採購團隊和供應商隊伍。能切實看到由於採購成本降低而帶來的公司利潤上漲。

（五）大膽設想：5—10年後，公司以自主設計，自主研發牽頭，以符合科技進步的產品、技術為主打，以完善的組織結構，人員搭配為根基，以高效、先進的管理體系為依託，建立一個集研發、設計、生產、安裝、調試、售後服務為主線，涉及鋼結構工程設計、施工，通信工程設計、施工，物流，工業品貿易等跨行業的集團公司。爭取到時候每個省份和各大城市都能有我們公司的供應商，為公司的發展提供最大限度地支持。

採購管理制度及流程3

一、請購極其規定

1、請購的定義

請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

2、請購單的要素

完整的請購單應包括以下要素：

請購的部門；

請購物品所屬項目

請購的用途

請購的物品名稱、規格、數量

請購物品的樣品、圖紙和技術資料

請購物品的需求時間

請購如有特殊請備註

請購單填寫人

請購部門主管

請購單審核人

採購副總審核

財務審核人

公司總經理

3、請購單及其提報規定

請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核審核批准後報採購部門；

請購部門在提報申請單時應要求採購部接收人簽字並備份；

涉及的請購數量過多時可附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一併提交；

遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況下可以電話請示，徵得同意後提報採購部門，簽字確認後手續後補

如果是單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面説明

請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部。

二、請購單的接收及分發規定

1、請購的接收要點

採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；

接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整不清晰不採購，圖紙及技術資料不全不採購，庫存已超儲值積壓的物資不採購的原則；

通知倉庫管理人員核查該物資是否有庫存；

對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

2、請購單的分發規定

對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；

對於緊急請購項目應優先處理；

無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門。

重要的項目採購前應徵求公司相關領導的建議。

三、詢價及其規定

1、詢價前應認真查看請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時與請購部門溝通；

2、屬於相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中採購；

3、詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

4、比價採購的單位均應具備一定的資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資的能力；

四、比價、議價

1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

2.對於合格供貨商的價格水平進行市場分析，是否價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；

五、合同的簽訂及其規定

1、合同正文應包含的要素

（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；

（2）採購物品的規格、名稱、數量、單價、總價及合同金額，清單、技術文件與確認圖紙是合同部可分割的部分；

（3）付款方式

（4）工期

（5）質量保證期

（6）其他約定

2、合同簽訂及其規定

（1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；

（2）擬定合同條款時一定將各種風險降至最低；

3、合同執行

（1）已簽訂合同由採購部項目負責人負責跟進，由採購部負責人進行監督，如出現問題，採購部應及時提出建議或補救措施，並及時通知請購部門及相關領導；

（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對於合同義務和責任的履行情況，跟蹤並督促其保證質量，按時履約；

（3）合同在履行期間應按照雙方約訂嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商並簽訂補充合同；

六：報驗與入庫

1、供應單位已經履行完畢的合同，採購部應及時通知質檢部門進行驗收；

2、標的物在運達公司後採購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運。

採購管理制度及流程4

一、請購及其規定

1、請購的定義

請購是指某人或者某部門根據需要確定一種或多種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

2、請購單的要素

完整的請購單應包括以下要素：

（1）請購的部門；

（2）請購單填寫人；

（3）請購的日期及需求時間；

（4）請購的物品名；

（5）請購的物品數量；

（6）請購的物品規格；

（7）請購的物品用途；

（8）請購如有特殊需要請備註；

（9）請購部門主管；

（10）請購單審核人；

（11）公司總經理。

3、請購單及其提報規定

（1）請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批准後報採購部門；

（2）食品採購是根據警戒庫存按月銷量在網店管家新建採購訂單，辦公用品及包材採購物料的請購應統一填寫《物料申請表》；

（3）食品的採購訂單應由採購主管審核後再由採購專員提報至供應商，與供應商確認到貨信息後填寫計劃到貨日期，如遇缺貨要及時通知採購主管從其它渠道調貨。請購部門提報的其它請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批准後報採購部門，待採購部簽字後，請購部門備份；

（4）其它涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，該清單的電子文檔也需一併提交；

（5）遇公司經營、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，徵得同意後提報採購部門，簽字確認手續後補。

（6）單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面説明。

（7）其它請購單的更改和補充應以書面形式由部門主管簽字後報採購部。

二、請購單的接收及分發規定

1、請購的接收要點

（1）採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；

（2）接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整清晰不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則；

（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有超儲庫存；

（4）對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

2、請購單的分發規定

（1）對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；

（2）對於緊急請購項目應優先處理；

（3）無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；

（4）重要的項目採購前應徵求公司相關領導的建議。

三、詢價及其規定

1、詢價應認真審閲請購單的品名、規格、數量、名稱，遇到問題應及時的與請購部門溝通；

2、屬於相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購；

3、對於緊急請購項目應優先處理；

4、對於請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品；

5、詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

6、在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

四、比價、議價

1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

2、對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他供應商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；

3、收到供應單位第一次報價應向公司領導彙報情況，設定議價目標；

4、重要項目應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等。

五、入庫

（1）採購物資到達倉庫後，由倉庫驗貨員嚴格按照驗收標準查看物品的包裝與日期，散裝食品應做質量判定，再按照採購清單驗收物資；

（2）倉庫驗收發現不合格品應不予入庫，並及時通知採購部作退換貨處理；

（3）已經驗收的產品，倉庫應及時的辦理入庫。

六、付款

採購部憑收貨單及入庫單填寫《付款申請審批單》，最終審批後由財務付款。

採購管理制度及流程5

第一條採購部門的劃分

1．生產原材料採購：由採購部門負責辦理。

2．日常辦公用品採購：由辦公室或辦公室指定的部門或專人負責辦理。

3．對於重要材料的採購，必要時由總經理指派專人或指定部門辦理採購作業。

第二條採購作業方式

一般情況，採購部門依材料使用及採購特性，選擇下列一種最有利的方式進行採購：

1．集中計劃採購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理採購較為有利，採購前，先通知請購部門依計劃提出請購，採購部門集中辦理採購。

2．長期報價採購：凡經常性使用，且使用量較大的材料，採購部門應事先選定供應廠商，議定長期供應價格，批准後通知請購部門依需要提出請購。

3.未經公司主管領導書面同意，不得私自變更、替換現有面輔材料供應商；如有更適合供應商而需要替換原供應商的，採購部必須提交書面變更供應商陳述材料，獲得書面批准後方可變更。

4.詢價、議價結束後，需公司主管領導書面同意方可定價，否則公司不予認可價格；由此引起後果由責任人負全責。

5.採購作業合同簽訂由公司指定或授權委派專人負責，否則視為無效。

6.毛領、毛條、面料等大額材料合同簽訂由分管採購副總經理以上級別人員辦理。

第三條採購作業處理期限

採購部門應依採購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料採購作業處理期限，通知有關部門以便參考，如果有變更時，應立即修正。

採購作業處理

第四條詢價、比價、議價

(一)經辦人員應對廠商的報價資料進行整理並經過深入調查分析後，以電話或其他聯絡方式向供應廠商議價。

(二)凡是最低採購量超過請購量的，採購經辦人員在議價後，應在請購單中註明，經主管簽字確認後上報。

(三)採購經辦人員接到“材料採購單”後應依採購材料使用時間的緩急，並參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行產品的書面比價，經分析後進行議價，議價結果書面上報主管領導。

(四)採購部門接到請購部門（生產部、總經理辦）以電話聯絡的緊急採購情況，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單後，按一般採購程序優先辦理。

第五條審核及批准

附註：凡是列入固定資產管理的採購項目應該以“財產支出”批准權限進行上報。

第六條訂購

(一)採購經辦人員接到經批准的“材料採購單”後，應以“訂購單”向廠商訂購，並以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應商在“送貨單”上註明“請購單編號”及“包裝方式”，材料需按款號標明分包包裝。

(二)若屬分批交貨者，採購經辦人員應在“材料採購單”上署名“分批交貨”以供識別。

(三)採購經辦人員使用暫借款採購時，應在“材料採購單”上署名“暫借款採購”，以供識別。

第七條整理付款

1．面輔材料倉庫應按照已辦妥收料的入庫單單，經與供應商送貨核對無誤後，於第二日將原始單送會計部門。

2．缺交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。

3．超交應經主管批准後，才能依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。

價格及質量的複核

第八條價格複核與市場行情資料提供

1．採購部門應調查主要材料的市場與行情，並建立廠商資料，作為採購及價格審核的參考。

採購管理制度及流程6

一、目的

為了進一步加強公司制度管理，健全企業採購管理制度，監督和控制不必要的開支，保證採購工作的正常化、規範化，特制定此制度。

二、工作程序

（一）採購原則

1、採購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和採購經辦人必須高度重視。

2、採購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，並綜合考慮“質量、價格”的競爭，擇優選取。

3、一般日常辦公用品及其它消耗用品由綜合辦公室人員負責採購，需求時填寫《物品申請單》；

4、原材料及設備的請購由各子公司或部門自行負責採購，需求時填寫《物品申請單》或《採購訂單》，入庫時由採購的子公司或部門對固定資產進行編碼，送綜合辦資產管理專員處備案。

5、物料採購應儘量採用月結方式為付款條件與供應商洽談。

6、單次採購在金額在20xx元以上的，有兩名採購人員一同進行採購，單次採購金額在10000元以上的有財務部派人一同進行採購。

（二）採購申請

1、需採購部門填寫《物品申請單》，填寫清楚物件的品名、規格、數量，需求日期及注意事項，經部門負責人簽字確認後交由綜合辦公室處；原材料及設備的《物品申請單》或《採購訂單》交財務部審核。

2、採購之前，採購經辦人進行統一彙總採購原則。

3、緊急採購時，由需求部門在《物品申請單》或《採購訂單》上註明“緊急採購”字樣，以便及時處理。

4、若撤銷採購，應立即通知綜合辦公室或採購人員，以免造成不必要的損失。

（三）採購流程

1、採購經辦人根據《物品申請單》或《採購訂單》內需填寫所購物品和數量進行估算價格。

2、原材料及設備的採購在採購之前必須把《物品申請單》或《採購定單》交到財務部進行審核，審核後報分管負責人或總經理審批後，方能給採購人員進行採購。

3、採購物料定單和採購設備必須寫上公司統一規定PO單號報總經理審批後複印一份交與財務。

（四）採購經辦人職責

1、建立供應商資料與價格記錄。

2、做好採內參市場行情的經常性調查。

3、詢價、比價、議價及定購作業。

4、所購物品的品質、數量異常的處理及交期進度的控制。

5、做好平時的採購記錄及對帳工作。

（五）採購方式

1、集中計劃採購：凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。

2、長期報價採購：凡生產用物料須選定供應商議定長期供貨價格。

3、與供應商洽談需兩人以上進行，並對供應商評審。